Памятка по внутреннему ЭДО в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2)

Стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью. В документооборот учреждений государственного сектора с этой целью внедряются формы электронных документов, которые утверждены приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н.

В приказах установлены правила формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.

В соответствии с пунктом 1 части 1 Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (приложение № 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н) электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо, в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью.

Рассмотрим кратко в этой статье:

• как настроить права пользователя для внутреннего электронного документооборота (ВЭДО) в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2);
• как включить печатную форму во внутренний ЭДО в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2);
• как настроить маршрут для его подписания.

Более подробно о настройке внутреннего ЭДО в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2) и маршрутов подписания можно прочитать в статьях:

• Внутренний документооборот в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8
• Настройка внутреннего документооборота в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
• Формирование и подписание электронных регистров бухгалтерского учета в 1С:БГУ

Настройка прав пользователей

Настройка прав пользователя зависит от его роли. Для наглядности соберем сведения для настройки прав пользователя в таблицу:

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2) настройка прав пользователя задается в разделе «Администрирование»/ «Настройки пользователей и прав»/ «Пользователи». В настройках конкретного пользователя переходим по гиперссылке «Права пользователя» и устанавливаем требуемые для пользователя права, затем сохраняем изменения, нажав кнопку «Записать и закрыть»:

Важно проверить заполненность поля «Физическое лицо» и актуальность сведений в справочники «Сотрудники» для этого физического лица, так как это влияет на отображение сведений в электронной подписи в электронном документе, подписанном этим пользователем. На рисунке 2 — данные сотрудника незаполненные и поэтому в штампе электронной подписи не выводится должность сотрудника. На рисунке 3 данные сотрудника заполнены и штамп электронной подписи выведен корректно.

Как добавить и настроить маршрут

Маршрут подписания — это последовательность подписантов для электронного с указанием видов их электронных подписей. Механизм внутреннего ЭДО позволяет создавать маршруты подписания, которые можно подключать к конкретным видам электронных документов и которые будут использоваться по умолчанию при подписании этих электронных документов. Также маршруты можно использовать в качестве основы для заполнения маршрута в электронном документе вручную.

Список маршрутов подписания можно открыть по гиперссылке «Маршруты подписания» в настройках параметров учета.

Добавление маршрута осуществляется по кнопке «Создать» справочника «Маршруты подписания (БГУ)». В созданном маршруте указываем его наименование и добавляем в табличную часть группу (при создании по умолчанию уже установлена группа «все одновременно»). Далее добавляем подписантов из списка пользователей и в соседней колонке указываем тип подписи (простая/усиленная).

В таблице собраны группы маршрутов и их значения.

Как включить документ во внутренний ЭДО

Документ во внутренний ЭДО можно добавить двумя способами. Представим каждый отдельно.

Первый способ: «Администрирование»/ «Настройка параметров учета»/ «Настройки внутреннего ЭДО».

Второй способ: «Справочники»/ «Организации»/ «Настройки внутреннего ЭДО».

Далее следует найти нужный объект для включения во внутренний ЭДО, отметить его печатную форму галочкой, а также выбрать маршрут для подписания.

Либо не указывать маршрут — тогда его нужно выбирать или создавать непосредственно при создании электронного документа.

Можно заполнить, выбрав маршрут из имеющихся в справочнике «Маршруты подписания»:

А можно использовать в качестве основы для заполнения маршрута в электронном документе вручную:

Печатная форма с установленным флагом «Основная» будет выведена первой в списке электронных документов при их создании/просмотре из учетного документа.

Если в одной информационной базе ведется учет нескольких учреждений, то имеется возможность копирования настроек внутреннего ЭДО, уже сделанных для другой организации. Для этого необходимо нажать кнопку «Скопировать от...».

Включать во внутренний ЭДО можно не только печатные формы, которые предусмотрены конфигурацией «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2), но и свои доработанные внешние печатные формы. В этом случае следует упомянуть об этом во внутреннем ЭДО при составлении учетной политики учреждения.

Первый шаг — подключение внешней печатной формы в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2): «Администрирование»/ «Печатные формы и обработки»/ «Дополнительные отчеты и обработки»/ «Добавить из файла» (выбираем доработанную внешнюю печатную форму).

И второй шаг — включение во внутренний ЭДО: ставим галочку в настройках внутреннего ЭДО рядом с нашей доработанной внешней печатной формой. Теперь эта печатная форма доступна для формирования электронного документа.

В этой статье мы рассмотрели кратко:

• настройку прав пользователей, вовлеченных в процесс внутреннего ЭДО;
• как добавить и настроить маршрут подписания для внутреннего ЭДО;
• как включить документ во внутренний ЭДО.

Если у вас остались какие-либо вопросы или вам требуется помощь в настройке функционала программы 1С «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2), обращайтесь к нашим специалистам — они с удовольствием помогут вам.