Работа приемной кампании в программе 1С:Колледж ПРОФ

Продукт 1С:Колледж ПРОФ - это комплексное решение для управления образовательными организациями среднего профессионального образования с повышенными требованиями к уровню автоматизации. Решение позволяет автоматизировать практически все участки управления. Если рассматривать основные возможности продукта, то можно выделить несколько из них.

Решение обеспечивает:

• Учет контингента, начиная с работы приемной комиссии до выпуска студента;

• Составление рабочих учебных планов на базе государственных образовательных стандартов;

• Формирование, распределение и учет выполнения педагогической нагрузки;

• Составление расписания и учет ежедневных замен;

• Планирование и контроль исполнения мероприятий;

• Учет успеваемости и посещаемости;

• Планирование и проведение производственных практик.

Программный продукт позволяет:

a) комплексно автоматизировать управление бизнес-процессами, в частности работу приемной комиссии, оперативное управление учебно-методическим процессом, студенческим контингентом;

b) предоставить возможность накопления информации для анализа и дальнейшего принятия эффективных управленческих решений, что повысит качество предоставляемых услуг;

c) обеспечить «прозрачность» управления как основным бизнес-процессом (учебным процессом), так и вспомогательными процессами;

d) предоставить учащимся и их родителям — основным клиентам учебного заведения — дополнительные информационные сервисы, что повысит их лояльность и упростит положение учебного заведения в конкурентной среде.

Конфигурация 1С:Колледж ПРОФ может применяться в виде рабочих мест пользователей при работе подразделений вуза:

• приемной комиссии;

• деканата;

• кафедры;

• учебно-методического отдела;

• профсоюзного комитета.

1С:Колледж ПРОФ охватывает все уровни управленческой деятельности основных подразделений колледжа и интегрируется с типовыми решениями фирмы 1С для бухгалтерии, отдела кадров, библиотеки, автоматизации электронного обучения.

В данной статье рассмотрим более подробно один из разделов программы – Приемной комиссии. Разберем, с чем его можно интегрировать, функциональные возможности решения и работу.

Работа приемной кампании в программе 1С:Колледж ПРОФ:

При проведении приемной комиссии возможна интеграция с сервисами

1. Интеграция с веб-сайтом образовательной организации

С помощью интерактивной страницы:

На сайте образовательной организации абитуриент заполняет интерактивную форму заявления, прикрепляет копии документов и заявления. Затем в системе управления образовательной организацией автоматически создается анкета абитуриента со всеми необходимыми данными.

Далее специалист приемной комиссии проверяет заполненную анкету и дает обратную связь через email абитуриента.

1С:Колледж позволяет отправлять следующие автоматические уведомления на email абитуриента:

• О том, что заявление принято и зарегистрировано;

• Об отказе в приеме заявления с указанием причины отказа;

• О назначении даты вступительного испытания;

• Об успешном/неудачном прохождении вступительных испытаний;

• О результатах прохождения поступающим конкурсного отбора;

• О зачислении на обучение.

 

С помощью личного кабинета абитуриента

Личный кабинет абитуриента решает сразу несколько задач:

• позволяет поступающим вносить и сохранять свои анкетные данные;

• вести учет заявлений и документов поступающего с возможностью замены, удаления или добавления новых прикрепленных файлов, например, согласия о зачислении;

• хранить всю историю взаимодействия с поступающим;

• реализовать обратную связь для уведомления и взаимодействия с пользователями личного кабинета;

• возможность отказа в приеме документов с уведомлением о причинах;

• возможность настройки автоматической отправки уведомлений на email абитуриента.

Разработка Личного кабинета Абитуриента проводилась с учётом требований приказа Министерства образования и науки РФ от 23.01.2014 N 36 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования».

Для удаленной подачи документов на поступление непосредственно в информационную базу данных 1С:Колледж разработан механизм личных кабинетов абитуриентов. Механизм основан на технологии публикации базы данных 1С:Предприятие 8 и использовании веб-клиента.

