1С:Документооборот
Документооборот – это современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников.
Вы сможет формировать документы и обмениваться ими в электронном виде как внутри компании, так и с контрагентами. А также сократите сопутствующие траты и значительно ускорите процесс.
За счет электронного документооборота ваша компания снизит расходы на бумагу, картриджи, курьеров, а также хранение бумажных архивов. Делопроизводители смогут быстрее заполнять документы с использованием шаблонов. Все операции по обмену документами станут доступны в один клик.
Что произойдет после внедрения 1С:Документооборот?
Ускорится получение регламентированной отчетности на 20%
Сократятся сроки исполнения заказов / оказания услуг на 15%
Ускорится получение управленческой отчетности на 20%
Сократятся расходы на материальные ресурсы на 20%
Функционал 1С:Документооборот
Работа с договорными документами
Используйте программу для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
1С:Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы:- Подготовка договора
- Согласование договора
- Контроль возврата переданных экземпляров
- Учет сопроводительных документов
- Учет срока действия
- Исполнение обязательств
- Расторжение
1С:Документооборот автоматически:
- продлевает договоры при необходимости;
- отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
- контролирует сроки договоров и этапов.
Управление документами
Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации с помощью шаблонов с реквизитами и бланками. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.
Эффективное управление процессами
Регламентируйте работу с помощью типовых и уникальных процессов с жесткой маршрутизацией документов и настраивайте запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов и выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.
Интеграция с другими решениями
Программу можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе 1С:Предприятие 8:
- 1С:Управление торговлей 8
- 1С:Бухгалтерия 8
- 1С:Зарплата и управление персоналом 8
- 1С:Управление холдингом 8
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
- 1С:Управление производственным предприятием 8
- 1С:ERP Управление предприятием
Возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборота позволяют из интерфейса другой конфигурации:
- работать с данными 1С:Документооборота;
- ставить и исполнять задачи;
- направлять документы на согласование по любым маршрутам;
- вести переписку по документам;
- вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
- использовать 1С:Документооборот в качестве файлового хранилища;
- использовать 1С:Документооборот как архив документов;
- учитывать трудозатраты сотрудников.
Функциональный почтовый клиент
Работайте с электронной почтой прямо в системе без переключения на другие программы и интерфейсы. Ставьте задачи и поручения из электронной почты, включайте переписку в информацию по документу, прикрепляйте письма к задачам и отправляйте документы из системы в один клик.
Учет и планирование рабочего времени
Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах.
Проектный учет и контроль исполнения
Выполняйте документационное обеспечение проектной деятельности и отслеживайте переписку по проекту, контактируйте с другими участниками в течение всего жизненного цикла проекта. Контролируйте исполнение проектных задач и получайте аналитику о ходе выполнения проектов в организации.
Инструменты для совместной работы
Бронируйте помещения и оповещайте участников о месте и времени проведения мероприятия. Система автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Контролируйте исполнение пунктов протоколов, участвуйте в коллективных обсуждениях и голосованиях на форуме. Анализируйте успешность мероприятий с помощью отчетов.
Доступ с различных устройств
Работайте с программой через бесплатный мобильный клиент. Возможно удаленное использование без привязки к рабочему месту через веб-браузер.
Оптимальное соотношение цена-качество
Все функциональные возможности программы входят в комплект поставки и не требуют дополнительной оплаты.
.svg)
Соответствие национальным стандартам
Программа полностью соответствует требованиям российского законодательства.
Безопасность и гибкая настройка
Пользователи могут самостоятельно настраивать процессы согласования документов.
Встроенная почта
Создание процессов, документов, мероприятий на основании писем, получаемых по электронной почте.
Искусственный интеллект
Чат-бот Ася, голосовой ввод текста электронных писем и поручений, а также автоматическое формирование протоколов совещаний.
Работа с файлами
Программа поддерживает работу с файлами любых типов и форматов. Версии файлов автоматически сохраняются при внесении изменений.
Бесшовная интеграция с типовыми конфигурациями 1С
В 1С:Документооборот универсальный интерфейс, благодаря которому можно наладить бесшовную интеграцию с типовыми конфигурациями.
Сканирование и распознавание отсканированных документов
1С:Документооборот 8 автоматически распознает изображения и PDF и переводит их в текстовый формат для последующей работы и полнотекстового поиска. Дополнительная программа для реализации этой возможности входит в комплект поставки и не требует дополнительной оплаты.
Учет различных видов документов
- организационно-правовые;
- распорядительные;
- информационно-справочные;
- договоры;
- документы по основной деятельности;
- финансово-бухгалтерские документы;
- документация по трудовым отношениям;
- личные документы.
