Распространенные ошибки внедрения и как их избежать. Часть 1

Внедрение системы – сложное и зависящее от многих факторов (в том числе от человеческого) мероприятие. И, конечно же, в таком сложном процессе могут возникать ошибки как со стороны внедряющей компании, так и со стороны заказчика. Данная статья создана для того, чтобы помочь заказчикам и интеграторам избежать распространенных заблуждений в процессе внедрения.

Далее рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки.

Отсутствие четких целей

Для внедрения системы необходимо иметь четкие представления о результатах, которые должны быть достигнуты по завершению проекта. Формулировка требований должна быть точной и все заинтересованные лица должны понимать ее одинаково, в противном случае результат может значительно отличаться от ожиданий.

Ситуация из практики

У заказчика на предприятии при поступлении заказа клиента сотрудники отдела продаж обязательно формируют техническое задание, в котором содержится подробное описание характеристик готового изделия, номер заказа формируется по шаблону.

При выявлении потребностей все «тонкости» процесса не были озвучены в полной мере из-за того, что не были приглашены все участники процесса. Теперь в новой системе пользователи вынуждены продолжать вести недостающую часть информации дополнительно в Excel, каждый раз искать актуальную версию печатной формы технического задания.

А как надо?

Перед внедрением заказчику самостоятельно (либо с участием интегратора) необходимо сформировать представления о проекте, какие цели должны быть достигнуты в ходе его выполнения. Данные цели должны быть измеримы, то есть необходимо описывать в чем или в каких единицах можно будет измерить результат. Например, сократить время, затрачиваемое на оформление заказа поставщику, минимум на 5%. Во-первых, если цель измерима, то можно определить, когда именно проект будет завершен. Во-вторых, - мотивация - при достижении небольшой цели сотрудники будут осознавать, что через установленное количество времени (итераций) будет достигнут определенный результат.

Пропуск этапа моделирования существующих бизнес-процессов предприятия в новой системе

Жизненный цикл проекта включает такие стадии:

• Предпроектное обследование;

• Моделирование;

• Проектирование;

• Разработка;

• Запуск;

• Сопровождение.

Моделирование бизнес-процессов - это важный этап, в рамках которого производится анализ, улучшение и оптимизация текущих бизнес-процессов предприятия. Моделирование может выполнять как сам заказчик, так и интегратор, который производит внедрение.

Если не моделировать существующие бизнес-процессы предприятия, а сразу пытаться внедрить новый программный продукт, то результат будет непредсказуем. Самое безобидное, что можно получить в результате неудачного внедрения – некорректное заполнение данных в системе, но более вероятный исход – поломка существующих бизнес-процессов предприятия, а вследствие - потеря прибыли, из-за замедления работы сотрудников.

Ситуация из практики

Компания отказалась от моделирования бизнес-процессов поступления товара из-за желания внедрить систему побыстрее и с минимальными затратами. В результате, время оформления прихода товара не уменьшилось, так как кладовщик продолжает собирать в течение дня список товара, который он принял, передает бухгалтеру, а бухгалтер уже регистрирует в системе – процесс остался таким, как был до перехода на новую систему, а функционал системы не был задействован в полную силу.

А как надо?

Необходимо наложить существующие бизнес-процессы предприятия на функционал внедряемого программного продукта – смоделировать их - для выявления всех отклонений процессов предприятия от их реализации в программном продукте. Например, разные сотрудники смежных отделов могут вводить в свои рабочие таблицы одну и ту же информацию, но с разной детализацией, а после внедрения системы достаточно будет внести данные одному специалисту, чтобы другие сотрудники могли получить нужную им информацию и, в случае необходимости, дополнить.

Установка типовой конфигурации без внедрения

Чаще всего типовая конфигурация не перекрывает потребности учета заказчика в отдельных «узких» моментах, из-за чего сотрудники продолжат работать привычным образом. Внедряемая система может не иметь целых блоков учета, имеющихся в прежней системе (которые также были доработаны своими силами или командой интегратора), из-за чего пользователи будут вынуждены вести учет в таблицах вручную, что увеличит риск ошибок и сократит возможности оперативного учета. Поэтому типовую конфигурацию при внедрении адаптируют под существующие бизнес-процессы предприятия путем доработок существующего функционала и разработки отсутствующего.

Ситуация из практики

В типовом функционале отсутствует множество печатных форм необходимых сотрудникам заказчика, поэтому сотрудники продолжают вручную их заполнять, а не формировать непосредственно из программы, тем самым тратя большое количество времени на однотипные действия.

А как надо?

Все типовые конфигурации можно адаптировать под бизнес-процессы предприятия. Адаптацию можно выполнять самостоятельно (при наличии специалистов) либо обратиться к интеграторам, которые имеют опыт внедрения подобных программных продуктов и имеют представление о том, как именно выявить отклонения существующих бизнес-процессов предприятия от типового программного продукта, а также как именно настроить/дописать программу для совместимости с бизнес-процессами организации.

Самостоятельное внедрение без привлечения специалистов

Внедрение учетной системы – дело непростое. Обычно – это растянутый по времени процесс, итеративный, требующий максимального погружения. Крайне сложно найти специалиста, который сочетает в себе не только знание внутренних бизнес-процессов предприятия «от и до», но и компетенции разработчика внедряемого программного продукта.

Ситуация из практики

При переносе информации из старой системы в новую, данные, полученные из старой системы не актуализировали и «не привели в порядок» - не удалили дубли контрагентов и договоров при заполнении начальных данных. При формировании документов в новой информационной базе, пользователи выбирали неверных контрагентов и путали договоры, вследствие чего получили некорректные данные о расчетах с контрагентами и множество ошибок в учете.

А как надо?

Чаще всего, единственный выход - это привлечь специалистов сторонней организации, которые уже имеют опыт во внедрении, исправлении некорректной НСИ, а также обладают знаниями в выявлении и согласовании с заказчиком изменений, которые полностью перекрывают требования заказчика. Данные сотрудники будут вне штата, поэтому после внедрения к ним можно будет обращаться по необходимости.