Начиная с версии 2.0.71.12 в программе появилась возможность обмена электронными документами внутри учреждения. Внутренний электронный документооборот (далее - внутренний ЭДО) позволяет пользователям программы хранить электронные документы в информационной базе без дополнительного этапа сохранения на диск в виде файлов, а также ускорить процесс подписания документов и отказаться от расходов на бумагу.

Законодательно установлен приоритет электронных документов перед бумажными носителями для бухгалтерского учета организаций бюджетной сферы.

Нормативное регулирование

Стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью. С этой целью в документооборот учреждений гос. сектора внедряются формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н.

Установлены единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.

Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с постановлениями Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890, от 15.02.2020 № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается электронной подписью) в учреждении – субъекте централизованного учета, а затем проверяется, при необходимости дозаполняется бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.

Согласно пункту 6 приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н данный приказ применяется при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства Российской Федерации полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений с 1 января 2022 года, остальными государственными (муниципальными) учреждениями - с 1 января 2023 года либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета).

На момент выхода статьи приложением 1 к приказу 61н утверждены следующие формы электронных документов:

1. Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431).

2. Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433).

3. Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432).

4. Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434).

5. Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).

6. Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436).

7. Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета (ф. 0510437).

8. Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

9. Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).

10. Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441).

11. Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442).

12. Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445).

13. Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446).

14. Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

15. Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

16. Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837).

17. Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838).

Подготовительные мероприятия

В письме Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 приведены методические рекомендации по переходу на применение унифицированных форм электронных первичных документов в 2022 году.

Для перехода необходимо:

1. Определить дату перехода на применение электронных документов.

2. Внести изменения в учетную политику (единую учетную политику).

3. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

4. Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, их передачи для отражения в бухгалтерском учете.

5. Внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов.

6. Обеспечить всех сотрудников и должностных лиц, составляющих, подписывающих, утверждающих и согласовывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью.

7. При централизации бухгалтерского учета дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц, членов и председателя комиссии.

8. Привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в программах бухгалтерского учета.

9. Утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 "Задолженность, невостребованная кредиторами".

10. Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения.

Порядок подключения

Для включения внутреннего ЭДО необходимо перейти в раздел Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен данными и интеграция

Затем развернуть группу Электронный документооборот с контрагентами и перейти по гиперссылке Настройка обмена электронными документами.

В открывшемся окне необходимо развернуть группу Электронная подпись и шифрование и установить флаг Электронные подписи, после чего станут активны гиперссылки для настройки подписания документов.

Далее необходимо развернуть группу Обмен с контрагентами и установить флаг сервисы ЭДО, затем установить флаг Использовать внутренние электронные документы.

После выполнения настроек в журналах документов появится столбец Состояние ЭДО, а также станет доступна кнопка ЭДО с помощью, которой можно просмотреть или подписать электронный документ.

Настройка внутреннего ЭДО

Общая настройка внутреннего ЭДО для всех документов происходит в справочнике Организации.

В справочнике необходимо выбрать организацию и с помощью кнопки ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО открыть форму, где будут производиться настройки подписания.

На открывшейся форме в первую очередь настраивается вид электронной подписи. Всего их три:

1. Простая – для всей организации будут использоваться простые подписи. В качестве простой электронной подписи используется логин и пароль, под которыми пользователь заходит в информационную базу 1С.

2. Усиленная квалифицированная – для всей организации будут использоваться усиленные квалифицированные подписи. Для использования такой подписи необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.

3. По видам документов – для каждого вида документа организации используется свой вид подписи, который указывается в поле Вид подписи формы настройки.

Далее необходимо выполнить настройку для каждого вида документа из списка. Для выбранного документа нужно установить флаг, после чего станет активна гиперссылка Указать, перейдя по которой можно выбрать печатные формы, которые будут участвовать во внутреннем ЭДО.

В открывшемся окне необходимо установить флаги напротив нужных печатных форм и установить печатную форму по умолчанию.

Важно! Печатную форму нельзя подписать одновременно простой и усиленной квалифицированной электронными подписями.

