Реинжиниринг бизнес-процессов

Сегодня поговорим о том, как найти новые точки роста компании и обнаружить пробелы в отлаженных производственных и торговых процессах. Каждый бизнес задается вопросами развития и одним из инструментов, позволяющих расти и развиваться, является реинжиниринг бизнес-процессов.

С помощью него можно выявить узкие места. Без устранения узкого места все усилия по повышению эффективности будут тщетны. Ведь все просто: им ограничена производительность всей команды. Чем раньше проблема будет обнаружена и устранена – тем меньший вред она успеет нанести.

Реинжиниринг бизнес-процессов чаще всего необходим зрелым компаниям, чьи процессы структурированы исторически и, возможно, методологически. Однако наступает момент, когда действующая модель перестаёт соответствовать требованиям развивающегося бизнеса и требует фундаментального пересмотра. Реинжиниринг охватывает широкий круг преобразований, направленных на кардинальное перепроектирование существующих процессов и организацию новой эффективной модели деятельности организации.

Также реинжиниринг является важным этапом перед внедрением новой систем и дает:

• Четкий контур автоматизации и объем работ

• Корректный расчет стоимости и сроков будущего проекта

• Оптимальный выбор ИТ решений и общей архитектуры

• Снижение рисков некорректных или неполных настроек системы (связей между процессами, полей данных и аналитик и пр.):

• Сокращение внеплановых доработок

• Своевременный запуск системы, удовлетворенность сотрудников

• Выявление рисков, связанных с отсутствием методологии. Работа на опережение

О процессах и ограничениях в них

Сам по себе бизнес-процесс – это некая последовательность действий, деятельность, направленная на получение заданного результата. Например, приемка товара на склад – это бизнес-процесс.

Как и у любой деятельности у бизнес-процесса есть ограничения. Их можно разделить на две группы:

• Системные — существуют долго и не разрешаются без стороннего вмешательства. Если выполнение 50 заказов в неделю — это предел мощности оборудования, то нужно понимать, что уже имеющиеся станки не станут быстрее и мощнее, так что перед нами системное ограничение.

• Процессные или временные, которые появились из-за определенных обстоятельств и скоро разрешатся без стороннего вмешательства. Например, если производство выполняет 50 заказов в неделю, потому что половина рабочих на больничном, проблема решится после возвращения сотрудников.

Но мы понимаем, что у бизнеса всегда есть вопрос «Как вырасти?». Как тогда быть с ограничениями? Чтобы вырасти, ограничения нужно устранить, а вот для того, чтобы их устранить нужно проанализировать бизнес-процессы и выявить в них узкие места.

Узкие места – как диагностировать?

Идентификация узких мест в бизнес-процессе - это первый шаг к обеспечению бесперебойно работающего предприятия. Предшествующие и последующие бизнес-процессы могут быть максимально эффективными, однако узкое место будет ограничивать производительность из-за своей пропускной способности и влиять на общую результативность.

Ключевой способ диагностики и устранения узких мест – проведение работ по Реинжинирингу бизнес-процессов. В ходе него будут детально проанализированы процессы вашего предприятия, выявлены места потерь времени/ресурсов и предложены рекомендации по их перестроению для увеличения эффективности работы всего предприятия.

Разбор на реальном кейсе

Рассмотрим кейс. Часто встречающийся в компаниях процесс – согласование счета на оплату (рис.1).

На схеме видим, как процесс утроен с точки зрения Директора. Менеджер получает счет, согласовывает его с руководством и передает бухгалтеру. Тот, в свою очередь, его оплачивает.

В целом выглядит как процесс, с которым все в порядке. Но давайте подробно разберем данный пример.

Механизм проведения работ по реинжинирингу бизнес-процессов

Чтобы разложить процесс «от» и «до», необходимо проделать ряд процедур. И первая – интервью пользователей.

1. Сбор данных имеет решающее значение для выявления узких мест и при его проведении важно узнать, каким образом сейчас выполняется тот или иной процесс на практике, а не то, как он должен быть выполнен. Т.е. оценивать нужно реальные трудозатраты и действия сотрудников. Проводить интервью необходимо и с ключевыми, и со смежными участниками процесса.

После интервьюирования схема процесс может в корне измениться и расшириться. После интервьюирования схема приобрела расширенный вид (Рис.2)

2. После интервьюирования сотрудников и сбора данных необходимо перейти ко второму шагу – описанию бизнес-процесса. В рамках данного этапа требуется разложить бизнес-процесс на функции, которые выполняет каждый участник. В этом случае помогает картирование бизнес-процессов, отображение их в виде блок-схемы.

Финальная схема после проведения анализа бизнес-процесса представлена на Рисунке 3. Она выглядит следующим образом: процесс является более структурно сложным и трудозатратным, чем казалось на первый взгляд. Он кардинально отличается от первоначально заявленной схемы

Таким образом, мы можем сравнить, какую информацию изначально знали о бизнес-процессе и какую удалось собрать в результате его анализа:

Таким образом, схема проведения работ по реинжинирингу бизнес-процессов состоит из 4-х этапов действий бизнес-аналитика:

• Интервьюирование – непосредственные действия с сотрудниками компании;

• Описание бизнес-процессов – детализация бизнес-процесса на функции каждого участника и картирование процессов, их представление в виде блок-схем;

• Определение доступности и емкости ресурсов на каждом этапе процесса;

• Выдача рекомендаций по устранению выявленных узких мест.

Этими узкими местами обычно являются информация, документы, люди, время и коммуникация. Например, если утверждающий не рассматривает запросы на согласование своевременно, они могут накапливаться и влиять на общий результат процесса.

Далее на основании проведенного анализа будут выданы рекомендации к изменению бизнес-процессов для их большей эффективности, например, в направлениях:

1. Организация управления и структуры:

• Упрощение организационной структуры путём перераспределения полномочий.

• Переработка системы мотивации сотрудников, ориентированной на достижение конкретных целей и результатов.

2. Улучшение взаимодействия подразделений:

• Автоматизация обмена информацией между различными отделами посредством информационных систем.

• Оптимизация логистических цепей поставок и запасов товаров для сокращения временных задержек и расходов.

• Стандартизация документации и форматов отчетности, обеспечивающих единый порядок учета и контроля.

3. Управление рисками и безопасность:

• Регулярная оценка рисков и разработка планов реагирования на возможные кризисные ситуации.

• Постоянный мониторинг изменений нормативно-правового регулирования и адаптация внутренних правил и процедур.

4. Оценка достигнутых результатов:

• Постановка регулярных KPI для оценки эффективности нововведений и постоянного улучшения процессов.

Почему к анализу бизнес-процессов нужно подходить именно так? Потому что такой подход обширен и дает возможность оценить все аспекты деятельности и глубоко изучить деятельность компании. В бизнес-процессы необходимо погружаться вникать, заглядывая в самую суть.

Это статистические данные по нескольким проектам автоматизации бизнес-процессов крупных компаний. По данным 1С экономический эффект автоматизации бизнес-процессов позволяет достигнуть следующих результатов:

• 45% - Сокращение трудозатрат в различных подразделениях

• 20% - Сокращение операционных и административных расходов

• 200% - Рост прибыли

Бизнес нужно анализировать – в него нужно погружаться и искать потери, потому что именно в них скрывается рост вашего предприятия.