Социальный электронный документооборот с ФСС

С 2022 года появился еще один вид электронного документооборота СЭДО – Социальный электронный документооборот.

В программах «1С» предусмотрена возможность обмена данными с ФСС по СЭДО. Рассмотрим настройки обмена данными в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».

В карточке организации (раздел «Настройка» – «Организации») необходимо перейти на закладку «ЭДО», программа предусматривает два способа подключения к СЭДО (Рис.1):

1. подключение к «1С:Отчетности» (кнопка «Заявление на подключение к 1С:Отчетности»);

2. подключение только к СЭДО.

Рис.1

Во втором случае по гиперссылке «Не используется» откроется форма настройки обмена с ФСС (Рис.2).

Рис.2

После установки флага «Использовать электронный документооборот с органами ФСС» станет доступной возможность выбора сертификатов обмена. Первый сертификат – страхователя, выданный на организацию, последние два – сертификаты ФСС, которые можно скачать с сайта ФСС.

После осуществления настройки изменится наименование гиперссылки на «Включен» (Рис.3). Если в программе уже используется электронный обмен с ФСС РФ, то устанавливать дополнительные сертификаты не нужно.

Рис.3

Следует иметь в виду, что подключение к СЭДО для работодателей с 2022 года является обязательным.

Документы СЭДО находятся в разделе «Кадры», блоке «Пособия» (рис. 4)

Рис.4

Сведения о застрахованных лицах

С 1 января 2022 года на основании Федерального закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ работодатель при приеме сотрудника на работу и при увольнении обязан в течение 3 календарных дней предоставить в ФСС сведения, необходимые для перечисления ему социальных пособий.

Также указанные сведения направляются работодателем в ФСС и при изменении каких-либо сведений о работнике. При этом обязанность и сроки передачи таких сведений законодательно не установлены.

Следует иметь ввиду, что по уволенным в первой половине года сотрудникам также необходимо подать сведения, если это еще не было сделано.

Сведения о застрахованных лицах для передачи в ФСС регистрируются и отправляются из раздела «Кадры», блок «Пособия». По гиперссылке «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» открывается список соответствующих документов (рис. 5).

Рис.5

В списке отображаются все сотрудники, которые работали в выбранной организации с 01.01.2022. Если сведения о сотруднике не передавались, при открытии соответствующей строки создается новый документ «Сведения о застрахованном лице (ФСС)», поля которого заполняются в соответствии с кадровыми данными из карточки сотрудника (рис. 6).

Недостающие данные можно заполнить вручную в Сведениях, однако делать это не рекомендуется, потому что перенос данных из документа в кадровые данные сотрудника пока не предусмотрен. В форме документа ручные исправления выделяются жирным шрифтом.

Если часть реквизитов не заполнились при автоматическом заполнении, необходимо дополнить кадровые данные сотрудника, а затем обновить в соответствии с ними содержимое Сведений по кнопке «Обновить сведения об организации и сотруднике» .

После заполнения всех необходимых данных Сведения можно отправить в ФСС из формы документа (рис. 6). Для отправки документ должен быть проведен, при этом производится автоматический контроль полноты и формальной корректности заполнения Сведений.

Рис.6

Если Сведения заполнены корректно, то после отправки в Фонд состояние изменится на «Принят ФСС».

Электронные листки нетрудоспособности

С 2022 года листки нетрудоспособности сотрудникам оформляются в электронном виде (за исключением граждан, сведения о которых составляют государственную (иную охраняемую законом) тайну, а также лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты).

Особенностью СЭДО в части ЭЛН является то, что работнику не потребуется уведомлять работодателя о том, что ему выдан листок нетрудоспособности. Работодатель по СЭДО получит уведомление об этом от ФСС.

На основании подписанного электронной подписью врача больничного листа назначаются и выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.

Обмен электронными больничными происходит следующим образом:

1. Медицинское учреждение направляет листок нетрудоспособности в ФСС;

2. Фонд запрашивает у ПФР актуальные места работы сотрудника;

3. Всем актуальным работодателям Фонд отправляет уведомления о том, что в данный момент их сотрудник находится на больничном.

