Как сократить расходы на почтовые отправления?

Почти все организации сталкивались с необходимостью отправлять или получать документы Почтой России, что обычно является одной из серьезных статей расхода. Даже незначительная экономия в цену одного письма (30 рублей), при отправке примерно 500 писем, поможет снизить затраты и позволить направить свободные деньги в развитие бизнеса.

Франчайзинговая сеть «ИнфоСофт» в месяц в среднем отправляла порядка 900-1000 почтовых писем и тратила ~40 000 рублей. Была поставлена задача на сокращение данной статьи расхода и принято решение о подключении клиентам ЭДО.

Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен документами через оператора ЭДО с наличием сертификата.

Процесс работы и обмена электронными документами очень похож на общение по электронной почте. Одна компания отправляет документы, а другая в тот же момент получает его на своем компьютере.

Все отправленные документы визируются квалифицированной электронной подписью (КЭП), осуществляет проверку подлинности, которой и позволяет пользоваться сертифицированный оператор ЭДО. Документ, который заверяется КЭП, может быть приравнен к подписанному и завизированному печатью бумажному оригиналу.

Преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом:

• Значительное уменьшение расходов на обработку и отправку документации;

• Сокращение времени на обработку отправки документов;

• Увеличение скорости закрытия отчетных периодов;

• Исключение ошибок ручного ввода;

• Удобное хранение и поиск документов;

• Документы сразу доступны в учетной системе;

• Возможность настроить доступ, передачу и согласование документов сотрудникам внутри компании.

Благодаря ЭДО франчайзинговая сеть «ИнфоСофт» смогла сократить расходы на почтовые отправление в 2 раза, сотрудники сети стали отправлять порядка 400-500 писем в месяц. Половина отправляемых документов перетекла в настроенный электронный документооборот с клиентами.

Обращайтесь в «ИнфоСофт», и наши специалисты быстро и качественно подключат ЭДО для ускорения документооборота между вами и вашими клиентами.