Изменения во внутреннем ЭДО с 2024 года

С 1 января 2023 года все учреждения обязаны применять электронные формы первичных документов, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н. Многие уже используют электронный обмен документами внутри организации, другие ещё только в процессе перехода. В ходе внедрения электронного документооборота у пользователей появляются вопросы о том, как правильно организовать этот процесс. Кроме того, необходимо отслеживать изменения в законодательстве в части внутреннего ЭДО.

В данной статье рассмотрим изменения во внутреннем ЭДО, действующие с 2024 года. Ознакомимся с изменениями Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», также кратко рассмотрим методические рекомендации Минфина РФ от 31 августа 2023 года по реализации электронного документооборота.

Государственные (муниципальные) учреждения применяют Приказ №61н с 1 января 2023 года либо ранее, если это предусмотрено учетной политикой учреждения. В приказ №61н вносились изменения:

• приказом Минфина России от 30.09.2021 №142н – применяется при ведении бухгалтерского учета учреждений с 01.01.2023 либо ранее в случаях, предусмотренных учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета);

• приказом Минфина России от 28.06.2022 №100н – применяется при ведении бухгалтерского учета учреждений с 01.01.2024 либо ранее в случаях, предусмотренных учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета);

• приказом Минфина России от 07.11.2022 №157н – применяется при ведении бухгалтерского учета учреждений с 01.01.2024 либо ранее в случаях, предусмотренных учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета);

• приказом Минфина России от 30.10.2023 №174н – применяется при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета учреждений с 1 января 2025 года.

Таким образом, с 01.01.2024 обязательным к применению является Приказ №61Н в ред. Приказа №157Н.

 

СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»

С 2024 года в СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» приказом Минфина России от 13 сентября 2023 г. № 144н, внесены изменения, касающиеся организационных вопросов применения электронного документооборота. Стандарт дополнен приложением №2 «Общие требования к графику документооборота и правилам документооборота».

П. 15 Стандарта дополнен требованиями о том, что организация ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета осуществляется руководителем субъекта учета. Таким образом, новая редакция Стандарта снимает с бухгалтерской службы ответственность за организационную составляющую учетных процессов в учреждении. В том числе, сохраняется и тенденция снятия ответственности за формирование первичных документов с бухгалтерской службы.

Организация документооборота по-прежнему должна быть одной из частей учетной политики учреждения. В то же время внедрение электронного документооборота требует унификации как самих процедур формирования и обмена документами, так и единого подхода к формированию документов учетной политики в этой части. В связи с этим в Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденный приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н, приказом Минфина России от 13 сентября 2023 г. № 144н было включено Приложение № 2 «Общие требования к графику документооборота и правилам документооборота».

Основные положения, изложенные в приложении стандарта №2 «Общие требования к графику документооборота и правилам документооборота»:

I. Общие положения

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронных документов, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в соответствии с законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Организация документооборота в бухгалтерском учете осуществляется руководителем субъекта учета и (или) руководителем централизованной бухгалтерии согласно утвержденному в рамках учетной политики графику документооборота и правилам документооборота, предусматривающим обязанность ответственных за оформление совершаемых фактов хозяйственной жизни лиц составлять первичные (сводные) учетные документы, порядок, технологию и сроки составления, передачи (предоставления) первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете, а также порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в сроки, предусмотренные графиком документооборота, для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы.

II. Требования к графику документооборота

График документооборота утверждается руководителем субъекта учета (в том числе в случае, если ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности передано иному учреждению (централизованной бухгалтерии)):

- в целях обеспечения документооборота в бухгалтерском учете;

- недопущения нарушений, связанных с ведением бухгалтерского учета;

- в целях составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете и (или) в бухгалтерской (финансовой) отчетности информации в денежном выражении:

• о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств;

• об операциях, изменяющих указанные активы и обязательства;

• а также иной информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

График документооборота формируется по каждому документу, представляемому для целей ведения бухгалтерского учета, составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

III. Требования к правилам документооборота

• Применение унифицированных форм документов, единых регламентов их составления, представления и обработки.

