Кадровый электронный документооборот

Цифровизация — это уже не новый термин, а слово, плотно вошедшее в лексикон каждого в последние годы, и повсеместное внедрение цифровых технологий в разные сферы жизни и производства не только ведется огромными шагами, но и приносит плодотворные результаты и положительные оценки как со стороны обычных пользователей, так и организаций бизнеса, и государственных структур.

Мы уже привыкли и оценили удобство электронного личного кабинета в налоговой и портала «Госуслуги» в нашей повседневной жизни, а в организации работы документооборота в бизнесе или в государственной структуре нам помогает ЭДО, сокращая временные ресурсы и денежные затраты и повышая эффективность процессов.

Теперь очередь дошла до кадрового электронного документооборота, далее будет использоваться аббревиатура КЭДО, пора  привыкать слышать и её в жизни нашей организации.

Что же такое КЭДО? Все, несомненно, уже знакомы с ЭДО, и важно понимать, что ЭДО не включает в себя КЭДО, и они не являются синонимами.

КЭДО — создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК).

Это статья ответит на популярные вопросы о КЭДО:

● Обязательно ли внедрять КЭДО, есть ли сроки для обязательного внедрения?

● Есть ли реальная потребность в КЭДО? Какова практическая польза?

● Какие в итоге преимущества открывает для нас КЭДО?

● Какие есть инструменты для ведения КЭДО? Как их интегрировать с нашей 1С?

Начнем по порядку.

Обязательно ли внедрять КЭДО, есть ли сроки для обязательного внедрения?

На сегодняшний день официальная позиция, закрепленная в ч.1 ст. 22.2 ТК РФ, гласит, что работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения кадрового электронного документооборота, то есть переходить на КЭДО необязательно.

Однако важно учитывать законодательные тенденции, направления движения этих инициатив и комментарии экспертов по этому вопросу. Мнения и комментарии вполне однозначные — рано или поздно КЭДО станет обязательным для всех организаций. Во многих докладах и материалах даже присутствует более конкретная информация о том, что это должно случиться в 2023 году.

Такую скорую дату до недавнего времени многие работодатели встречали со скептицизмом, ссылаясь на ту же причину, на которую указывают многие из тех, кто еще на КЭДО не перешел, — недостаточная прозрачность законодательства по вопросам КЭДО. Нет единых стандартов — нечего и говорить о повсеместном обязательном внедрении КЭДО. Но это изменилось в июне 2022 года с появлением проекта приказа Минтруда России «Об утверждении Единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе». Уже с 1 марта 2023 года вступит в силу ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ, согласно которой при создании электронных документов применяются единые требования к их составу и форматам, и требования эти будут продиктованы вышеупомянутым приказом, который скоро будет принят.

Эта информация звучит как веский довод в пользу того, что КЭДО станет обязательным и придает сроку «с 2023 года» гораздо больший вес. Но, допустим, вы с облегчением выдохнули, прочитав, что пока КЭДО не является обязательным и решили не думать об этом до тех пор, пока всех не начнут уже буквально заставлять внедрять кадровый электронный документооборот. В таком случае вы отказываетесь от удобного рабочего инструмента, который могли бы применять уже сегодня. Давайте обсудим, что внедрение КЭДО привнесет в жизнь вашей организации.

Есть ли реальная потребность в КЭДО? Какова практическая польза?

Прежде чем мы перейдем к оценкам эффективности КЭДО, которые явно зависят от объема бумажной документации в вашей организации и многих других факторов и особенностей, давайте взглянем на объективную статистику КЭДО в России. Многие организации уже внедрили КЭДО и с готовностью делятся своим опытом в опросах и прочих статистических исследованиях, которые проводятся по этой теме с 2019 года. Массовые переходы на удаленную работу в связи с пандемией COVID-19 разогрели еще больший интерес к КЭДО с 2020 года, с того времени все больше и больше организаций присоединяются к КЭДО.

В данном блоке будут представлены статистические данные за 2021 год из двух источников:

● ежегодное исследование консалтинговой компании Deloitte «Уровень кадрового электронного документооборота — 2021: масштаб внедрения»,

● исследование Аналитического центра Ассоциации «РОСЭУ», представленное в виде доклада на Всероссийском Форуме ЭДО 2022.

Из представленной инфографики можно сделать выводы о большом интересе компаний к КЭДО. Но как быстро рос интерес? Для примера добавим информацию о данных из исследования Deloitte за 2020-й год.

Глядя на эти данные, сложно не заметить тенденцию популяризации КЭДО. Согласно инфографике наиболее активно КЭДО пользуются организации с численностью более 500 работников (на их долю приходится 70% всех компаний, которые освоили КЭДО) и организации, которые ведут деятельность в нескольких регионах (80% от всех компаний с КЭДО). Анализ таких результатов лежит на поверхности: в организациях с большой численностью велики не только расходы на печать документов в бумажном виде, но и трудозатраты отдела кадров на обработку большого объема информации в виде даже банальной сортировки документов и заявлений, а деятельность одной организации в рамках нескольких регионов РФ принуждает к усложнению процессов работы с кадровыми приказами по сотрудникам, которые работают в удаленных регионах. Для снижения затрат на печать и для разгрузки и упрощения кадровых процессов эти организации оказались в первых рядах среди тех, кто переходит на КЭДО.