Организация может опубликовать базу данных 1С:Колледж, разместить на своем сайте ссылку, по которой абитуриент попадет в специальное пространство внутри 1С:Колледж - личный кабинет абитуриента.

Функциональные возможности механизма:

• Создавать неограниченное количество личных кабинетов абитуриентов со встроенной системой авторизации;

• Регистрировать личные кабинеты от имени абитуриента или его законного представителя, если абитуриент не достиг 16-летнего возраста;

• Публиковать ссылки на нормативные документы для ознакомления с ними абитуриентом перед регистрацией;

• Запрашивать согласие на обработку персональных данных;

• Регистрировать личные сведения абитуриента, необходимые для его поступления в образовательную организацию;

• Подавать, отзывать, изменять приоритет заявлений на поступление по нескольким программам обучения;

• Прикладывать файлы отсканированных документов и прочие файлы;

• Модерировать введенные абитуриентом данные сотрудником приемной комиссии с возможностью приемки части данных или отклонения на исправление с указанием причины отклонения;

• Уведомлять абитуриента о принятии или отклонении данных;

• Вносить дополнительные сведения в Анкету абитуриента в процессе модерации;

• Открывать Анкету абитуриента для непосредственного редактирования в случае необходимости внесения незначительных правок без помощи абитуриента;

• Просматривать историю отправленных абитуриенту сообщений о необходимости редактирования блока данных.

Ниже представлена схема взаимодействия приемной кампании через ЛК Абитуриента с 1С:Колледж ПРОФ.

 

2. Интеграция с ЕПГУ (портал «Госуслуги»)

В декабре 2021 года Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации известило в письме глав субъектов РФ, что разработаны единые функциональные технические требования к интеграции (ЕФТТ) региональных ведомственных информационных систем (РИС) с формой-концентратором федеральной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг" (ЕПГУ). Речь идет о разделе "Прием на обучение по программам среднего профессионального образования" на сайте Госуслуги.

Основанием для этого являются:

• Приказ Минпросвещения РФ от 02.09.2020 г. №457 о "Порядке приема на обучение по образовательным программам СПО" (Приложение, п. 24.);

• Поручение президента РФ от 10.10.2020 №ПР-1648;

• Письмо Минцифры РФ №ОК-П13_070-60118 от 17.12.2021 года;

• Единые функциональные технические требования (ЕФТТ) к интеграции региональных ведомственных информационных систем с формой-концентратором ЕПГУ "Поступление в среднее специальное учебное заведение".

Прямое подключение колледжей к порталу "Госуслуги" невозможно, поэтому организации СПО подключаются к промежуточному звену – региональным информационным системам (РИС). РИСы осуществляют обмен данными между порталом "Госуслуги" и учреждениями среднего профессионального образования.

В каждом регионе работают свои региональные информационные системы (РИС).

Как будет построен процесс подачи заявления через ЕПГУ:

1. Абитуриент авторизуется на сайте ЕПГУ, выбирает колледж и специальность, подает заявление через сайт ЕПГУ. Справочная информация о колледжах и специальностях агрегирована в двух справочниках через ЕСНСИ (Единую систему нормативной справочной информации).

2. ЕПГУ пересылает заявление абитуриента в Региональную информационную систему (РИС).

3. Региональная информационная система, получив заявление от ЕПГУ, передает данные в колледж.

4. Колледж обрабатывает заявление (Передает статус заявления, формулирует информацию о вступительных испытаниях и допуске к участию абитуриента в конкурсе. После прохождения вступительных испытаний составляет конкурсные списки) и возвращает обработанную информацию в РИС.

5. РИС пересылает данные в ЕПГУ.

6. ЕПГУ отображает полученную информацию в ЛК Абитуриента.

За несовершеннолетнего абитуриента заявление подает его законный представитель. Для этого заполняются отдельные поля в форме заявления в личном авторизованном подтвержденном кабинете ЕПГУ абитуриента.

