Процессный и функциональный подход при внедрении 1С

Автоматизация предприятия – один из ключевых способов повышения эффективности компании, который позволяет аккумулировать и структурировать данные в рамках одной системы, оперативно управлять предприятием и выстраивать стратегии развития, следить за выполнением ключевых показателей.

Существует два подхода к проектированию информационных систем – функциональный и процессный, как и в управлении предприятием в целом.

Функциональный подход рассматривает проектирование системы как описание отдельных функциональных модулей, основой для которых выступают выполняемые функции сотрудников подразделений.

Процессный подход предполагает выделение основных бизнес-процессов предприятия и их рассмотрение от начала и до конца, независимо от границ функциональных модулей / участвующих в процессе подразделений.

Рассмотрим на примере: автоматизируется производственное предприятие, которое включает в себя основные подразделения по закупкам, производству и продажам.

В целях автоматизации и в рамках функционального подхода будет достаточно опросить исполнителей подразделений, определив их функциональные обязанности:

• Что входит в ваши обязанности?

• Куда вносите результаты работы: бумажные отчеты, Excel-таблицы, ПО?

• Какие отчеты формируете?

Получив ответы на эти вопросы будут понятны требования к настройкам модуля в информационной системе, используемые документы и отчеты, которые будут нужны пользователю в ежедневной работе.

Специалист по снабжению может дать следующий ответ: оформляю заказы поставщикам, слежу за поступлением ТМЦ на склад, контролирую остатки ТМЦ на складах. Применимо к автоматизации в 1С:ERP/1С:КА сразу определим, что будут использоваться Заказы поставщикам, типовые отчеты подсистемы Склад и доставка, а также потребуется настройка схем обеспечения ТМЦ.

Для процессного подхода этой информации будет недостаточно, так как совсем не затронуты смежные модули/работа со смежными подразделениями.

В рамках процессного подхода первично определяется бизнес-процесс, который делится на составляющие подпроцессы/процессы. А уже исполнители этих процессов опрашиваются. Вопросы имеют более общий характер, чтобы увидеть «картину в целом», а не автоматизировать работу конкретного сотрудника, дав ему «станок», не определив при этом, а он точно делает то, что нужно предприятию? Результат его труда используется кем-то дальше или часть работы утратила ценность, но не исключена? А получает ли сотрудник полную, достоверную информацию, которая ему требуется? Много ли времени он на это тратит? А смежные подразделения поставляют данные вовремя?

Так в процессном подходе уточняется:

• В каких процессах компании вы участвуете?

• Какая информация вам нужна, чтобы начать работу по процессу? Как часто ее получаете?

• Как обрабатываете полученную информацию и что получаете на выходе? Кому передаете результат вашей работы?

• Требуется ли согласование других лиц в процессе вашей работы? Как и когда это необходимо?

• Выработаны ли регламенты по порядку взаимодействий с другими подразделениями, срокам выполнения работ, формируемым отчетам?

Ответы на эти вопросы позволяют увидеть, что происходит на стыке модулей информационной системы/подразделений компании, определить реальный контур проекта автоматизации.

Возвращаясь к нашему примеру, в компании есть годовой план продаж, который распределяется помесячно. Исходя из плана продаж и текущих заказов клиентов и формируется план закупок с учетом обеспечения складов минимальными складскими остатками ТМЦ. Это работа с подсистемой в 1С:ERP/1С:КА Бюджетирование и планирование.

Также специалист по закупкам тесно взаимодействует с производством, уведомляя о будущих поставках ТМЦ, получая прямые запросы на закупку сырья, например, в случае выявления брака партии сырья на складе. Кроме того, инициатором закупки ТМЦ в компании может выступать отдел Продаж, так как заказ клиента может быть индивидуальным и под него требуется закупка отдельных ТМЦ. А в сезон возможен наплыв заказов клиентов или большой объем заказов, что также требует дополнительной закупки ТМЦ. Здесь прямая связь с подсистемой Продаж и Производства.

Кроме этого, именно взаимодействие на стыке подразделений, когда каждое из них «живет своей жизнью», может быть тем самым узким местом, где происходит потеря материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Если смотреть только на функции сотрудников подразделений и их автоматизировать, то есть высокая вероятность не получить желаемый результат от автоматизации, а именно не обеспечить повышения эффективности бизнес-процессов предприятия, и как следствие самой компании.

А если процессы еще не выстроены до конца? Отсутствуют часть регламентов? Именно процессный подход поможет подсветить эти зоны риска при автоматизации, работу в направлении которых нужно обязательно провести, возможно, привлекая профильных специалистов в области.

Концепция процессного подхода легла в основу реинжиниринга бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов предполагает описание бизнес-процессов компании «как есть», затем их анализ и определение «как должно быть», а после - поэтапное обновление процессов компании с целью повышения эффективности предприятия.

Реинжиниринг может выступать подготовительным шагом перед проектом автоматизации, так как позволит сразу пересмотреть подходы к работе с учетом особенностей внедряемой системы, выявить проблемные зоны и поработать над ними до начала внедрения информационной системы.

Подробнее о реинжиниринге можно узнать по ссылке.

Функциональный подход при проектировании систем предполагает концентрацию на выполняемых обязанностях сотрудников подразделений, их автоматизацию без рассмотрения всего бизнес-процесса. В то время как процессный подход нацелен на описание и видение бизнес-процессов компании в целом, что позволяет не упустить важные аспекты и более четко определить реальные границы проекта автоматизации.

Отметим, что максимально эффективно при проектировании информационных систем использовать комбинацию из функционального и процессного подходов, так как функции вне процесса теряют всякий смысл.