Памятка клиента «Как подготовиться к внедрению 1С на предприятии»

Общеизвестно, что мы живем в век глобальной цифровизации деятельности населения. Это касается и бытовых сфер, таких как оплата коммунальных услуг или посещение интернет-магазинов, так и науки, производства и изобретений. Благодаря использованию программного обеспечения для учета повседневных бытовых процессов создается некая виртуальная реальность, в которой появляются траектории перемещения людей, количество произведенных автомобилей, температура воды и воздуха в разных точках планеты и много другое. В этом созданном мире, как и в мире физическом, есть свои опасности и особенности, к которым нужно подготовиться заранее. Об этих особенностях и пойдет речь в статье. Как подготовиться к автоматизации бизнеса? От чего зависит выбор программного обеспечения? Как изменится жизнь компании? Вопросов много, ответов мало.

По большому счету, создание системы – процесс бесконечный, так как меняются условия жизни, меняются процессы предприятия, совершенствуется программное обеспечение, появляются новые технологическое идеи. Однако можно начать со следующих 5 шагов.

5 шагов подготовки к внедрению системы учета

Первый шаг - «Структура». Нужно понять, есть ли структурность и система в ежедневной деятельности предприятия. Есть известное выражение: "невозможно автоматизировать хаос". Оно очень удачно подходит к ситуации переноса корпоративных правил решения задач в цифровую форму при внедрении системы учета. В привычном виде правила представляют собой регламенты, ГОСТы, стандарты. Они могут быть подробными или краткими строгими правилами или носить рекомендательный характер. Если подобные правила на предприятии существуют, следует понять их масштаб и актуальность.

Второй шаг - «Дисциплина». Проанализировать, насколько упорядочены процессы взаимодействия между сотрудниками внутри отделов, между отделами и на уровне подразделений. Когда сталевар добавляет в сплав количество металла по ГОСту, он учитывает стандарт производства, потому что от этого зависит качество его работы. Но когда кто-то печатает документы на чужом принтере или не отмечает, какие инструменты взял в эксплуатацию, зачастую на подобные нарушения порядка просто не обращают внимание. Почему это важно? Использование программы учета подразумевает, что все будут неукоснительно вносить в нее данные в той последовательности, в которой нужно, четко следуя инструкциям. Например, если не отметить, какие инструменты взяты в эксплуатацию, то на складе будут неверные остатки и другие сотрудники могут рассчитывать на инструменты, которых нет. Если на предприятии не привыкли следовать инструкциям, и каждый сотрудник подходит к процессу работы с излишним количеством творчества, систему учета будет внедрять сложнее. Руководителю лучше заранее подготовить свод управленческих решений и постепенно вводить их еще до появления новой программы, чтобы повысить дисциплинированность персонала.

Третий шаг - «Причина и цель». Сформулировать причину и цель. Зачем вообще что-то внедрять? С чего эта мысль появилась? Из чего исходит? Хочется идти в ногу со временем? Надоели стопки бумаги по углам? Непонятно, сколько и чего хранится на складах? Не получается контролировать затраты? Надоели жалобы сотрудников? Часто ломается оборудование? Не очень понятно распределение нагрузки на персонал? Это только небольшая часть причин, которые становятся стимулом к внедрению системы учета. Нет ничего важнее этих причин. Они могут казаться простыми и маленькими или сложными и глобальными, но все они уникальны, нет ни одной похожей ни у одной компании. Также важно по каждому вопросу сформулировать, как должен выглядеть результат? Ответы на подобные вопросы помогут определить цель, а цель напрямую связана с выбором инструмента ее достижения – программным продуктом.

Четвертый шаг - «Бизнес-процесс». После того как определена цель автоматизации и учтены правила работы компании, следует приступить к оптимизации бизнес-процессов. Можно ли сократить время выполнения задачи? Нужно ли использовать общий сервис коммуникации? Можно ли сократить количество ответственных лиц и т.д.? Если своими силами оптимизировать текущие бизнес-процессов не получается, следует привлечь специалистов консалтинга, которые помогут выделить ключевые показатели процесса. Во франчайзиниговой сети «ИнфоСофт» есть эксперты, которые помогут с оптимизацией процессов в области продаж, производства и других направлениях деятельности.

В будущем при выборе программного продукта для автоматизации бизнес-процессы будут описываться специалистами внедрения. Такое описание может быть представлено в виде визуальной схемы любого типа (Рисунке 1):

Рисунок 1

Подобные схемы переносятся в выбранный программный продукт и становятся виртуальными бизнес-процессами компании. Подробнее об этом вы можете прочитать в статье.

Пятый шаг - «Команда». Определить, есть ли возможность выделить рабочую группу по тем блокам учета, которые нужно автоматизировать, и главного руководителя проекта (РП), который будет посвящать полный рабочий день контролю внедрения на предприятии, отвечать на вопросы рабочей группы и команды внедрения, организовывать коммуникации, оперативно добиваться ключевых решений и т.д. Рабочая группа должна быть готова к дополнительной рабочей нагрузке на период проекта, которое может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Подробнее можно прочитать в статье.

Таковы 5 главных шагов подготовки к началу автоматизации предприятия. После их прохождения можно смело обращаться к специалистам по внедрению и выбирать программный продукт.

Чек-лист, который можно использовать на первом этапе подготовки предприятия к внедрению:

Поскольку мы говорим об 1С, специалистами по внедрению являются франчайзи, обладающие штатом экспертов с соответствующими компетенциями. Франчайзинговая сеть «ИнфоСофт» имеет несколько подразделений специалистов с самым высоким уровнем компетенций в области программных технологий 1С, которые умеют внедрять программное обеспечение разного функционала типовых и отраслевых решений. О том, как выбрать исполнителя среди франчайзи и не ошибиться, читайте в статье 

Будьте успешны вместе с нами!