Кабинет сотрудника: КЭДО в 1С легко и удобно

Развитие информационного общества в нынешних российских реалиях не стоит на месте. Важным шагом стало развитие электронного кадрового документооборота (КЭДО).

22 ноября 2021 был подписал закон 377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», который разрешает вести в электронном виде почти все кадровые документы, за редким исключением.

Кадровый ЭДО (КЭДО) — создание, подписание, использование и хранение кадровой документации в электронном формате без создания их аналогов в бумажном виде (ч. 1 ст. 22.1 ТК).

Мировая пандемия также внесла коррективы в рабочий процесс многих компаний. Так, переход на удаленную работу и гибридные графики стали не вынужденной мерой, a способом эффективной организации труда. То есть все чаще требуется решать кадровые вопросы без посещения отдела кадров.

Все более актуальны вопросы перехода КЭДО для каждого работодателя, его обязательности, целесообразности и о том, как его внедрить.

Эти вопросы освещала в своей статье моя коллега.

Организация вправе сама выбирать систему КЭДО, в которой будет вести кадровый документооборот. Многие системы кадрового электронного документооборота простые и интуитивно понятные. Расходы по внедрению и ведению КЭДО несет работодатель, для сотрудников использование системы бесплатно.

В моей статье речь пойдет о системе КЭДО от 1С: Кабинет сотрудника.

1С: Кабинет сотрудника – простой и удобный сервис, предназначенный для упрощения взаимодействия сотрудников организации с бухгалтерией и отделом кадров. Сервис уже интегрирован в программы 1С и позволяет отказаться от бумажного документооборота внутри организации и перейти на кадровый электронный документооборот.

Можно работать и через браузер компьютера, и через мобильное устройство – телефон или планшет.

Выбирая сервис 1С-Кабинет сотрудника, вы:

• Соблюдаете нормы законодательства - ст. 136 ТК РФ об обязательной выдаче расчетных листков;

• Получаете быстрый процесс кадровый документооборот, не зависимо от того в какой точке мира находится сотрудник;

• Экономите время при взаимодействии сотрудника и бухгалтера;

• Улучшаете условия труда и повышаете лояльность сотрудников.

Сотрудники в своем личном кабинете могут:

• Получать и подтверждать данные о зарплате, документы подписываются неквалифицированной электронной подписью;

• Подать заявление на отпуск и видеть количество отпускных накопленных дней;

• Отправить заявление об отсутствие в связи с опозданием, болезнью, командировкой и др;

• Сделать заявку на изменение личных данных при смене фамилии, семейном положении и т.д.;

• Запрашивать различные справки: справка с места работы, справка о доходах и суммах налога физического лица 2-НДФЛ, справка для визы, дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом.

В 1С: Кабинет сотрудника бухгалтер может:

• Передавать расчетные листки сотрудникам в любое время, без необходимости распечатки. Прямо в приложении придет подтверждение о получении;

• Подписывать документы квалифицированной электронной подписью со стороны работодателя;

• Принимать заявки от сотрудников на выдачу справок, оформление отпусков сразу в программе 1С, без необходимости подписания дополнительных бумаг;

• Утверждать изменения, внесенные сотрудником при смене документов, фамилии прямо в программе 1С.

Сервис 1С: Кабинет сотрудника доступен в следующих программах:

• 1С: Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), редакция 3.0 с версии 3.0.96.30;

• 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;

• 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;

• 1С: ERP Управление предприятием 2 с версии 2.4.13.46;

• 1С: ERP. Управление холдингом;

• 1С: Комплексная автоматизация 2 с версии 2.4.13.46;

• 1cfresh.com и gos.1cfresh.com (1С: ЗКГУ).

Программа должна быть на официальной поддержке, a для работы необходим доступ в интернет.

Бухгалтеру или кадровику для подписания документов в программе 1С необходима квалифицированная электронная подпись (подойдет ЭЦП, которую используете для сдачи отчетности).

Сотрудник при работе c сервисом использует неквалифицированную электронную подпись - пароль, который он задает самостоятельно для подтверждения личности пользователя и позволяет обнаружить внесение изменений в документ после его подписания. Неквалифицированная электронная подпись действует 2 года.

Сервис 1С: Кабинет сотрудника платный, цена зависит от количества приобретаемых кабинетов – то есть доступов для сотрудников и срока, на который приобретается доступ.

При оформлении нескольких тарифов 1С: Кабинет сотрудника, доступы к кабинетам, которые входят в эти тарифы, суммируются.  Например, если в организации 270 сотрудников, можно приобрести доступ на две лицензии «До 200 сотрудников» и «До 100 сотрудников», в итоге получив необходимо количество.

Хотите попробовать? Специалисты «ИнфоСофт» c удовольствием расскажут о сервисе и помогут подключить бесплатный тестовый период на 45 дней. При первичной настройке тестовый период подключается автоматически, a количество личных кабинетов неограниченно.

Сведите бумажные справки, переписки в почте и телефонные переговоры к минимуму к минимуму, экономьте свое время и время ваших коллег.