Как провести индексацию в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Индексация заработной платы — обязательная процедура для поддержания реального уровня доходов сотрудников. Специалисты ИТ-интегратора «ИнфоСофт» подготовили пошаговую инструкцию по проведению индексации в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1». Вы узнаете, как правильно настроить программу, рассчитать коэффициенты и оформить все необходимые документы, чтобы выполнить требования законодательства и избежать ошибок в расчётах.

Законодательная база

1. Трудовой кодекс РФ:
   • Статья 130 ТК РФ относит индексацию заработной платы к государственным гарантиям. Это означает, что обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы является одной из базовых обязанностей работодателя.
   • Статья 134 ТК РФ является ключевой. Она прямо обязывает работодателей (как коммерческих, так и государственных) проводить индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.
2. Периодичность и порядок: Закон не устанавливает единый процент и сроки. Работодатель обязан самостоятельно разработать и закрепить механизм индексации в локальном нормативном акте (ЛНА), коллективном или трудовом договоре.
3. Ответственность: За непроведение индексации предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (предупреждение или штрафы от 1 000 до 50 000 рублей). Кроме того, работник может взыскать недоплаченные суммы через суд.
4. Ключевое требование: Индексация должна быть реальной (символическое повышение на 0,1% не признается) и недискриминационной (применяться ко всем сотрудникам).

Пошаговое проведение индексации в 1С:ЗУП

• Шаг 1. Настройки в программе 1С:ЗУП
• Шаг 2. Определение начислений для индексации
• Шаг 3. Коэффициент индексации
• Шаг 4. Индексация штатного расписания
• Шаг 5. Индексация начислений сотрудников
• Шаг 6. Совмещения должностей
• Шаг 7. Исправление документов, проведённых после даты проведения индексации

Шаг 1. Настройки в программе 1С:ЗУП

Перейдите в раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и убедитесь, что установлен флаг «Выполняется индексация заработка сотрудников»:

Проверьте настройки штатного расписания:

• если на предприятии ведётся штатное расписание с сохранением истории изменений, то убедитесь, что в разделе «Настройка» → «Кадровый учет» установлены флажки «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания»:

• если история штатного расписания не ведётся, то Шаг 4 данной инструкции можете пропустить.

Шаг 2. Определение начислений для индексации

Согласно Письму Минтруда от 24.12.2018 г. № 14-1/ООГ-10305 индексироваться может:

• вся заработная плата;
• отдельные части — оклады, надбавки.

Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата включает в себя вознаграждение за труд, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (доплаты, надбавки, премии и пр.). Индексироваться должно не только вознаграждение за труд, но и иные выплаты, являющиеся частью зарплаты.

Индексации подлежат суммы, выплачиваемые работникам по основному месту работы и совместителям, а также тем, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. На выплаты по ГПХ положения ТК РФ об индексации зарплаты не распространяются.

Определите, какие виды начислений подлежат индексации (оклад, тарифная ставка, надбавки, премии).

Убедитесь, что в настройке начислений (раздел «Настройка» → «Начисления») для соответствующих позиций на вкладке «Средний заработок» установлен флажок «При расчете среднего заработка это начисление индексируется»:

В нашем примере индексироваться будут:

• Оплата по окладу,
• Надбавка за наставничество,
• Премия ежемесячная процентом.

Шаг 3. Коэффициент индексации

Определите свой коэффициент индексации.

Коэффициент индексации отражает, во сколько раз должна быть увеличена базовая сумма выплаты. Его размер может зависеть от разных показателей, таких как уровень инфляции, индекс потребительских цен, рост прожиточного минимума или иного коэффициента, установленного работодателем.

Минтруд рекомендует при расчёте коэффициента индексации ориентироваться на уровень инфляции.

Основная формула расчёта:

Новая выплата = Старая выплата × Коэффициент индексации.

При этом сам коэффициент вычисляется так:

Коэффициент = 1 + (Процент инфляции / 100)​

В нашем примере инфляция за год составила 9,5%. Тогда коэффициент индексации будет равен 1,095. Если оклад сотрудника составлял 50 000 рублей, то после индексации он станет: 50 000×1,095=54 750 рублей.

Шаг 4. Индексация штатного расписания

Перейдите в раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте документ «Изменение штатного расписания». Укажите дату изменения и подберите позиции для изменения по кнопке «Изменить позицию» (чтобы подобрать сразу все позиции штатного расписания в табличную часть, воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+A):

Нажмите на кнопку «Заполнить показатели», чтобы автоматически заполнить показатели одинаковым значением для всех сотрудников:

Нажмите на кнопку «Еще» → «Отображаемые показатели»:

Выберите необходимые показатели:

Снова нажмите на кнопку «Заполнить показатели», укажите нужные значения и нажмите «ОК». В нашем примере показатели умножаются на ранее рассчитанный коэффициент индексации с округлением до рубля в большую сторону:

Проверьте получившиеся суммы и проведите документ:

Шаг 5. Индексация начислений сотрудников

Выберите один из вариантов индексации начислений сотрудников:

1. На основании проведённой индексации штатного расписания
2. В отдельно созданном документе «Изменение плановых начислений»

Вариант №1:

В документе «Изменение штатного расписания» справа внизу нажмите на кнопку «Изменить начисления сотрудников»:

На основании проведённой индексации в штатном расписании будет создан и заполнен документ «Изменение плановых начислений»:

В нашем примере начисление «Надбавка за наставничество» не указано в позициях штатного расписания, а назначено отдельно сотрудникам, поэтому это начисление мы проиндексируем отдельно.