• Использование единых справочников (баз данных, классификаторов, перечней) данных, отражаемых в первичных учетных документах в составе обязательных реквизитов, или порядок составления первичных учетных документов с использованием справочников, применяемых при ведении бухгалтерского учета для обобщения и систематизации данных об объектах бухгалтерского учета и изменяющих операций.

• Обеспечение однократности ввода информации при формировании документов и исключение дублирования процедур сбора информации.

• Обеспечение соблюдения требований законодательства Российской Федерации о защите персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну и иную информацию, охраняемую законом.

• Применение унифицированных форм документов, единых регламентов их составления, представления и обработки.

• Использование единых справочников (баз данных, классификаторов, перечней) данных, отражаемых в первичных учетных документах в составе обязательных реквизитов, или порядок составления первичных учетных документов с использованием справочников, применяемых при ведении бухгалтерского учета для обобщения и систематизации данных об объектах бухгалтерского учета и изменяющих операций.

• Обеспечение однократности ввода информации при формировании документов и исключение дублирования процедур сбора информации.

• Обеспечение соблюдения требований законодательства Российской Федерации о защите персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну и иную информацию, охраняемую законом.

• Обеспечение разграничения ответственности между лицами, ответственными за оформление совершаемых фактов хозяйственной жизни, составление и (или) представление документов бухгалтерского учета и лицами, на которых возложены полномочия по ведению бухгалтерского учета и (или) составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

• Обязанность ответственных за оформление совершаемых фактов хозяйственной жизни лиц составлять первичные (сводные) учетные документы, порядок, технологию и сроки составления, передачи (предоставления) первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете.

• Порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни в целях обеспечения предоставления для отражения в бухгалтерском учете достоверной информации.

• Иные положения, обеспечивающие реализацию целей, предусмотренных п. 5 настоящих общих требований.

• Неотъемлемой частью Правил документооборота является Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаемый руководителем субъекта учета.

IV. Особенности формирования регистров бухгалтерского учета

• Формирование регистров бухгалтерского учета на иностранном языке не допускается. Если необходимо предоставление данных регистров бухгалтерского учета на иностранном языке, это может быть предусмотрено Правилами документооборота, но только при условии включения в состав документов бухгалтерского учета документа, содержащего построчный перевод на русском языке представленной информации, или информации о представлении соответствующих данных на иностранном языке.

• Составление регистров бухгалтерского учета (реквизитов, формирование которых предусмотрено в денежном выражении) допускается только в валюте РФ (рубль) независимо от валюты факта хозяйственной жизни.

• Информация о величине денежного измерения объекта бухгалтерского учета, стоимость которого выражена в иностранной валюте или в драгоценных металлах, а также об операциях об изменении такой величины (увеличении, уменьшении) записывается в регистрах бухгалтерского учета одновременно в рублях (рублевом эквиваленте) и в иностранной валюте (драгоценных металлах).

Изменения, внесенные в СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», применяются с 2024 года по мере организационной и технологической готовности, но не позднее 1 июля 2024 года.

 

Методические рекомендации

31 августа 2023 года Минфин выпустил системное письмо № 02-06-07/83273 «Методические рекомендации по реализации электронного документооборота, сформированные по итогам «пилотного» внедрения». В Методических рекомендациях рассмотрены особенности заполнения (с примерами заполнения) следующих форм:

• «Карточка капитальных вложений» (ф.0509211);

• «Инвентарная карточка учета нефинансовых активов» (ф.0509215);

• регистр бухгалтерского учета «Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов» (ф. 0509216);

• «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» (ф. 0510440);

• «Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону» (ф. 0510458).

Кратко рассмотрим содержание этого письма и применение форм в БГУ 2.0.

