Как составить график отпусков

Для начала давайте разберемся, всем ли нужно утверждать график отпусков?

Ответ: да! Обязанность всех работодателей[1] составлять график отпусков следует из статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Отказаться от графика отпусков вправе только организации или ИП, которые относятся к микропредприятиям и заключают с работниками трудовые договоры по типовой форме (статья 309.2 ТК РФ, постановление Правительства от 27.08.2016 № 858). В такой ситуации они оформляют соглашение о предоставлении отпуска.

Утвердить график отпусков на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего, т.е. до 17 декабря. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Например, график отпусков на 2022 год нужно утвердить до 17 декабря 2021.

Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, необязательно. В год создания организации Работники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, который дает право на отпуск.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для работодателей. Он позволяет сохранить непрерывность производственных процессов (т.к. вы заранее можете обеспечить распределение обязанностей, уходящего во отпуск работников), а работники могут планировать свое время отдыха.

Чем качественнее вы составите график отпусков, тем меньше в следующем году возникнет конфликтов, паники и неприятных моментов по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ИТАК, НАЧНЕМ СОСТАВЛЯТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ!

ШАГ 1. Определяем, кого нужно и не нужно включать в график отпусков

В график отпусков нужно включать всех, кто состоит в трудовых отношениях при его утверждении. В том числе:

• работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также работников, которые находятся на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты (т.к. они могут появиться на работе в любое время);

• внешних и внутренних совместителей также включите в график[2];

• тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора[3];

• и даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже находится в отпуске с последующим увольнением.

ШАГ 2. Сколько дней отпуска нужно планировать в графике отпусков

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника составляет 28 календарных дней за каждый рабочий год (часть 1 статьи 115 ТК РФ). 

Но есть работники, которые отдыхают больше. Например, инвалиды – 30 дней, а педагоги в зависимости от должности – 42 или 56. Также работникам предоставляют дополнительные отпуска за работу в особых условиях. Например, в районах Крайнего Севера дополнительно отдыхают 24 дня.

В графике отпусков нужно планировать все полагающиеся работнику дни ежегодного основного и дополнительного отпуска.

ШАГ 3. Собираем пожелания работников по датам отпусков

В общем случае учитывать мнение работников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан[4]. Исключение составляют отдельные категории работников. Перечень таких работников смотрите в шпаргалке в конце статьи.

Рекомендуем вам до утверждения графика отпусков оформлять пожелания таких работников в письменном виде, например, в заявлении. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с работниками в отпускной период. А также вы защитите себя при проверке и сможете доказать, что учли пожелания этих работников при составлении графика отпусков

При этом, если после утверждения графика отпусков, работники, которые имеют право на отпуск в любое время, захотят уйти в отпуск в другое время, работодатель будет обязан предоставить отпуск в даты, которые они указали в заявлении на отпуск.

ШАГ 4. Составляем проект графика отпусков

После того, как соберете у работников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков.

Вы можете оформить график как по унифицированной форме[5], так и по форме, которую разработали самостоятельно.

Часто при проверках ГИТ возникают споры о том, что является основанием для переноса отпуска, которое нужно указывать в графе 8 унифицированной формы №Т-7 (или это заявление, или это приказ, или это статья ТК РФ и т.п.). Чтобы избежать споров и штрафов, можно утвердить свою форму графика отпусков, которая будет состоять, например, из таких данных:

В какой последовательности нужно вносить работников в график отпусков законодательством не определено. Поэтому вы вправе заполнить график отпусков в любом порядке: в алфавитном, в хронологическом по датам отпусков, по структурным подразделениям и т.д.

ШАГ 5. Утверждаем график отпусков

Если в компании есть профсоюз, то прежде чем утвердить график у руководителя, направьте его проект в представительный орган работников (статья 372 ТК РФ)[6]. Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Заполненный график отпусков утвердите у руководителя организации (индивидуального предпринимателя). Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график, руководитель (индивидуальный предприниматель) должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.

Если разработали форму графика отпусков сами, и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для этого издайте приказ об утверждении графика отпусков.

ШАГ 6. Знакомим работников с графиком отпусков

Нужно ли знакомить работников с графиком – вопрос спорный[7].

Есть общая норма части 2 статьи 22 ТК РФ об обязанности работодателя знакомить под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами. Роструд в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 указывает, что график отпусков – локальный нормативный акт, соответственно, работодатель обязан ознакомить работников с принимаемыми локальными нормативными актами под подпись.