По данным опроса Ассоциации РОСЭУ респондентов в первую очередь интересует электронный формат подачи заявлений работников, возможность принимать от работника уведомления об ознакомлении с документами, а также оформление приказов по личному составу.

Если переход на кадровый электронный документооборот столь привлекателен, то почему на него еще не перешли остальные компании?

Две из этих причин легко поддаются анализу, давайте поговорим об экономической выгоде от перехода на КЭДО и о трате ресурсов.

Согласно инфографике выше 26 % компаний, внедривших КЭДО, указали существенную экономию ресурсов как основную причину для начала проекта по внедрению. Ключевых ресурсов у нас таких два — деньги и время, о них и пойдет речь дальше.

Деньги

Говоря о денежных затратах на печать, важно понимать, что здесь нет определенных рамок и четких показателей, сколько процентов экономии мы будем иметь. Безусловно, если наша компания решает пользоваться бесплатным КЭДО через государственный портал «Работа в России», мы получим экономию в 100 %, ведь нам ничего не нужно платить за пользование этим ресурсом. Альтернативные системы КЭДО могут быть платными, и тогда вашу экономию можно оценить только четко понимая, сколько листов бумаги вы используете для печати документов по каждому сотруднику за год. По своим закупкам вы также сможете определить стоимость печати одного листа — в разных организациях она может варьироваться от 1 рубля до 5 рублей и даже выше. Если добавить во внимание колебания цен на бумагу для печати и картриджи для принтеров и МФУ, то в попытке рассчитать выгоду перехода на КЭДО в денежном эквиваленте, выходит уравнение со многими неизвестными, но все эти величины находятся в распоряжении вашей организации, вам остается только рассчитать конечные цифры. Стоит учесть также, что мы говорим исключительно о бумажной печати на принтере или МФУ, не учитывая расходы на прочие канцелярские принадлежности, в том числе расходы на содержание бумажного архива.
Вы также можете оценить потенциальную экономию, если ваша организация уже перешла на ЭДО в бухгалтерии и наблюдала резкое сокращение расходов на печать после перехода.

Время

Как ни странно, временные затраты оценить куда проще, чем абстрактную экономическую выгоду для всех переходящих на КЭДО. Будем рассматривать  временные затраты как время, которое тратит отдел кадров на операционную работу. Например, в случае оформления одного документа для дистанционного сотрудника, нужно пройти через целую цепочку действий:

● подготовить документы соответствующей формы;

● распечатать;

● поставить печать;

● подписать у ответственного лица;

● упаковать в конверт и отправить;

● проследить, что документы дошли до адресата и обратно;

● отсортировать полученные документы;

● сдать в архив.

При переходе на КЭДО действия сотрудников отдела кадров сведутся к заполнению, отправке и получению нужного документа через сервис. Но даже если в вашей компании не очень большой штат сотрудников, у вас нет дистанционных работников, нет филиалов в других городах и субъектах Российской Федерации, вы тоже сможете наблюдать сокращение времени на выполнение стандартных операций при помощи КЭДО. И эта экономия времени варьируется в районе шокирующих 80-95% рабочего времени! Законодательство с каждым годом усложняется, в трудовых функциях работника кадровой службы появляются новые ответственности, новые отчетные формы для сдачи, и переход на КЭДО поможет разгрузить кадровиков, позволяя им достигнуть ускорения работы с привычными базовыми процессами минимум в 5 раз.

Какие в итоге преимущества открывает КЭДО?

Какие есть инструменты для ведения КЭДО? Как их интегрировать с нашей 1С?

Согласно ТК РФ (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3) работодатель должен выбрать информационную систему, которая будет применяться в организации для ведения КЭДО и указать эту систему в локальном нормативном акте о введении КЭДО, например, в Положении или Приказе работодателя (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Законодатель подразумевает, что как минимум одна подобная информационная система будет доступна для работодателей — это единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (trudvsem.ru). Доступ к ней можно получить, в том числе и через Единый портал государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru). Вы можете уже сегодня начать работу с порталом «Работа в России», обновив до актуальной версии ваши программы:

● 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3;

● 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3;

● 1С:ERP, ред. 2;

● 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.

Однако взаимодействие с государственным порталом «Работа в России» не является единственным способом для ведения КЭДО в организации. По закону может использоваться информационная система работодателя: по сути любая информационная система для КЭДО, которая сможет обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (работником и работодателем). Таким образом, ваша организация не обязана связывать себя исключительно с порталом «Работа в России», вы сами вольны выбрать для себя любую подходящую под законодательные требования информационную систему, даже создать или заказать ее разработку самостоятельно.

1С предлагает вам свою информационную систему — сервис 1С: Кабинет Сотрудника.

Выбираете информационную систему для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО)? Ознакомьтесь с продуктом 1С: Кабинет Сотрудника подробнее здесь.