 

«Карточка капитальных вложений» (ф.0509211)

Карточка капитальных вложений (ф. 0509211) обязательна к применению с 01 января 2024. Данная карточка применяется для вложений в ОС, НМА, НПА, в том числе в объекты концессионного соглашения, МЗ со сроком эксплуатации, МЗ, изготовленные хозяйственным способом (собственными силами), права пользования НМА, биологические активы. Карточка (ф. 0509211) открывается датой формирования вложений или датой принятия к учету объекта капитальных вложений, поступившего в результате безвозмездной передачи, на основании первичных документов, формирующих капвложения (акт приема-передачи нефинансовых активов (ф. 0510448), Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452), Товарная накладная, Акт выполненных работ). Закрывается датой прекращения признания в учете капвложений, но не ранее даты гос. регистрации права собственности на объект НФА (если в соответствии с законодательством требуется такая регистрация), либо датой обособления (разукомплектации) объектов капвложений. На обособленные (разукомплектованные) объекты капитальных вложений открываются новые Карточки (ф. 0509211). После закрытия Карточки (ф. 0509211) внесение в нее изменений и дополнительной информации не допускается.

 

Особенности заполнения Карточки (ф.0509211):

Раздел 1 «Сведения об объекте (группе объектов) капитальных вложений» заполняется на основании: данных из документа основания, данных бухгалтерского учета на дату формирования Карточки; по результатам инвентаризации (при отсутствии не заполняются). Дата завершения формирования вложений соответствует дате решения Комиссии о признании объекта нефинансовым активом («Готов к эксплуатации»).

Раздел 2 «Характеристики объекта (группы объектов) капитального вложений» заполняется данными из документа-основания для принятия к учету затрат в объекты капитальных вложений. Количество подразделов Раздела 2 устанавливается в зависимости от количества единых комплексов НФА, входящих в основной единый комплекс.

Подраздел 3.1 «Информация об операциях по формированию объекта (группы объектов) капитальных вложений» раздела 3 «Информация об операциях с объектом (группой объектов) капитальных вложений» заполняется из документа-основания для принятия к учету затрат в объекты.

Подраздел 3.2 «Информация об операциях по выбытию объектов (групп объектов) капитального вложения» заполняется из документа-основания выбытия.

Раздел 4 «Сведения о разукомплектованных (обособленных) объектах (группе объектов) капитального вложения» заполняется данными документа-основания по разукомплектации сформированного объекта капитальных вложений (раздел 4 Решения (ф. 0510441).

В БГУ 2 для хранения сведений о капитальных вложениях в объекты нефинансовых активов предназначен справочник «Карточки капвложений» в разделе «ОС, НМА, НПА».

Карточка капвложений (элемент справочника «Карточки капвложений») – это отдельная сущность, данные для которой собираются по проводкам счета 106.00 по субконто «Основные средства».

Возможность формирования движений в карточках капвложений добавлена во все учетные документы БГУ 2, формирующие движения по счетам 106.ХХ «Вложения в нефинансовые активы» с субконто «Основные средства»:

• Авансовый отчет;

• Акт списания материалов;

• Акт списания мягкого и хоз.инвентаря;

• Отражение зарплаты в учете;

• Отчет о расходах подотчетного лица;

• Передача объектов ОС, НМА, НПА;

• Передача объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны);

• Поступление ОС, НМА, НПА;

• Поступление ОС, НМА, НПА (Имущество казны);

• Поступление услуг, работ;

• Принятие к учету ОС, НМА, НПА;

• Принятие к учету ОС, НМА, НПА (Имущество казны);

• Распределение входящего НДС;

• Реконструкция, модернизация ОС, НМА, НПА;

• Реконструкция, модернизация ОС (Имущество казны);

• Решение о признании объектов нефинансовых активов;

• Решение о признании объектов нефинансовых активов (имущество казны);

• Списание объектов ОС, НМА, НПА (кроме транспорта);

• Списание транспорта;

• Таможенная декларация по импорту;

• Требование-накладная (Материальные запасы);

• Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА;

• Разукомлектация капвложений.

В перечисленных документах предусмотрен флажок «Отразить в карточке капвложений» и реквизит «Карточка капвложений» для выбора элемента справочника «Карточки капвложений», которые видны только для тех операций, которые позволяют сформировать проводки по счетам 106.ХХ «Вложения в нефинансовые активы» с субконто «Основные средства».

