Кадровый электронный документооборот — часто задаваемые вопросы

Коробко Софья Посмотреть все статьи >> Специалист по внедрению 1С франчайзинговой сети "ИнфоСофт".

01.12.2022

2370

Время прочтения - 10 мин.

Заказать консультацию

Кадровый электронный документооборот или КЭДО становится все более чаще обсуждаемой темой, интерес к введению КЭДО растет, и мы уже рассказывали вам в нашем блоге о том, что такое КЭДО и какие преимущества он дает, как начать вести КЭДО, и делали краткий обзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника, который является не только решением вопросов КЭДО от компании 1С, но и полезным инструментом для вашей ежедневной работы.

Мы собрали для вас наиболее полный перечень вопросов по кадровому электронному документообороту в целом и по сервису 1С:Кабинет сотрудника в частности, ответы на которые дают законодательство, эксперты и сами разработчики сервиса от 1С.

Вопросы о КЭДО

На сегодняшний день решение о переходе на электронный кадровый документооборот остается за работодателем. Но говорят, что Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году. Насколько это реально?
Законодательно не обозначена дата тотального перехода на КЭДО, однако Минтруд потратил достаточно усилий для создания портала «Работа в России». Уже на сегодняшний день есть тенденции для выполнения функций контроля со стороны регулятора. Обязательность кадрового ЭДО неизбежна, и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.

Что нужно, чтобы подготовиться к переходу на КЭДО? На что следует обратить внимание в первую очередь?
Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.

Если мы введем в нашей организации КЭДО, то сможем абсолютно все кадровые документы перевести в электронный формат?
Нет, КЭДО нельзя применять при оформлении:

трудовых книжек;
сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).

Это документы исключаются согласно ч.3 ст. 22.1 ТК РФ. Формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников хоть и существуют изначально в «электронном» формате, на них не распространяются положения ст. 22.1 ТК РФ.

Необходим ли КЭДО маленькой фирме, численность которой 20-25 сотрудников?
Пока законодатель не ставит КЭДО в статус обязательного введения, то вы можете сами принимать решение по этому вопросу. Целесообразность этого решения вы должны оценить самостоятельно, взглянув на те положительные изменения для организации, которые введение КЭДО привнесет. Ознакомиться с достоинствами кадрового электронного документооборота можно в нашей статье по ссылке.

Какими документами оформлять согласие сотрудника на участие в кадровом ЭДО?
Для начала следует уведомить работников о введение КЭДО в сроки, которые устанавливает сам работодатель, планируя мероприятия по вводу кадрового ЭДО.
Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно работникам, направить работникам по электронной почте либо по почте заказным письмом.
В уведомлении должна содержаться информация:

о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;
о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.

И далее уже для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников.Конкретного способа для оформления согласия на переход на КЭДО (отказа от перехода) законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ например, на бумажном документе, работник может выразить одним из следующих способов:

в виде отметки о согласии или отказе с подписью работника на уведомлении о введении КЭДО;
в виде заявления работника, составленного в свободной форме.

Сотрудник дал согласие на переход на КЭДО, а теперь хочет отказаться. Как отозвать его согласие?

Никак, отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством.

Для ведения кадровых документов в электронном виде нужны электронные подписи для работников. Но их несколько видов, так какие нужны? Кто несет расходы по ее оформлению?

Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП, — важно понимать, что требования к типу подписи зависит от используемой информационной системы для ведения КЭДО и от видов подписываемых документов.
Если у работника нет электронной подписи, расходы по ее получению и использованию несет работодатель. Если у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он может использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Как уведомлять соискателей о ведении кадрового электронного документооборота?
Лицо, которое принимается на работу (соискателя), необходимо уведомить о применении работодателем КЭДО. Уведомить соискателей можно в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено.
Если у соискателя имеется трудовой стаж по состоянию на 31.12.2021, то при приеме на работу к работодателю, который применяет КЭДО либо принял решение о его введении, соискатель вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не требуется получать от соискателей, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении таких соискателей КЭДО вводится по умолчанию, если работодатель его применяет.

Каким образом подтвердить подпись работника при возникновении трудового спора?

Необходимо будет трудовой инспекции или суду предъявить два документа:

Электронный документ, который можно скачать архивом с подписью (любая информационная система, обеспечивающая ведение КЭДО, должна такую возможность иметь);
Согласие сотрудника на ведение КЭДО.

Это делает подпись работника подлинной и законной в правовом поле вне информационной системы, в которой мы ведем КЭДО.

Подпишитесь на дайджест!

Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Вопросы о сервисе 1С:Кабинет сотрудника

Какие конкурентные преимущества 1С:Кабинет сотрудника по сравнению с другими системами КЭДО?
Сервис доступен от вендора, по сути поставляется с программой «из коробки». Вам не нужно что-то отдельно устанавливать и осуществлять интеграцию/обмен с 1С, сервис уже разрабатывался на основе нашей информационной системы и ее особенностей. Помимо реализации КЭДО, сервис 1С:Кабинет сотрудника заодно дает возможность иметь личный кабинет в 1С, который содержит всю нужную информацию о работе сотрудника.

Как осуществляется техническая поддержка сервиса 1С:Кабинет сотрудника?
Техническая поддержка обеспечивается линией консультаций фирмы 1С. Обращения на линию консультаций 1С принимаются от пользователей с правами администратора сервиса. Контакты линии консультаций указаны в программе 1С в форме подключения сервиса.

Безопасно ли использовать сервис 1С:Кабинет сотрудника?
Это полностью безопасно как для сотрудника, так и для компании. Сервис 1С Кабинет сотрудника позволяет сотрудникам получать нужную информацию без прямого доступа к информационным базам 1С. При настройке сервиса компанией выбираются те данные, которые будут доступны сотрудникам через приложение. А при входе в приложение сотрудником требуется обязательная авторизация. То есть даже если телефон сотрудника попадет к злоумышленникам, то они не смогут получить доступ к данным из сервиса.

Кто будет иметь доступ к хранилищу документов?
Администратор сервиса 1С:Кабинет сотрудника.

Где хранятся данные в сервисе 1С:Кабинет сотрудника? Как соблюдается закон о защите персональных данных?
Данные хранятся на серверах, которые находятся в управлении фирмы «1С», являющейся администратором сервиса.
Сервера находятся в надежном и охраняемом дата-центре на территории Российской Федерации. Дата-центр имеет все необходимые сертификаты, а также лицензии и аттестаты ФСТЭК, и гарантирует соблюдение закона о защите персональных данных.
Для передачи данных по Интернету между информационной системой предприятия и сервисом используется защищенный протокол https, предусматривающий шифрование данных.

Можно ли локально, на своих серверах, разместить сервис 1С:Кабинет сотрудника?
Да, такая возможность имеется.

Есть ли возможность правки 1С:Кабинет сотрудника в конфигураторе под нужды предприятия?
Доработка сервиса возможна. Потребуется доступ к среде разработки на технологии 1С:Предприятие.Элемент. Сейчас такой доступ возможен только в рамках пилотного проекта.

В каких программах 1С работает сервис 1С:Кабинет сотрудника?
В настоящий момент сервис встроен в самые популярные программы 1С для учета заработной платы и кадрового учета:

1С:Бухгалтерия 8 редакция 3 (версии базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакция 3 (версии базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 редакция 3 (версии базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:ERP Управление предприятием 2;
1С:Комплексная автоматизация 2.

В сервисе 1cfresh.com в приложении 1С:Зарплата и управление персоналом 8 сервис также доступен. Фирма 1С планирует расширение количества программ 1С, которые будут поддерживать работу с сервисом.

У сервиса 1С:Кабинет сотрудника есть тарифы подключения до 50, 100, 200 сотрудников и так далее. Если у нас в организации 140 человек, то придется приобретать вариант «до 200 сотрудников»?
При наличии нескольких действующих лицензий сервиса 1С Кабинет сотрудника количество доступных кабинетов суммируются. То есть если нужен доступ к 140 кабинетам сотрудника, то можно купить две лицензии «1С:Кабинет сотрудника на 100 личных кабинетов» и «1С:Кабинет сотрудника на 50 личных кабинетов» на нужный период действия.

Если перестать оплачивать сервис 1С:Кабинет сотрудника, то что будет с данными в личных кабинетах сотрудников?
Данные о личных кабинетах сотрудников при своевременном продлении доступа к сервису хранятся неограниченный период времени. Если абонент прервет использование сервиса более, чем на 2 месяца, то данные о личных кабинетах из сервиса будут удалены. Восстановить их в сервисе можно будет с помощью повторной загрузки из программы 1С.

Как можно отключить сотрудников в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, чтобы они не использовали купленные лицензии?
Если по каким-то причинам в сервисе 1С:Кабинет сотрудника требуется отключить доступ сотрудника к его кабинету, это может сделать сотрудник, который в сервисе имеет полные права (права администратора абонента).
Такими правами обладает ответственный за подключение, а также те сотрудники, которым такие права предоставил ответственный за подключение. В сервисе в разделе «Администрирование» в меню «Выполнить» доступны два варианта: «Временно отключить доступ к кабинетам» и «Удалить кабинеты».
Необходимо учитывать, что ни один из этих вариантов не предполагает удаления всех данных, которые были опубликованы в сервисе по сотруднику.

