Распространенные ошибки внедрения и как их избежать. Часть 2

Внедрение системы – сложное и зависящее от многих факторов (в том числе от человеческого) мероприятие. И, конечно же, в таком сложном процессе могут возникать ошибки как со стороны внедряющей компании, так и со стороны заказчика. Данная статья создана для того, чтобы помочь заказчикам и интеграторам избежать распространенных заблуждений в процессе внедрения.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки.

Заказчик снимает с себя ответственность за проект

Бывает, что при внедрении системы, сотрудники заказчика, включенные в проектную команду, которые должны были быть максимально погружены в процесс внедрения, не принимают участие в процессе по различным причинам. При этом руководители предприятия могут недооценивать необходимость максимального включения своих сотрудников в работы по проекту, не считать нужным вмешиваться в «бездействие» своих сотрудников.

Ситуация из практики

Со стороны заказчика руководителем проекта (РП) выбран главный бухгалтер. Руководство не посчитало нужным освободить главного бухгалтера от основной работы для того, чтобы сотрудник мог полноценно руководить проектом, вследствие чего РП был перегружен текущей деятельностью и не мог полноценно выполнять свои обязанности РП.

А как надо?

Руководитель проекта и вся команда со стороны заказчика должны быть заинтересованы в проекте, уделять ему столько времени, сколько необходимо. Организация должна разработать систему мотивации сотрудников: нефинансовую (грамоты лучшим сотрудникам) и/или финансовую (премии, доплата). Также можно ввести систему штрафов. Для улучшения коммуникации команды необходимо проводить командообразующие мероприятия: стэндапы, совещания, ретроспектива.

Пытаться сначала автоматизировать, а затем оптимизировать

При автоматизации неоптимизированных бизнес-процессов возникает неэффективное использование ресурсов и автоматизированный хаос.

Ситуация из практики

До внедрения системы, каждый сотрудник сам регистрировал нового поставщика. После внедрения системы, не был выбрал один сотрудник, который бы регистрировал всех поставщиков, из-за чего каждый сотрудник заводит своего поставщика для работы с ним. В итоге в справочнике находятся дубли поставщиков, которые записаны разными наименованиями, пользователи путаются при выборе в документы и, как следствие, возникают ошибки в расчетах с контрагентами.

А как надо?

Перед автоматизацией необходимо оптимизировать бизнес-процессы организации, сформировать алгоритмы таким образом, чтобы новый сотрудник мог приступить к работе с минимальным обучением по заранее разработанному алгоритму.

Отказ от обучения сотрудников

До начала работ по внедрения и процессе внедрения заказчик отказывается проводить обучение сотрудников работе с программными продуктами. Из-за отсутствия минимальных знаний о программе, сотрудники не смогут корректно вести учет в системе, вследствие чего внедрение не принесет ожидаемых результатов. Предпроектное (до моделирования) обучение необходимо для понимания базового функционала и более качественного формирования требований. Обучение перед запуском системы в опытную эксплуатацию проводится для демонстрации и отработки корректной работы в доработанной (либо просто внедренной) системе.

Ситуация из практики

При работе с новой системой, сотрудники не знают, как корректно отражать документы по ордерному складу. Из-за этого, в системе отражали только расходные ордера, не регистрируя приходные, вследствие чего оперативные данные о состоянии остатков товаров на складах предприятия в системе неверные.

А как надо?

В зависимости от методологии внедрения, необходимо произвести обучение сотрудников работе с программой до или во время проекта. Необязательно обучать всех сотрудников всему, достаточно обучить тот круг лиц – ключевых сотрудников, который будет вести учет и обучить только их области деятельности.

Отказ от разработки/актуализации пользовательских инструкций

На финальном этапе внедрения собственными силами, либо силами компании интегратора, не были разработаны инструкции, либо разработаны ненадлежащего качества. Отсутствие инструкций грозит тем, что сотрудник не сможет корректно вести свой блок учета, вследствие чего данные нельзя будет получить оперативно, внедрение не оправдает ожиданий. Инструкции должны быть разделены по участкам учета либо по рабочим местам пользователей.

Ситуация из практики

Например, при принятии ОС в лизинг, при заведении документов в неверной последовательности, рвется управленческий баланс, что не позволяет корректно оценить состояние активов предприятия.

А как надо?

Необходимо собственными силами либо силами командой интегратора разработать инструкции с максимально понятным алгоритмом для пользователей. Чем понятней инструкция, тем проще даже новому сотруднику выполнить работу по алгоритму.

Отсутствие опыта у РП со стороны заказчика

На старте проекта, со стороны заказчика выступает РП с минимальным, а чаще всего с нулевым опытом. Почему важно, чтобы РП был компетентен? Потому что РП играет важную роль в проекте. В его обязанности входит контроль и управление проектом, обеспечение требуемыми ресурсами, руководство сотрудниками заказчика и многое другое.

Ситуация из практики

Интегратор передал блок программы в опытную эксплуатацию определенному кругу сотрудников. РП не проследил, чтобы сотрудники досконально протестировали блок, вследствие чего своевременно не была выявлена ошибка.

А как надо?

Если в штате заказчика отсутствует РП, то лучше привлечь сотрудника извне, а не выбирать из текущего штата сотрудников.

Мы рассмотрели распространенные ошибки внедрения и как их можно избежать. Для того, чтобы проект закончился успешно, необходимо, чтобы заказчик и интегратор имели налаженную коммуникацию, а также могли открыто обсуждать возникшие проблемы.