Рассмотрим формирование карточки капвложений на примере формирования стоимости ОС на основании нескольких договоров. Условия примера: учреждение заключило договор с «Мебельная фабрика «Проммебель»» на поставку офисного шкафа (комплект деталей для сборки) стоимостью 10 000 руб. и отдельный договор на поставку и сборку с «СтройСервис» на сумму 1 200 руб. Офисный шкаф принят к учету в качестве объекта основных средств по первоначальной стоимости, сформированной на основании нескольких договоров.

Отразим поступление комплекта деталей для сборки офисного шкафа документом «Поступление МЗ».

Спишем материалы стоимостью 10 000 руб. на себестоимость НФА документом «Требование-накладная (Материальные запасы)». На вкладке документа «Учет» поставим галку «Отразить в карточке капвложений» и создадим саму карточку. В карточке капвложений в поле «Объект вложений» указываем нужное ОС. В нашем примере это ОС «Шкаф офисный КП» с видом НФА «Капитальные вложения».

Отразим услуги по поставке и сборке стоимостью 1 200 руб. документом «Поступление услуг, работ». На вкладке документа «Бухгалтерская операция» поставим галку «Отразить в карточке капвложений» и укажем ту же карточку капвложений что и в предыдущем документе.

Примем к учету объект ОС документом «Решение о признании объектов нефинансовых активов» с видом операции «Признание объектов нефинансовых активов в связи с созданием хозяйственным способом». На вкладке документа «Стоимость вложений» в поле «Объект вложений» указываем ОС «Шкаф офисный КП» и ставим галку «Отразить в карточке капвложений» с указанием в поле «Карточка капвложений» ранее созданной карточки.

Возможен вариант использования одного элемента справочника ОС для капитальных вложений и основных средств, но рекомендуется вводить два элемента. Для заполнения данных на вкладке «Основные средства, НМА, НПА» создаем ОС с видом НФА «Основные средства». При добавлении ОС в документ сумма заполнится автоматически на основании данных вкладки документа «Стоимость вложений».

Ф.0509211 можно сформировать в Карточке капвложений (элементе справочника Карточки капвложений) и в карточке объекта ОС (элементе справочника Основные средства, НМА, НПА).

«Инвентарная карточка учета нефинансовых активов» (ф.0509215)

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.0509215) обязательна к применению всеми типами учреждений бюджетной сферы. Инвентарная карточка (ф.0509215) применяется для индивидуального учета объектов ОС стоимостью свыше 10 000 рублей, НПА и НМА, прав пользования НМА, объектов библиотечного фонда стоимостью свыше 100 000 рублей за объект. Открывается при признании (принятии к бухгалтерскому учету) объекта имущества инвентарным объектом нефинансового актива на основании Акта о приеме–передаче (ф.0510448) или Решения комиссии (ф.0510441).

Закрывается при списании объекта НФА на основании:

• Акта о приеме–передаче (ф.0510448) при безвозмездной передаче объектов НФА;

• Акта (ф.0510435) при утилизации объектов НФА;

• при реклассификации объектов нефинансовых активов в группу МЗ;

• при принятии решения о продаже объектов нефинансовых активов, признанных не активами, и определения справедливой стоимости реклассифицируемых объектов нефинансовых активов на основании Решения об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442).

Инвентарная карточка (ф.0509215) формируется ответственным исполнителем бухгалтерской службы учреждения (централизованной бухгалтерии).

 

Особенности заполнения Инвентарной карточки (ф.0509215):

Заполняется из документа-основания:

• Акт о приеме–передаче объектов НФА (ф.0510448);

• Решение комиссии о принятии к учету (ф.0510441);

• Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф.0504103) – раздел 8 «Сведения о произведенном ремонте, достройке, реконструкции, модернизации»;

• Накладная на внутреннее перемещение нефинансовых активов (ф. 0510450) – раздел 9 «Сведения о внутреннем перемещении объекта»;

• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф.0510433) – раздел 10 «Сведения о консервации (расконсервации) объекта».

• Из данных бухгалтерского учета.