1С:Документооборот имеет готовую интеграцию с типовыми конфигурациями 1С
Этапы внедрения 1С:Документооборот
Технология корпоративного внедрения или поэтапное внедрение. Каждая следующая стадия начинается только после того, как заканчивается предыдущая. По завершению всех этапов проекта заказчик получает готовый программный продукт.
- Предпроектное обследование — Определение целей проекта и условий их достижения.
- Моделирование — Демонстрация работы системы на условно-реальных данных с последующей фиксацией отклонений процессов заказчика от возможностей типовой конфигурации.
- Проектирование системы
- Разработка системы
- Запуск системы (опытная эксплуатация)
- Сопровождение — Переход предприятия на новый программный продукт и отказ от ранее используемых решений.
— Определение функциональных блоков, требующих автоматизации.
— Определение рамок и границ проекта.
— Формирование подходов к выполнению проекта.
— Разработка концепции будущей информационной системы.
— Определение качества, правил внесения, хранения и использования нормативно–справочной информации.
— Анализ доработок необходимых для выполнения в рамках проекта и предложение доработок для перспективного развития.
Составление Технического Задания (ТЗ) по функциональным блокам, по которым на этапе «Моделирование» зафиксированы отклонения от типового функционала.
Разработка функционала на основании согласованного Технического Задания (ТЗ) и последующее тестирование.
Работа с реальными данными в новой системе при параллельном использовании предыдущей системы. Это необходимо для того, чтобы сопоставить результаты работы в новой системе с результатами, которые были получены прежним способом.
— Консультации пользователей, доработка системы по новым требованиям. Плановое обновление конфигураций.
Типы внедрения 1С:Документооборот
- Классическая «водопадная» модель
- Внедрение по Agile
- Поэтапный запуск
- Типовое внедрение
Классическая «водопадная» модель
В этой модели внедрение осуществляется постепенно. Каждая следующая стадия начинается только после того, как заканчивается предыдущая. По завершению всех этапов проекта заказчик получает готовый программный продукт.
Когда использовать каскадную методологию?- Когда требования известны, понятны и зафиксированы. Противоречивых требований нет.
- Нет проблем с доступностью квалифицированных программистов.
- В относительно небольших проектах.
- Когда необходима подробная документация по проекту.
- На начальном этапе работы имеется фиксированный бюджет на внедрение программного продукта.
Внедрение по Agile
Управление проектами по методике Agile — это итеративный подход, ключевую роль в котором играют непрерывные релизы и обратная связь от клиентов при каждой итерации (продолжительность итерации: 2-3 недели).
Проектные команды, использующие Agile, могут быстрее выполнять работу, взаимодействовать и оперативно реагировать на изменения. Объем проектной документации, по сравнению с другими практиками, значительно меньше.
- Когда нет уверенности, каким должен быть конечный результат, но есть общее представление о программном продукте.
- Когда проект нужно быстро подстраивать под изменения.
- Когда имеются временные ресурсы на частое взаимодействие и коммуникации.
- В условиях турбулентной, кризисной экономики.
- Когда на начальном этапе работы нет фиксированного бюджета на внедрение программного продукта.
Поэтапный запуск по функциональным блокам
По данной методологии система разбивается на функциональные блоки. Каждый блок реализуется в соответствии с этапами классической «водопадной» модели.
Для получения максимально быстрого эффекта от внедрения новой системы - запуск осуществляется функциональными блоками.
Это позволяет:- В случае изменения требований к системе либо бизнес-процессам - оперативно вносить изменения в последующие работы и корректировать текущие требования.
- Управлять приоритетностью блоков и работ.
- Часто оценивать качество и реализованного функционала на соответствие ожиданиям.
Типовое внедрение
Пакет типового внедрения имеет четко определенный набор услуг и фиксированную стоимость, что позволяет оперативно выполнить работы и автоматизировать управление документооборотом в компании.
- Не нужно тратить время на подбор программ и специалистов.
- Только самое необходимое для успешного запуска удобного документооборота в компании;
- Заказчик оперативно получает рабочую систему и обученных пользователей;
- С ростом бизнеса всегда можно расширить функционал программы и добавить необходимое. Не понадобиться искать новые решения.
Версии 1С:Документооборот 8
Программа 1С:Документооборот 8 выпускается в четырех вариантах.
1С:Документооборот 8 ПРОФ
Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с несложной организационной структурой и документооборотом.
1С:Документооборот 8 КОРП
Для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Подходит для средних, крупных организаций и холдингов.
1С:Документооборот государственного учреждения 8
Для государственных (муниципальных) учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
1С:Document Management
1С:Документооборот КОРП с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.
Какую версию выбрать?
Посмотрите сравнение конфигураций «1С:Документооборот 8»
Стоимость внедрения 1С:Документооборот
Какие работы потребуются для внедрения 1С:Документооборот?