Для применения простой электронной подписи (ПЭП) потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи, а также распечатать и подписать уведомление у соответствующих сотрудников. Сделать это можно по кнопке Оформить документы.

После заполнения реквизитов группы Данные приказа необходимо сформировать комплект печатных форм Положения – приказ по организации и приложения к нему. Сделать это можно с помощью кнопки Сформировать положение.

После утверждения Положения руководителем учреждения необходимо ознакомить всех сотрудников – участников внутреннего ЭДО - с текстом Положения и порядком подписания электронных документов. Для этого нужно сформировать Уведомление об использовании ПЭП.

С помощью кнопок Подбор или Добавить создается список лиц, использующих простую подпись. Данные выбираются из справочников Пользователь или Физическое лицо. Если в качестве источника сведений выбран справочник Пользователи, то важно заполнить для всех выбранных пользователей реквизит Физическое лицо в форме элементов справочника Пользователи.

После заполнения списка участников внутреннего ЭДО необходимо нажать кнопку Сформировать уведомления.

В результате будут сформированы печатные формы уведомления для каждого сотрудника из списка.

Теперь необходимо настроить маршруты, по которым будет проходить подписание документов. Стандартные настройки предусматривают наличие двух предопределенных вариантов подписания:

1. Одной доступной подписью – подписание документов будет производиться сертификатом, который добавлен в учетную запись ЭДО. Данный вариант доступен при подписании усиленной подписью.

2. Указывать при создании документа – маршрут задается в форме документа при его создании. Данный маршрут удобен, если список подписантов постоянно изменяется.

Справочник маршрутов открывается из колонки Маршрут подписания. Если предопределенных вариантов недостаточно, можно задать свой собственный по кнопке Создать в форме выбора маршрута.

При создании нового маршрута необходимо выбрать тип группы подписания с помощью кнопки Добавить группу. Есть три типа групп, от которых зависит, в каком порядке будет проходить подписание:

1. Поставить любую из подписей;

2. Поставить все подписи;

3. Поставить все подписи по порядку.

Затем с помощью кнопки Добавить подписанта требуется составить список пользователей.

Как только все настройки будут завершены, необходимо сохранить изменения.

Еще один вариант настройки подписания – напрямую из документа. Для этого необходимо открыть печатную форму документа и нажать на гиперссылку Хотите сэкономить на бумаге? Оформите документ в электронном виде, после чего откроется форма, где пошагово устанавливаются все вышеописанные настройки.

Для того, чтобы пользователь мог получать и подписывать документы, необходимо в его правах доступа включить профиль групп доступа Выполнение обмена ЭД. (раздел Администрирование - Настройки пользователей и прав - Пользователи, команда Права доступа).

Для оповещения пользователя о том, что есть документы, которые необходимо подписать, в программе предусмотрены функциональные возможности Обсуждений. Для их включения необходимо перейти в раздел Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы - Обсуждения, после чего появится вкладка Обсуждения, где можно увидеть сообщения от бота 1С-ЭДО о документах на подпись, а также отклоненных или аннулированных. Эти документы можно открыть, если перейти по ссылке в сообщениях бота.

Подписание документов

Для подписания необходимо открыть печатную форму и нажать на кнопку Отправить на подпись.

Если для документа установлен маршрут подписания Указывать при создании документа, то откроется форма, где необходимо указать список подписантов вручную через кнопку добавить.

Также можно выбрать уже существующий маршрут или создать новый.

После выбора маршрута остается только отправить документ на подпись.

Внедрение системы электронного документооборота поможет предприятию упростить и ускорить рабочий процесс, связанный с документацией. Реализованный в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения механизм внутреннего ЭДО имеет следующие преимущества:

1. Уменьшение расходов на печать документов.

2. Ведение истории файлов.

3. Повышение прозрачности работы сотрудников.

4. Автоматизация поиска необходимых файлов.

5. Подготовка документов по стандартным формам.

6. Коллективный доступ.

7. Уменьшение риска потери или порчи документов.