Чтобы проиндексировать начисления, не привязанные к позициям штатного расписания, нажмите на кнопку «Заполнить показатели», укажите нужные значения и нажмите «ОК»:

Проверьте суммы и проведите документ.

Вариант №2:

Создайте документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников»). Заполните табличную часть всеми сотрудниками по кнопке «Заполнить» или выборочно по кнопке «Подбор»:

Нажмите на кнопку «Заполнить показатели» и укажите нужные значения:

Проверьте суммы и проведите документ.

Распечатайте приказ об индексации заработка:

Шаг 6. Совмещения должностей

Исправьте действующие документы «Совмещение должностей» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» или выведите «Приказы на совмещение» через настройку навигации).

В нашем примере сотруднику Мартынюк О.Е. проведено совмещение должностей с 01.01.2026 по 31.12.2026. Индексация заработка проведена 01.06.2026.

Исправить документ можно двумя способами:

1. Исправить дату окончания совмещения
2. Отменить совмещение

Способ №1:

Зайдите в документ и нажмите на кнопку «Исправить». Укажите дату окончания совмещения на день раньше проведённой индексации. В нашем случае это 31.05.2026:

Способ №2:

Создайте документ «Отмена совмещения» и заполните необходимые поля:

Создайте новый приказ о совмещении для сотрудника со дня проведения индексации:

Проверьте суммы и проведите документ.

Шаг 7. Исправление документов, проведённых после даты проведения индексации

Проверьте, не проведены ли в программе документы, влияющие на расчет зарплаты сотрудников, после даты проведения индексации. Например, «Прием на работу», «Увольнение», «Кадровый перевод», «Совмещение должностей», «Изменение оплаты труда» и другие.

Если такие документы есть — исправьте их.

Порядок индексации среднего заработка

С помощью кадровых документов «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», «Назначение планового начисления» осуществляется индивидуальное повышение зарплаты сотрудников, а не индексация. Однако в этих документах есть флажок «Учитывать при индексации заработка», где рассчитывается коэффициент индексации. При этом коэффициент повышения учитывается при расчёте среднего заработка только в случае, если в расчётном периоде у сотрудника была также официальная индексация, которая регистрируется документом «Изменение плановых начислений».

Согласно Положению о расчете среднего заработка (постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540):

«Если повышение произошло в расчетный период, - выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.»

Пример: Индексация зарплаты в организации прошла 01.06.2026. Сотруднице оформлен отпуск в конце июня на период 06.07.2026-19.07.2026.

В печатной форме расчёта среднего заработка видно, что коэффициент индексации в данном случае применён к начислениям ДО июня:

Неиндексируемые начисления отражаются в отдельных строках расчета среднего заработка:

«Если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, - повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.»

Пример: Индексация зарплаты в организации прошла 01.06.2026. Сотруднице оформлен отпуск на период 08.06.2026-22.06.2026.

Повышение произошло после расчётного периода, но до даты отпуска, поэтому повышается вся рассчитанная сумма заработка:

Ср.заработок * К-во дней отпуска * К-т индексации = 1 273,09 * 14 * 1,095 = 19 516,47

Коэффициент индексации в данном случае можно увидеть на вкладке «Начислено (подробно)»:

В печатной форме «Подробный расчет начислений» виден коэффициент индексации отдельно от табличной части с расчётом среднего заработка:

«Если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания указанного периода.

Пример: Сотрудник находился в отпуске с 25.05.2026 по 07.06.2026. 01.06.2026 в организации провели индексацию заработной платы.

В таком случае необходимо исправить документ для перерасчёта суммы отпуска, в связи с проведённой индексацией. В документе-исправлении на вкладке «Начислено (подробно)» коэффициент индексации применяется на период отсутствия сотрудника с момента повышения заработка:

В печатной форме «Подробный расчет начислений» также будет видна часть рассчитанных отпускных с учётом коэффициента индексации:

Проведение индексации — обязательная, но трудоёмкая процедура. Использование 1С:ЗУП позволяет автоматизировать этот процесс, минимизируя риск ошибок и претензий со стороны проверяющих органов и сотрудников. Следование данной пошаговой инструкции поможет вам не только выполнить эту обязанность без ошибок и штрафов, но и значительно сэкономит рабочее время, превратив сложный ручной труд в быструю и контролируемую операцию.