Заполняется «Вручную», если информация поступает извне:

• для раздела 7 «Сведения об ограничении (обременении) объекта (части)» предусмотрен ручной ввод для сервитута земельного участка, залога имущества.

Если объект имущества принят к учету ранее срока обязательного применения Инвентарной карточки (ф. 0509215), гр.1 – 6 раздела 1, разделов 2 – 10 заполняются по данным, отраженным в учете из данных Инвентарной карточки (ф.0504031), данных бухгалтерского учета.

Если объект имущества числился на учете на 01.01.2023, принимается решение о ведении Инвентарной карточки (ф.0509215).

Если решение не принято - Инвентарная карточка (ф.0509215) не формируется до срока обязательного применения Инвентарной карточки (ф. 0509215), установленного Приказом № 61н.

Если решение принято — заполняется графа «Дата открытия карточки» равная дате принятия решения.

При первом применении для объектов, учитываемых до 01.01.2023г основанием для заполнения Инвентарной карточки (ф.0509215) являются соответствующие реквизиты Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0504031) и данные бухгалтерского учета. В качестве даты открытия Инвентарной карточки (ф.0509215) указывается дата в интервале от даты принятия субъектом учета решения, утвержденного в его учетной политике о ведении Инвентарной карточки (ф.0509215), но не позднее даты, установленной Приказом Минфина России №61н. Графа 3, графы 7 – 11 Раздела 1 на дату первого применения не заполняются.

В БГУ 2 Инвентарная карточка (ф.0509215) формируется из справочника «Основные средства, НМА, НПА» по кнопке «Печать» - «Инвентарная карточка (61н, ред. 157н)».

При необходимости можно задать отбор и сформировать сразу несколько Инвентарных карточек (ф.0509215) с помощью групповой обработки печати инвентарных карточек. «Групповая печать» находится в справочнике «Основные средства, НМА, НПА» по кнопке «Дополнительно».

Также печать инвентарных карточек предусмотрена в учетных документах:

• «Передача объектов ОС, НМА, НПА»;

• «Списание объектов ОС, НМА, НПА»;

• «Списание транспорта»;

• «Передача объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны)»;

• «Списание объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны)»;

• «Списание транспорта (Имущество казны)».

В БГУ 2 «Дата закрытия» инвентарной карточки заполняется при списании объекта учета документами:

• «Передача объектов ОС, НМА, НПА» (реквизит «Дата списания с бухгалтерского учета»);

• «Передача объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны)» (реквизит «Дата списания с бухгалтерского учета»);

• «Передача объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны)» с видом передачи «Возврат ОС, НМА, НПА, принятых на хранение (02)» (реквизит «Дата списания с бухгалтерского учета»);

• «Акт об утилизации ОС» (реквизит «Дата документа»);

• «Решение о прекращении признания активом» (реквизит «Дата документа»).

Также при условии, что объект не ставится на учет на счет 02 как не актив, а списывается окончательно с балансовых счетов:

• «Списание транспорта» (реквизит «Дата списания с бухгалтерского учета»);

• «Списание транспорта (Имущество казны)» (реквизит «Дата списания с бухгалтерского учета»);

• «Списание объектов ОС, НМА, НМА» (реквизит «Дата списания с бухгалтерского учета»);

• «Списание объектов ОС, НМА, НМА (Имущество казны)» (реквизит «Дата списания с бухгалтерского учета»);

• «Списание библиотечного фонда» (реквизит «Дата списания с бухгалтерского учета»);

• «Списание мягкого и хоз. Инвентаря» (реквизит «Дата документа»).

Таким образом, дата закрытия инвентарной карточки заполняется при списании объектов НФА с балансового учета окончательно (без постановки на счет 02 как не актив) и при списании объектов, признанных не активами, со счета 02.

Обратите внимание согласно п.3 Методических указаний в реквизите «Структурное подразделение» указывается «наименование структурного подразделения субъекта учета или учреждения, осуществляющего переданные полномочия по ведению бухгалтерского учета, в котором сформирован документ». Это значит, что «Структурное подразделение» заполняется по данным реквизита «Подразделение» сотрудника, который сформировал инвентарную карточку.

