Как правильно применить вычет по НДФЛ на детей в середине года

Часто происходит ситуация, когда сотрудник приносит заявление на вычеты в середине года. Как же правильно рассчитать НДФЛ в этом случае? Давайте разбираться вместе.

Для начала рассмотрим сам порядок подачи заявления на вычет. Налоговым законодательством не установлена единая форма заявления на предоставление стандартного налогового вычета. Поэтому каждый работодатель может установить свою форму. В заявлении работник должен указать основание и вид запрашиваемого налогового вычета. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие право на вычет. При этом писать заявление на вычет ежегодно не нужно. Если право работника на вычет не прекратилось, работодатель продолжает предоставлять налоговый вычет на ребенка и в следующих годах. Для снижения риска предъявления претензий о необоснованности предоставления вычета в случае, когда право на вычет работником было утеряно, в форму заявления необходимо внести фразу о том, что работник обязуется информировать работодателя об утрате права на вычет.

Для учета информации о данных связанных с налогом на доходы физических лиц в карточке сотрудника предусмотрен раздел «Налог на доходы» (в разделе Кадры – Сотрудники – открываем карточку сотрудника – ссылка «Налог на доходы»).

В соответствии с НК РФ, работодатель может применять вычет только к тому доходу, который выплачивает сотруднику, но при этом предельный размер доходов, предполагающий применение вычетов, должен включать в себя сумму дохода, полученную в течении налогового периода, т.е. с начала календарного года. Предельный размер доходов для детских вычетов на 2022 год 350 000 рублей.

Предположим ситуацию, когда сотрудник своевременно при приёме на работу (01.03.2022) предоставил данные о доходах с предыдущего места работы, но заявление на налоговый вычет написал позже (01.08.2022). На предыдущем месте работы сотрудник правом на вычеты не пользовался.

Для ввода информации о доходах и вычетов с предыдущего места работы необходимо перейти в одноимённые формы и внести туда информацию в соответствии со справкой о доходах с предыдущего места работы, предоставленной сотрудником.

Мы внесли информацию о доходах сотрудника за январь и февраль 2022 года, с 01.03 сотрудник работает в нашей организации.

Далее за период с 01.03 по 31.07 сотрудник получает заработную плату, с него удерживается НДФЛ по ставке 13%. 01.08.2022 написано заявление на вычет на первого ребенка. Заявление необходимо внести в программу в разделе «Налог на доходы», нажав на ссылку «Внести заявление на стандартные вычеты». В документе указываются следующие данные:

• «Сотрудник», физическое лицо подавшее заявление, выбирается из справочника физических лиц организации.

• «Дата», та дата от которой написано заявление.

• «Месяц», месяц с которого применяется право на вычет.

• «Вычет», код вычета в формате <Код вычета с 2016 года>/<Код вычета до 2015 года>, выбирается из справочника виды вычетов НДФЛ.

• «Предоставляется по», месяц окончания применения вычета.

• «Документ, подтверждающий право на вычет», текстовое поле, в котором можно указать данные из поданного сотрудником заявления, поле не является обязательным к заполнению.

 Существует ряд тонкостей в заполнении некоторых из этих полей.

Поле «Месяц» должно содержать в себе месяц, с которого у сотрудника появилось право на вычет. В случае рождения/усыновления ребенка — это месяц, когда ребенок родился (его усыновили, установили опеку или передали на воспитание в семью). В противном случае январь текущего налогового года. Объяснение простое. Согласно пункту 3 статьи 218 НК РФ, стандартные вычеты полагаются за все месяцы налогового периода, в течение которых человек имел на них право. Проще говоря, начало применения зависит от даты возникновения права на вычет. А для отражения реальной даты подачи заявления предназначено поле «Дата».

Поле «Предоставляется по» должно быть заполнено в соответствии с правилами предоставления вычетов на детей, а именно вычет нужно предоставлять до конца того года, в котором ребенку исполняется 18 лет. Если ребенок учится, то вычет предоставляется либо до конца года, в котором ему исполняется 24 года (если он учится весь год), либо по последний месяц обучения (письмо Минфина от 29.12.2018 № 03-04-06/96676).

Коды видов вычетов НДФЛ различаются по тому, кому положен вычет и на какого ребенка он предоставляется. Таблица для определения кода вычета НДФЛ и его денежного эквивалента приведена ниже. Размеры вычетов на детей определяются в соответствии со ст. 218 НК РФ.

Рассмотрим расчет зарплаты за август 2022 года, когда будут применены права на вычет за период январь – июль. Так как по условию примера сотрудник не использовал право на вычет на предыдущем месте работы, то в августе мы должны применить вычеты за 7 предшествующих месяцев, 8-ой вычет за август применится месяц в месяц. Для визуальной проверки будем использовать отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» (расположен в разделе «Налоги и взносы» - «Отчеты по налогам и взносам»). Сформируем отчет за 2022 год с отбором по сотруднику и проверим корректность применения вычетов.

Данный отчет показывает нам, что при расчете зарплаты за август были применены вычеты за 8 месяцев в общей сумме 11 200 рублей. Данная сумма разбилась по месяцам следующим образом: за март применены вычеты за 3 месяца, включая те месяцы, когда сотрудник у нас еще не работал, но при этом имел право на вычет, в месяцах с апреля по август по одному вычету. Так же проверим и сумму дохода на предмет превышения, общей доход, полученный в нашей организации за 6 месяцев составил 240 200, но за текущий налоговый период у сотрудника также имелись доходы на предыдущем месте работы в размере 75 000, которые мы должны прибавить. Общая сумма доходов за налоговый период составила 315 200. На данный момент общий объем доходов не превышает предельной суммы для предоставления вычета. Начислим зарплату за сентябрь, произведем выплату и сформируем тот же отчет еще раз.

Рассчитаем общий доход сотрудника. В нашей организации за 7 месяцев он составил 295 200 рублей, прибавим доходы с предыдущего места работы в размере 75 000 рублей, и общая сумма дохода составляет 370 200 рублей. Так как общая сумма дохода за налоговый период превысила 350 000, то мы должны прекратить применение вычетов до наступления следующего налогового периода.

В данном примере дохода сотрудника достаточно, чтобы не производить возврат НДФЛ, но если так случилось, что суммы дохода не хватило, для того чтобы применить вычет, то при возврате НДФЛ необходимо соблюсти ряд правил, которые регламентированы п. 1 ст. 231 НК РФ:

1. В течение 10 дней с момента получения заявления о вычете сообщить сотруднику о факте излишнего удержания НДФЛ.

2. Дождаться, когда работник письменно уведомит работодателя о том, на какой счет следует перечислить деньги.

3. Погасить долг путем безналичного перевода. Источник средств — это НДФЛ, подлежащий перечислению в бюджет за предстоящие периоды как по данному, так и по другим работникам.

И только в случае, если сотрудник не сообщит в бухгалтерию номер банковского счета, на который следует перечислить излишне удержанный НЛФЛ, работодатель вправе прибавить сумму долга к зарплате за текущий месяц.