Хранение электронных документов госучреждения в 1С:Архив. Настройка выгрузки из БГУ и ЗГУ

Для государственных учреждений внутренний электронный документооборот (ВЭДО) является обязательным с 1 января 2023 года (Стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, приказы Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и от 15.04.2021 № 61н). Для соблюдения этих требований в конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ) и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (1С:ЗГУ) реализован соответствующий функционал, поэтому вопрос хранения таких документов является важным.

При этом 1С:БГУ и 1С:ЗГУ не являются прикладными решениями, которые отвечают всем требованиям, предъявляемым к архивным системам. Для этого предназначена конфигурация «1С:Архив». Она позволяет хранить электронные документы с соблюдением «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. 1С:Архив также обладает большим функционалом по контролю сохранности электронных документов и позволяет перенести хранение файлов, подписанных ЭП, из рабочих баз 1С:БГУ и 1С:ЗГУ в отдельную базу 1С:Архив, уменьшив размеры этих баз.

В данной статье рассмотрим настройку обмена электронными документами между 1С:БГУ, 1С:ЗГУ и 1С:Архив. Попутно познакомимся с пользовательским интерфейсом конфигурации 1С:Архив. Материал будет полезен бухгалтерам, кадровикам и ИТ-специалистам государственных учреждений, которые ведут ВЭДО и отвечают за хранение электронных документов.

Настройка обмена с 1С:Архив

• Настроить общий каталог в сети или каталог на FTP-сервере и сопутствующие настройки протокола передачи файлов.
• На стороне 1С:Архив через меню Архив документов → Источники документов создать источники документов для БГУ и ЗГУ: необходимо указать Код, Наименование каждого источника и сетевое имя общего каталога:

• Настройка обмена на стороне 1С:БГУ и 1С:ЗГУ может осуществляться независимо друг от друга. Может быть настроен только какой-то один обмен.
  • На стороне 1С:БГУ через меню Администрирование → Настройка параметров учета → Обмен данными и интеграция → Интеграция с 1С:Архив. Включить интеграцию с 1С:Архивом и указать настройки обмена:

• На стороне 1С:ЗГУ через меню Администрирование → Интеграция с 1С:Архивом. Включить интеграцию с 1С:Архив и указать настройки обмена:

При первом обмене в 1С:Архив будут выгружены все необходимые элементы справочников НСИ (организации, подразделения, должности, виды документов и пр.).

Обмен 1С:БГУ и 1С:Архив

Из 1С:БГУ в 1С:Архив могут выгружаться:

• Связанные с документами внутренние электронные документы, для которых завершён процесс подписания.

Через меню документа Еще → 1С:Архив → Передать документ:

Или групповой выгрузкой в 1С:Архив через меню Органайзер → Отправка документов в 1С:Архив с возможностью отбора по Периоду документов и Типу основания:

• Сформированные из регистров учёта внутренние электронные документы, для которых завершён процесс подписания.

Через меню документа Еще → 1С:Архив → Передать документ в Карточке регистра. Доступ к Архиву регистров учета осуществляется через меню Учет и отчетность → Архив регистров учета. Для открытия Карточки регистра необходимо в форме списка Архива регистров встать на нужный регистр и нажать «Открыть карточку регистра»:

• Регламентированные отчеты, в т. ч. с прикреплёнными к ним печатными формами, подписанными ЭП.

Через меню регламентированного отчета Еще → 1С:Архив → Передать документ:

Или встать на нужный отчет в форме списка 1С:Отчетности и нажать на командной панели 1С:Архив → Отправить в 1С:Архив:

• Файлы, прикреплённые к объектам базы данных (документы, элементы справочников) и подписанные ЭП.

Через меню объекта Еще → 1С:Архив → Передать документ:

Документы для передачи в 1С:Архив хранятся в одноимённом справочнике, к которому можно получить доступ через Функции для технического специалиста:

Элементы справочника Документы для передачи в 1С:Архив содержат информацию о файлах, подписях и прочую информацию, которая будет передана в 1С:Архив:

Через меню документа Еще → История обмена с 1С:Архивом можно посмотреть историю обмена с 1С:Архив:

Перед отправкой в 1С:Архив необходимо проверить, что все электронные документы завершены и корректны. Если для какого-то объекта требуется отменить или изменить выгрузку в 1С:Архив, то необходимо полностью отозвать документ через командную панель объекта 1С:Архив → Отозвать документ, вручную удалить документы из 1С:Архив и повторить выгрузку объектов в 1С:Архив:

Обмен 1С:ЗГУ и 1С:Архив

Из 1С:ЗГУ в 1С:Архив могут выгружаться:

• Файлы, прикреплённые к объектам базы данных (документы, элементы справочников) и подписанные ЭП.

Через меню Еще → Отправить в 1С:Архив:

• Сформированные из регистров учёта файлы, сохранённые в базе данных ЗГУ, подписанные ЭП.

Для того чтобы сохранить регистр учёта в файл для отправки в 1С:Архив, необходимо сформировать нужный регистр, нажать на иконку дискеты на командной панели и выбрать «Присоединить к документу»:

Сохранённые файлы регистров учёта можно посмотреть и подписать в списке файлов через меню Администрирование → Файлы в папке «1С:Архив». После подписания ЭП файлы можно будет отправить в 1С:Архив:

Документы для передачи в 1С:Архив хранятся в одноимённом справочнике, к которому можно получить доступ через меню Администрирование → Документы для передачи в 1С:Архив:

Работа с документами в 1С:Архив

Документы в 1С:Архив загружаются пакетами. Посмотреть список загруженных пакетов документов можно через меню Архив документов → Пакеты принятых документов:

Сотрудник, ответственный за архивное хранение документов, должен проверить принятые документы и проставить соответствующую отметку о корректности загруженных документов. Также при необходимости можно указать Дело (том) для каждого принятого документа:

Просмотреть загруженные в 1С:Архив документы можно в справочнике Документы через меню Архив документов → Документы:

На текущий момент выбор способа хранения электронных документов остаётся за конкретной организацией. Важно, чтобы бухгалтерская служба могла предоставить контролирующим органам доступ к документам или сами файлы документов с файлами электронной подписи, которые являются первичными документами для отражения в учёте. Соблюдение требований ответственных ведомств к архиву электронных документов является отдельной задачей, которую можно решить с помощью прикладного решения 1С:Архив.

Если у вас остались какие-либо вопросы или вам требуется помощь в настройке 1С:Архив, в том числе в части обмена с другими прикладными решениями 1С, обращайтесь к нашим специалистам, они с удовольствием помогут вам.

По вопросам приобретения 1С:Архив обращайтесь к менеджерам отдела продаж ИнфоСофт.

Читайте также