Раздел «3. Краткая индивидуальная характеристика объекта» инвентарной карточки заполняется данными, указанными в реквизитах «Дополнительные реквизиты» справочника «Основные средства, НМА, НПА», а также данные из реквизитов «Паспорта транспортных средств» и «Сведения кадастрового учета».

Согласно п. 106 Методических указаний сведения выводятся с признаком изменения «0» в графе 2 как первичное отражение признаков, характеризующих объект имущества.

 

«Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов» (ф. 0509216)

Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216) применяется для учета группы однородных объектов ОС стоимостью свыше 10 000 рублей, относящихся к движимому имуществу, прав пользования НМА, признаваемых инвентарными объектами НФА, имеющих одно и то же назначение, технические характеристики и принятых к учету единовременно по одной балансовой (остаточной) стоимости. Для объектов библиотечных фондов стоимостью до 100 000 рублей включительно открывается одна Инвентарная карточка группового учета (ф. 0509216). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Документы-основания принятия к учету:

• Решение о признании объекта нефинансовых активов (ф. 0510441);
• Акт о приеме-передаче (ф.0510448);
• Решение о безвозмездной передаче объектов нефинансовых активов, которые ранее были признаны не активами;
• Решение о реклассификации объектов нефинансовых активов, которые ранее были признаны не активами
• иные документы.

Документы основания выбытия:

• Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448) при безвозмездной передаче объектов нефинансовых активов;
• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) при признании не активом;
• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435) одновременно с Актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454) (или Актом о списании транспортных средств (ф. 0510456);
• Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442) при принятии решения о продаже объектов нефинансовых активов (реклассификации объекта в группу материальные запасы в целях продажи);
• иные документы.

Особенности заполнения Инвентарной карточки группового учета (ф. 0509216) для объектов, учитываемых в бухучете до 01.01.2023 г:

Реквизиты заголовочной части Инвентарной карточки группового учета (ф. 0509216) заполняются следующим образом:

• дата открытия карточки – от даты принятия субъектом учета решения о ведении Инвентарной карточки группового учета (ф. 0509216), но не позднее срока, установленного Приказом № 61н;

• наименование объекта (полное) – из строки «Наименование объекта (полное)» заголовочной части Инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032);

• вид объекта – из строки «Вид объекта» заголовочной части Инвентарной карточки группового учета (ф. 0504032);

• ответственное лицо – из строки «Ответственное(-ые) лицо(-а)» заголовочной части Инвентарной карточки группового учета (ф. 0504032);

• номер счета – от реквизита «Номер счета» заголовочной части Инвентарной карточки группового учета (ф. 0504032).

Основанием для заполнения реквизитов других разделов, помимо данных бухгалтерского учета, также являются данные Инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032).

Графы 5 – 7, графы 12 – 14 - наименование, дата и номер документа-основания о выбытии (списании) объекта (группы объектов) имущества соответственно, графа 15 - причина выбытия (списания) объекта (группы объектов) имущества Раздела 1 – не заполняются.

В Разделе 2 Инвентарной карточки группового учета (ф. 0509216) не заполняется графа 7 - фактический срок эксплуатации группы объектов имущества (в месяцах) до ее поступления в субъект учета, а также графа 13 - учетный номер группы объектов капитальных вложений, присвоенный группе объектов имущества при формировании капитальных вложений.

Не подлежит заполнению для объектов группы имущества, учитываемых в бухгалтерском учете до 01.01.2023 г., и Раздел 3 Инвентарной карточки группового учета (ф. 0509216).

После заполнения данных в Инвентарной карточке группового учета (ф. 0509216) по соответствующей группе имущества, учитываемого в бухгалтерском учете до 01.01.2023 г., внесение изменений в Инвентарную карточку группового учета (ф. 0504032) не допускается. Инвентарная карточка группового учета (ф. 0504032) хранится в архиве.