Чтобы избежать споров с работниками и претензий трудовой инспекции, рекомендуем ознакомить работников с графиком отпусков под подпись.

Чтобы ознакомить работников с графиком, можно дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали самостоятельно двумя дополнительными графами. В одной из которых работники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – укажут дату ознакомления с графиком.

Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый работника укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.

Третий вариант: вести журнал ознакомления работников с графиком отпусков.

Напоминаем, что разделение отпуска на части допустимо только с согласия работника. И в случае срока и проверки, вам нужно будет доказать, что это согласие было получено от работника. Защитить себя вы можете, включив в лист (графу) ознакомления строчку «с разделением отпуска на части согласен» с подписью работника. Например, так:

Если работник откажется ставить подпись, что ознакомлен с графиком отпусков, составьте акт. Но помните, что подпись работника и дата ознакомления не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.

За отказ исполнять график отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, а работника к дисциплинарной[8].

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Вопрос 1

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Да, можно. Однако потом придется дополнительно согласовывать с работником конкретную дату начала отпуска.

Независимо от того, известна точная дата отпуска или только месяц предполагаемого отдыха, работника необходимо известить под подпись о времени начала отпуска. Сделать это нужно не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК). Если известен только месяц, когда работник уйдет в отпуск, то работодателю придется предупредить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до начала этого месяца.

Таким образом, можно указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска. Однако на практике это неудобно, так как потом нужно дополнительно согласовать с работником конкретную дату отпуска.

Еще один аргумент в пользу указания конкретной даты - это то, что в соответствии с правилами делопроизводства реквизит «дата» включает в себя число, месяц и год.

Вопрос 2

Вправе ли работодатель запретить работникам идти в отпуск в определенные месяцы или иные периоды года из-за особенностей технологического процесса и специфики деятельности организации?

Да, вправе, если отпуск работника может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации. При этом отпуск работника необходимо перенести.

Если есть причины, по которым в определенный период года невозможно предоставить сотрудникам отпуск, то работодатель вправе не планировать им отпуска в этом периоде. Например, если отпуск может неблагоприятно отразиться на ходе работы организации.

Однако отпуск отдельных категорий работников переносить запрещено (см. шпаргалку).

Вопрос 3

Может ли организация отказать работникам в предоставлении отпуска, если дата его начала выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?

Нет, не может, если отпуск предоставляют по графику, и он не влияет неблагоприятно на работу организации.

Вопрос 4

Как в графике отпусков указать должность работника, если он временно замещает другую должность?

Если работник временно замещает другого работника, то в графике отпусков указывайте его основную должность. 

Если работнику оформили временное замещение, то есть дополнительную работу за основного работника временный заместитель выполняет наряду с основной, то в документах он указывает свою основную должность. 

Вопрос 5

Как в графике отпусков указать должность работника, если он временно переведен на другую должность?

Если работника временно перевели на другую должность, то необходимо указать временную должность.

Когда работника временно переводят на другую работу, то меняется его должность, которая была в трудовом договоре (статья 72.2 ТК РФ). Поэтому в период временного перевода работник не имеет никакого отношения к своей прежней должности, за исключением гарантии обратного перевода по окончании срока перевода. Поэтому если на момент составления графика отпусков работник временно занимает другую должность, то именно эту должность нужно отражать в графике отпусков.

Вопрос 6

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Работодатель вправе сам решить указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы или нет. Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на текущий год или предоставить по соглашению между работником и работодателем и не включать текущий график.

Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на текущий год или предоставить по соглашению между работником и работодателем и не включать текущий график. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 01.03.2007 № 473-6-0.

Шпаргалка

Категории работников, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время

[1] Работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (статья 20 ТК РФ).

[2] Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.

[3] См. письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395

[4] См. письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854

[5] Унифицированная форма графика отпусков № Т-7, утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена

[6] Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников (статья 372 ТК РФ).

[7] В письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков.

[8] Например, на это указывают и суды. См., например, постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.11.2015 № 44Г-53/2015.

[9] Льгота действует с 20 марта 2021 года.                                                                                           

[10] Гарантия распространяется также на граждан, эвакуированных из зоны отчуждения и переселенных из зоны отселения, и иных лиц, которые подверглись воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и прочих работ, которые связаны с любыми видами ядерных установок

[11] Гарантия распространяется на работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях. Минимальная продолжительность отпуска – 14 дней. Если детей несколько, отпуск для этих целей предоставляют один раз на каждого ребенка