Посмотрите список необходимых работ и выберите пакет, который отвечает потребностям вашего бизнеса:
| № п/п | Описание работ | Пакет минимум | Пакет максимум |
|---|---|---|---|
| Стоимость пакета внедрения | от 86 400 ₽ | от 259 200 ₽ | |
| 1 | Сбор потребностей и составление плана внедрения | да | да |
| 2 | Установка ПП 1С:Документооборот 3.0 | да | да |
| 3 | Настройка параметров учета | ||
Инструктирование пользователей по работе с основными справочниками:
|
да | да | |
| 4 | Работа с документами | ||
| 4.1 |
Инструктирование пользователей по работе с документами:
|
да | да |
| 4.2 |
Настройка обработки документа (настройка процесса обработки документа с указанием очередности задач и их исполнителей, настройка автозапуска обработки): |
да | да |
| 4.2.1 | а) настройка обработки документа (простая обработка, до 5 этапов, без программируемых условий маршрутизации) | ||
| 4.2.2 | б) настройка обработки документа (среднесложная обработка, до 10 этапов, без программируемых условий маршрутизации) | ||
| 4.2.3 | с) настройка обработки документа (сложная обработка, до 15 этапов, без программируемых условий маршрутизации) | ||
| 4.3 | Настройка связей документов (до 3 связей) | да | |
| 4.4 | Настройка автозаполняемого шаблона файла расширения DOCX (до 10 различных реквизитов карточки документа) | да | да |
| 5 | Работа с обработками документов | ||
Инструктирование пользователей по работе с обработкой документа:
|
да | да | |
| 6 | Работа с мероприятиями | ||
| 6.1 |
Инструктирование пользователей по работе с мероприятиями:
|
да | |
| 6.1.1 | а) настройка обработки мероприятия (простая обработка, до 5 этапов, без программируемых условий маршрутизации) | ||
| 6.1.2 | б) настройка обработки мероприятия (среднесложная обработка, до 10 этапов, без программируемых условий маршрутизации) | ||
| 6.1.3 | с) настройка обработки мероприятия (сложная обработка, до 15 этапов, без программируемых условий маршрутизации) | ||
| 7 | Работа с проектами | ||
Инструктирование пользователей по работе с проектами (без учета настройки контрольных точек):
|
да | ||
| 8 | Работа с номенклатурой дел | ||
Инструктирование пользователей по работе с номенклатурой дел:
|
да | ||
| 9 | Настройка уведомлений и исполнения задач через почтовый сервис | да | |
| 10 | Настройка бесшовной интеграции 1С:Документооборот 3.0 с интегрируемой системой | ||
| Публикация на WEB сервере 1 базы данных 1С:ДО 3.0 и 1 базы данных Заказчика (при предоставлении технической возможности со стороны системного админа Заказчика) | да | ||
| Настройка бесшовной интеграции с интегрируемой системой (1 вид документа, при наличии возможности обмена данным видом документа и использовании сопоставления реквизитов 1 к 1)* *Список конфигураций 1С, имеющих возможность настройки бесшовной интеграции с 1С:ДО 3.0: БП 3.0, ЗУП 3.1, ERP 2, ERP Управление холдингом 3, УТ 11, БГУ 2.0, УХ 8; КА 2 | да | ||
| 11 |
Настройка мобильного клиента 1С:Документооборот 3.0 |
да | |
| Стоимость пакета внедрения | от 86 400 ₽ | от 259 200 ₽ |
Сопровождение 1С:Документооборот
Сопровождение помогает адаптировать 1С:Документооборот под бизнес-процессы заказчика, с учетом потребностей бизнеса.
После внедрения системы и ее запуска в опытную эксплуатацию пользователям могут потребоваться регулярные обновления системы, инструктирование по работе в программе, а также дополнительные настройки, которые потребовались уже в ходе эксплуатации системы всеми пользователями.
Что входит в сопровождение?- Обновление конфигураций (исправление ошибок в выпущенном релизе, обновление согласно нормам законодательства);
- Консультационная поддержка;
- Методологическая поддержка;
- Настройка, доработка типовых/нетиповых систем.
Мы даем гарантию на выполненные работы.
Условия сопровождения:- Не предполагает предоплату и фиксированного бюджета;
- Основано на единой ставке 1 часа оказания услуг;
- Оплата производится по факту выполненных работ.
Полезные материалы
Типовое внедрение 1С:Документооборот
Лучшее решение для быстрого внедрения программы
Отзывы клиентов и кейсы внедрений 1С:Документооборот
Реальные кейсы из различных отраслей и сегментов бизнеса
Курс 1С:Документооборот
Курс построен на базе сквозного примера совместной работы сотрудников и руководителей с использованием механизмов и функций программы 1С:ДО.
Полезные материалы по 1С:Документооборот
Статьи и инструкции по работе с актуальными версиями программы «1С:Документооборот».