В БГУ 2 Инвентарная карточка (ф.0509216) формируется так же, как и Инвентарная карточка (ф.0509215) из справочника «Основные средства, НМА, НПА» по кнопке «Печать» - «Инвентарная карточка (61н, ред. 157н)».

 

«Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» (ф. 0510440)

Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) применяется для всех типов учреждений бюджетной сферы.

Формируется на основании данных соответствующей

• Инвентаризационной описи по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
• Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0509215);
• Инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216).

Формируется по объектам учета нефинансовых активов (основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, прав пользования нематериальными активами, материальных запасов), в отношении которых установлены признаки несоответствия их состояния критериям актива.

Особенности заполнения Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440):

Реквизиты раздела 3 «Заключение комиссии» Решения комиссии (ф. 0510440) заполняются с учетом следующих особенностей:

• Графа 9 заполняется вручную ответственным исполнителем. В графе 9 отражается резолюция Комиссии или инвентаризационной комиссии субъекта учета, если на нее дополнительно возложены полномочия Комиссии в части принятия решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов. Резолюция содержит информацию о причине прекращения признания активом объекта нефинансового актива (например, не используется для выполнения функций учреждения, не приносит экономических выгод) с указанием предлагаемой Комиссией дальнейшей функции объекта (например, подлежит списанию, продаже, передаче, реклассификации);

• Графа 10 формируется на основании листа голосования, являющегося неотъемлемой частью Решения комиссии (ф. 0510440).

• Графа 11 формируется, если количество проголосовавших членов комиссии «за» меньше установленного кворума принятия решения. Если кворум принятия решения пройден, то графа 11 не заполняется.

• По строке «Приложение» оформляющей части Решения комиссии (ф. 0510440) ответственным исполнителем заполняется номер приложения, наименование прилагаемого документа, а имя прикрепленного файла в формате «pdf» отображает имя прикрепленного к Решению комиссии (ф. 0510440) приложения.

• «Номер контактного телефона» и «электронный адрес» ответственного исполнителя заполняется от логина и пароля ответственного исполнителя или заполняется им. Сами же данные ответственного исполнителя заполняются по ФИО.

• Реквизит «Особое мнение» заполняется ответственным исполнителем в двух случаях: для отсутствующих членов комиссии - выбором из справочника (например, больничный лист); для присутствующих членов комиссии при наличии у них особого мнения - имя прикрепленного файла с особым мнением члена комиссии (например, Особое мнение.PDF).

В БГУ 2 Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) формируется из документов:

• «Решение о прекращении признания активом» - раздел «ОС, НМА, НПА»;

• «Решение о прекращении признания активом (материальные запасы)» - раздел «Материальные запасы».

Следует обратить внимание, что заполнение печатной формы зависит от выбранного значения реквизита «Формирование».

Если документ составляется по объектам основных средств стоимостью более 10 000 рублей, которые учитываются на балансовом счете 101.00 и/или по объектам нематериальных активов, учитываемых на балансовом счете 102.00 необходимо выбрать значение «по инвентарным объектам». Если документ составляется по объектам основных средств стоимостью до 10 000 рублей, независимо, присвоен ли данным объектам инвентарный номер или не присвоен выбирают значение «по инвентарным объектам». К таким объектам относятся основные средства, которые введены в эксплуатацию и учитываются на 21 забалансовом счете, а также основные средства, которые учитываются на балансовом счете 101.00 и ещё не введены в эксплуатацию.

При выборе значения «по инвентарным объектам» заполняются разделы 1 «Сведения об объекте», 2 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» и 3 «Заключение комиссии». При выборе значения «по неинвентарным объектам» – заполняется только раздел 3 «Заключение комиссии».

Согласно приказу Минфина 61н от 15.04.2021 в поле "Структурное подразделение" заполняется наименование структурного подразделения субъекта учета, сотрудником которого является ответственный исполнитель, формирующий документ. В программе значение данного поля заполняется из данных физического лица, указанного в карточке пользователя которым создан документ.

В поле «Ответственный исполнитель» также указываются данные ответственного лица, указанного в документе.