СЭДО по временной нетрудоспособности и по беременности и родам

Сообщения ФСС об изменении ЭЛН

Отправленные ФСС уведомления об открытии больничного листа в программе приходят в рабочее место «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» (раздел Кадры – Сообщения ФСС об изменении ЭЛН) (Рис.7). Также в рабочее место поступают сообщения об изменении, закрытии, аннулировании, о выплате пособия, о проведении медико-социальной экспертизы, о направлении физлица на медико-социальную экспертизу.

Рис.7

Загрузить сообщения можно двумя способами (Рис.8):

1. С помощью копки «Получить из ФСС»;

2. Загрузить сообщения за период (кнопка Еще – Получить сообщения за период).

Рис.8

Важно!

Если по кнопке «Получить из ФСС» не загрузилось сообщение по сотруднику, который находится на больничном, необходимо проверить, были ли отправлены «Сведения о застрахованных лицах ФСС» по данному сотруднику. Если подключена отчетность не только в «1С», необходимо проверить, возможно, сообщения были получены в другой программе и тогда загружать сообщения с помощью второго варианта (кнопка Еще – Получить сообщения за период).

Входящие запросы ФСС для расчета пособий

Как только больничный лист будет закрыт, от ФСС поступит запрос, содержащий блок сведений, которые есть у Фонда (Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС, номер и текущий статус ЭЛН, дата формирования и выдачи, сведения о периоде нетрудоспособности и ее причине, номер листка продолжения или дата, когда нужно приступить к работе) (Рис.9) и блок сведений, который работодатель должен отправить, ответив на запрос. Ответ на запрос необходимо отправить в течении трех дней после поступления входящего запроса. Следует иметь в виду, бывают случаи, когда период по нетрудоспособности меньше 4 дней, такой больничный оплачивается работодателем и входящий запрос на предоставление данных ФСС высылать не будет.

Рис.9

Запросы от ФСС приходят в рабочее место «Входящие запросы ФСС для расчета пособий» (раздел Кадры – Входящие запросы ФСС для расчета пособий) (Рис.10).

Рис.10

 После поступления входящего запроса необходимо создать больничный лист. Сделать это можно тремя способами:

1. На основании входящего запроса (кнопка Создать на основании) (Рис.11);

2. Из рабочего места «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН», по ссылке в столбце «Больничный» (Рис.11);

3. Из раздела Кадры – Больничный лист.

В первых двух случаях номер листка нетрудоспособности будет заполнен автоматически. В последнем случае номер листка нетрудоспособности необходимо заполнить вручную. Далее по кнопке «Получить из ФСС» заполняются данные листка нетрудоспособности (если больничный создан вручную третьим способом), пользователю остается только внести данные об оплате.

Рис.11

 В документе Больничный лист рассчитывается пособие за три дня, выплачиваемое работодателем, Пособие, которое выплачивает ФСС (за период временной нетрудоспособности с 4-го дня), в документе не рассчитывается. Если причина нетрудоспособности отпуск по беременности и родам, то в документе пособие не рассчитывается, так как выплачивается полностью за счет средств ФСС исходя из среднего заработка, поэтому необходимо проверить в документе расчет среднего заработка.

Ответ на запрос ФСС для расчета пособий

После создания больничного листа необходимо отправить «Ответ на запрос ФСС для расчета пособий» (Рис.12). Создать ответ можно из раздела Кадры – рабочее место Ответы на запросы ФСС для расчета пособий, на основании Больничного листа или на основании Входящего запроса ФСС для расчета пособий.

Рис.12

 Если подключен сервис "1С-Отчетность", то можно из программы отправить ответ в ФСС по кнопке «Отправить в Фонд». После того, как ФСС принял ответ на запрос (пришло подтверждение со статусом "PROCESSED), более никаких документов в фонд отправлять не нужно. В противном случае необходимо, как и ранее, зарегистрировать документ Сведения для реестра прямых выплат ФСС, а затем документ Реестр прямых выплат.