Настройка внутреннего документооборота в «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8»

В данной статье рассмотрены изменения в части настроек и возможностей внутреннего ЭДО. Ознакомиться с подготовительными мероприятиями и нормативным регулированием можно по ссылке.

Начиная с версии 2.0.87.19 произошли изменения в части настройки и использования внутреннего электронного документооборота (далее - внутренний ЭДО). Разработана новая подсистема внутреннего ЭДО, в которой реализованы следующие новые возможности:

• одновременное использование простых и усиленных электронных подписей при подписи электронных документов;

• отмена отказа от подписания;

• отмена аннулирования документа;

• отказ от автоматической потери актуальности при изменении документа.

Так как совместимость настроек и маршрутов подписания с предыдущей подсистемой внутреннего ЭДО не поддерживается, то перед началом работы с внутренним ЭДО необходимо:

• настроить права подписантов и ответственных за настройку маршрутов;

• отметить печатные формы документов, подлежащих внутреннему ЭДО;

• настроить маршруты подписания и подключить их к печатным формам.

Включение внутреннего ЭДО

Для включения внутреннего ЭДО необходимо в разделе Администрирование перейти в форму Настройка параметров учета и в разделе Настройки оформления документов и отчетов установить флаг Использовать внутренние электронные документы.

Настройка маршрутов подписания

Электронные документы подписываются по определенному порядку – маршруту подписания. Справочник Маршруты подписания (БГУ) хранит информацию о последовательности подписантов с указанием видов их электронных подписей. Перейти в справочник Маршруты подписания можно по одноименной ссылке из формы Настройки оформления документов и отчетов.

По кнопке Создать открывается форма, где необходимо указать наименование маршрута и его состав.

Возможно гибко настроить маршрут подписания для любого документа. В составе маршрута с помощью кнопки Добавить группу можно добавить группу с любым из трех значений:

• Все по очереди – пользователи будут подписывать документ последовательно: пока предыдущий подписант не подпишет, следующий не сможет подписать. Группа считается подписавшей после подписания документа последним пользователем группы.

• Все одновременно – пользователи могут подписывать документ одновременно. Группа считается подписавшей после подписания всеми входящими в нее пользователями.

• Любой – необходима подпись любого и только одного пользователя из группы, после чего остальные подписанты далее не смогут подписать документ. Группа считается подписавшей после подписания любым пользователем группы.

Затем нажатием по кнопке Добавить подписанта в добавленные группы можно подобрать подписантов с указанием вида электронной подписи пользователя.

Настройка прав пользователей

Для пользователей – участников внутреннего ЭДО - необходимо настроить права в зависимости от их ролей. Пользователю, ответственному за создание маршрутов подписания и за управление подключения форм к внутреннему ЭДО, необходимо добавить профиль Настройка внутреннего ЭДО. Для пользователя, ответственного за создание и аннулирование электронных документов, а также предоставления права подписи, назначается профиль Добавление и изменение внутренних электронных документов. Если пользователь имеет право подписи и просмотра электронных документов, то для такого пользователя устанавливается профиль Работа только с внутренними документами пользователя.

Права пользователей настраиваются в разделе Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи

В карточке пользователя необходимо перейти по гиперссылке Права доступа и установить флаги для нужных профилей пользователей

Нажатием по кнопке Записать необходимо сохранить настройки.

Настройка формирования электронных документов 

Настройка формирования электронных документов состоит из выбора печатных форм, участвующих во внутреннем ЭДО, и присвоения им маршрута подписания. Настройку можно выполнить из рабочего места Настройка параметров учета (раздел Администрирование)

или в карточке учреждения по команде Внутреннее ЭДО - Настройки внутреннего ЭДО.

В форме настройки необходимо отметить флагом печатные формы, которые должны участвовать во внутреннем ЭДО. Для каждой печатной формы можно указать маршрут подписания либо не указывать – тогда его надо будет выбрать или создать непосредственно при создании электронного документа. Печатная форма с установленным флагом Основная будет выведена первой в списке электронных документов при их создании/просмотре из учетного документа.

В программе предусмотрена возможность защиты документов от изменения после начала их подписания. Защита заключается в запрете редактирования форм документов, у которых есть электронные документы с состоянием внутреннего ЭДО отличным от Не начат. Включается данная настройка с помощью кнопки Прочие настройки ЭДО.

В открывшемся окне настройки необходимо установить флаг Запрет редактирования форм документов после начала подписания и нажатием по кнопке записать, сохранить настройку.

Для пользователей, у которых в правах включен профиль групп доступа Настройка внутреннего ЭДО, данная настройка работать не будет. Они могут вносить исправления в защищенные документы, например, для исправления критических ошибок отражения в учете.

По завершению всех настроек для сохранения изменений необходимо нажать кнопку Записать в форме Настройка внутреннего документооборота (БГУ).

Подписание внутреннего ЭДО

После создания первичного учетного документа его необходимо отправить на подписание. С помощью кнопки внутренний ЭДО можно просмотреть и сформировать электронный документ, а если он уже сформирован, то открыть форму со всеми электронными документами пользователя.

По гиперссылке Сформировать открывается печатная форма документа со статусом внутреннего ЭДО Не начат.

 После нажатия на кнопку Подписать статус документа изменится на Требуется подписание, на вкладке Подписи появится запись с информацией об авторе подписи и ее дате, а также на вкладке Содержимое появится штамп электронной подписи. Далее документ уйдет к следующему подписанту.

Когда все указанные в маршруте подписания пользователи подпишут электронный документ, тогда статус измениться на Завершен.

Если необходимо внести изменения в текущий электронный документ для его последующего переподписания, либо его необходимо аннулировать по решению должностного лица, то нажатием по кнопке Другие действия можно аннулировать документ обязательно указав причину.

Если аннулирование документа было ошибочным, его можно отменить.

Отказ от подписания

Любой подписант может отказаться от подписания электронного документа с помощью кнопки Другие действия – Отказаться от подписания. При отказе от подписания требуется указать причину отказа.

После отказа состояние документа изменится на требуется уточнение, и в уточнении будет прописана причина отказа.

Также по кнопке Другие действия можно отменить отказ от подписания.

Актуальность электронного документа

Актуальность электронного документа – это соответствие сохраненной печатной формы и формы, сформированной по текущим данным учетного документа. При открытии формы электронного документа производится автоматическая проверка возможной неактуальности документа.

При нажатии на гиперссылку Показать отличия будет открыта форма сравнения табличных документов, где можно проверить, действительно ли электронный документ неактуален. В случае обнаружения отличий, на форму выводится подсказка - изменения выделяются цветом.

В данной статье мы рассмотрели изменения в настройке и использовании внутреннего ЭДО. Если в процессе настройки у вас возникли сложности, обращайтесь к нашим специалистам.