  

«Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону» (ф. 0510458)

Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458) применяется в следующих случаях:

• для отпуска материальных ценностей (за исключением недвижимого имущества, готовой продукции и товаров) учреждением - отправителем сторонним учреждениям (организациям) - получателям, организациям, физическим лицам при продаже;

• при передаче материальных ценностей в целях ремонта без ограничения видов ремонта, в том числе на проведение текущего, капитального ремонта, включая реконструкцию, модернизацию, дооборудование, при этом, права владения и эксплуатации не прекращаются;

• при передаче материальных ценностей на временное хранение;

• при передаче материальных ценностей в целях перевозки на основании договоров (контрактов) (например, утилизация);

• при передаче материальных запасов подрядчикам, исполнителям работ, в том числе для изготовления (создания) объектов нефинансовых активов;

• при передаче материальных ценностей пользователям (в рамках возмездного (безвозмездного) пользования, за исключением проката;

• при возврате поставщику некачественных или несоответствующих техническим данным материальных ценностей и других документов.

Не применяется для оформления безвозмездной передачи материальных ценностей государственным или муниципальным унитарным предприятиям, а также при передаче или реализации объектов имущества казны и имущества, обращенного в собственность государства.

Особенности заполнения Накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458)

Заполнение формы Накладная (ф. 0510458), в отличие от рассмотренных выше документов и регистров бухгалтерского учета, осуществляется, в значительной мере, «вручную», так как документы-основания для формирования Накладной (ф. 0510458) отсутствуют. Однако справочные значения в отдельных реквизитах должны быть заполнены из соответствующих справочников информационной системы бухгалтерского учета:

• «Главный администратор бюджетных средств (Учредитель)» заполняется из справочника Учреждения (в зависимости от отправителя), с указанием в кодовой зоне строки главы по БК;

• «Наименование бюджета» отражается ОКТМО передающей стороны в кодовой зоне строки в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований;

• «Ответственное лицо – отправитель» ответственное лицо за отпуск материальных ценностей, с отражением в кодовой зоне учетного номера (табельного номера);

• «Получатель» наименование Контрагента, которому отпускаются материальные ценности, (организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица, получающего материальные ценности) с указанием в кодовой зоне ИНН, КПП, кода по Сводному реестру (для организаций бюджетной сферы);

• «Перевозчик», наименование контрагента-перевозчика, осуществляющего перевозку материальных ценностей на основании договоров (контрактов) и (или) других документов, с указанием в кодовой зоне ИНН, КПП (при наличии) (например, при утилизации материальных ценностей);

• в графе 2 табличной части – код товара в соответствии с Общероссийским классификатором продукции по видам деятельности (ОКПД2) (заполняется в случае реализации материальных ценностей);

• графы 3 и 4 табличной части – заполняются из справочника номенклатуры (данных бухгалтерского учета) или автоматически из Решения об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организации бюджетной сферы (ф. 0510442) (далее – Решение (ф.0510442);

• графы 5 и 6 табличной части – наименование и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) соответственно;

• в графе 10 – указывается налоговая ставка объекта в соответствии с Общероссийским классификатором продукции по видам деятельности (ОКПД2), данная графа заполняется автоматически из графы 2 Код товара. 

В БГУ 2 Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458) формируется из документа «Накладная на отпуск материалов на сторону».

 

Мы рассмотрели изменения стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». Теперь необходимо проверить соответствие стандарту реализации ЭДО внутри учреждения и актуализировать документацию. Также ознакомились в статье с системным письмом Минфина РФ от 31.08.2023 № 02-06-07/8327, в котором подробно рассмотрены особенности заполнения форм «Карточка капитальных вложений» (ф.0509211), «Инвентарная карточка учета нефинансовых активов» (ф.0509215), Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов» (ф. 0509216), «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» (ф. 0510440), «Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону» (ф. 0510458) и рассмотрели особенности применения перечисленных форм в БГУ 2.

Упростить процесс внедрения и ведения внутреннего ЭДО вам помогут доработки партнерской сети ИнфоСофт, с которыми можно ознакомиться в статье Доработки для удобства внутреннего ЭДО в 1С:БГУ

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.