Если сотруднику временно отключить доступ к кабинетам в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, он будет использовать купленные лицензии?
При временном отключении доступа сотрудник будет отображаться с иконкой в виде темно-серенького человечка. При временном отключении доступа учетная запись этого сотрудника в сервисе 1С:Кабинет сотрудника не удаляется. Если сотрудник попытается войти в кабинет, он увидит сообщение о временном отключении доступа работодателем.
Чтобы восстановить доступ такого сотрудника к его кабинету, необходимо отметить его флажком и нажать «Выполнить» — «Вернуть доступ к кабинетам». После возврата доступа сотруднику не нужно будет вводить шестизначный ключ активации (при использовании мобильного приложения), получать и вводить код подтверждения, устанавливать новый пароль.
Такой вариант рекомендуется использовать, если произошло превышение количества созданных кабинетов по сравнению с количеством оплаченных кабинетов, а доступ планируется вернуть после оплаты недостающего количества кабинетов. Кабинеты сотрудников, которым временно отключен доступ, не учитываются при контроле оплаты.

Зачем нужна опция «Удалить кабинеты» в сервисе 1С:Кабинет сотрудника и чем она отличается от «Временно отключить доступ к кабинетам»?
После удаления кабинета сотрудник будет отображаться в сервисе 1С:Кабинет сотрудника с иконкой в виде светло-серенького человечка, т.е. так, как если бы ему не создавался кабинет. При удалении кабинета происходит удаление учетной записи сотрудника. Если сотрудник попытается войти в кабинет, он увидит сообщение, что такой логин неизвестен. Чтобы восстановить доступ такого сотрудника к его кабинету, необходимо отметить его флажком и нажать «Выполнить» — «Создать кабинеты». После создания кабинета сотруднику для входа в кабинет потребуется ввести шестизначный ключ активации (при использовании мобильного приложения), получить и ввести код подтверждения, установить новый пароль. Такой вариант рекомендуется использовать, если по каким-то причинам необходимо исправить данные учетной записи, а также в том случае, когда планируется, что кабинет сотруднику более не потребуется, например, при увольнении. Удаленные кабинеты также не учитываются при контроле оплаты.

Если приобрести лицензий только для тех сотрудников, кто использует сервис, сервис автоматически поймет, что лицензии относятся только к тем сотрудникам, кто использует сервис?
При контроле оплаты в сервисе 1С:Кабинет сотрудника проверяется соответствие количества купленных лицензий количеству созданных кабинетов. При этом не имеет никакого значения, пользуется ли сотрудник своим кабинетом фактически или нет. Если для него создан кабинет, то для него нужна одна лицензия.

Есть ситуация: в сервисе 1С:Кабинет сотрудника на портале 1С публикуются данные 145 сотрудников, а у администратора организации на сайте портала 1С указано, что публикуются данные 155 сотрудников. Чем может быть обусловлено расхождение данных о личных кабинетах?
Это может быть связано с тем, что в сервисе 1С:Кабинет сотрудника публикуются кабинеты уволенных сотрудников. Если их не отключить или не удалить, то кабинеты будут учитываться при контроле оплаты.

Количество кабинетов в сервисе равно количеству физических лиц организации или сотрудников (основное место + внутреннее совместительство)? Они расходуют лицензии 1С?
Количество кабинетов равно количеству приобретенных доступов. Один сотрудник — один доступ, даже если он является совместителем.
Лицензии программ 1С не расходуются.

Личный кабинет сотруднику должен обеспечить работодатель? А электронные подписи?
Да, должен обеспечить работодатель. В сервисе 1С:Кабинет сотрудника предлагается использовать бесплатные усиленные, но неквалифицированные подписи, юридическую значимость УНЭП получают через заключение дополнительного соглашения об их применении с сотрудником.
Для сотрудников отдела кадров, которые имеют право подписи, потребуется усиленная квалифицированная подпись.

Обязательно ли брать подпись работника под расчетным листом? Как это реализовано в сервисе?
Да, обязательно и это закреплено в Трудовом Кодексе. В сервисе 1С:Кабинет сотрудника через механизм отметки об ознакомлении мы получаем такую подпись автоматически. Те сотрудники, кого вы продолжите вести в «бумажном» формате, должны подписывать бумаги об ознакомлении с расчетным листком в порядке, предусмотренном законодательством.

Какие документы обязательны к хранению в бумажном виде при кадровом электронном документообороте?
Если мы говорим о документах, которые были созданы в электронном виде и подписаны электронной подписью, то эти документы считаются оригиналом. Распечатывать их и хранить в бумажном виде не обязательно.

Есть ли возможность подписывать через личный кабинет печатные формы документов, разработанные предприятием (вместо стандартной формы)?
Такая возможность есть, в том числе для трудового договора.

Планируется ли в личном кабинете сотрудника передача произвольных файлов, подписанных электронной подписью?
Да, планируется, такая возможность находится в стадии разработки и скоро появится в сервисе.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Рассказать друзьям