Абитуриент в процессе подачи заявления может подать документы в несколько колледжей вне зависимости от региона.

При взгляде на схему предоставления услуги Прием на обучение по программам СПО, возникает закономерный вопрос, почему нельзя связать ЕПГУ напрямую с колледжами? В целях безопасности и сохранения конфиденциальности передача данных может осуществляться только между защищенными государственными информационными системами.

За создание и регистрацию сайтов в качестве РИС отвечают региональные Министерства цифрового развития.

Взаимодействие РИС с ЕПГУ реализуется с помощью Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), где все региональные информационные системы должны будут зарегистрироваться в качестве участников. СМЭВ позволяет органам власти всех уровней, банкам и другим участникам СМЭВ обмениваться данными для оказания государственных услуг в электронном виде. Участники СМЭВ размещают информацию, находящуюся в их ведомости, для общего пользования других участников.

Для граждан и организаций СМЭВ позволяет получать услугу по принципу “единого окна”: они избавлены от сбора документов в различных государственных структурах для получения одной услуги. Государственный орган, в свою очередь, не вправе требовать от заявителя документа, который уже есть в базе СМЭВ.

От РИС также потребуется зарегистрировать через ЕСНСИ два региональных справочника - по названиям и по специальностям СПО. Справочники регистрируются и заполняются в ЕСНСИ, которая связана с ЕПГУ. Вход в систему ЕСНСИ происходит через авторизацию на ЕПГУ. Таким образом, данные из справочников автоматически будут доступны в ЕПГУ. В итоге поступающий на программу СПО взаимодействует с данными из справочников через форму-концентратор на сайте Госуслуг при подаче заявления на поступление.

Для консультации по всем этим вопросам в письме Минцифры указан электронный адрес ответственного за организацию поступления в колледжи через ЕПГУ.

3. Интеграция с ФИС ГИА и приема

Постановление правительства № 755 от 31.08.2013 "О федеральной информационной системе обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся …" обязует СПО вносить данные об абитуриентах в систему ФИС ГИА и Приема.

Постановление правительства № 755 определяет сведения, необходимые для внесения в ФИС ГИА и Приема, такие как:

• об участниках итогового сочинения/изложения и участниках государственной итоговой аттестации;

• об экзаменационных материалах государственной итоговой аттестации;

• о результатах итогового сочинения/изложения и государственной итоговой аттестации;

• и др. сведения проведения государственной итоговой аттестации.

Также в постановлении правительства № 755 сказано, что ведением федеральной информационной системой занимается Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки.

Для работы с ФИС ГИА и Приема в справочник Организации на вкладке Обмен с ФИС необходимо ввести логин и пароль для подключения.

 

Далее вся работа по обмену данными происходит в подсистеме Интеграция - Сервис - Работа с ФИС ГИА и Приема.

 

Функциональные возможности раздела Приемная комиссия

Планирование приема в учебное заведение:

• План набора, контрольные цифры приема;

• Планирование расписания вступительных испытаний;

• Размещение расписания на сайте учебного заведения.

Прием документов:

• Формирование личного дела абитуриента;

• Контроль сдачи необходимых документов;

• Выдача абитуриенту необходимого набора документов: расписка, контракт, экзаменационный лист;

• Контроль возврата документов.

Проведение вступительных испытаний:

• Подготовка необходимых документов: экзаменационные листы и ведомости;

• Фиксация, печать результатов вступительных испытаний и экспорт на сайт образовательной организации;

• Выдача справки о результатах прохождения вступительных испытаний;

• Анализ оценок вступительных испытаний.

Зачисление абитуриентов в учебное заведение:

• Построение вступительных рейтингов;

• Формирование приказов о зачислении абитуриентов в сформированные группы с помощью рейтинга или вручную;

• Анализ работы приемной комиссии (25 отчетов).

 

Организации и проведения приемной кампании в 1С:Колледж ПРОФ

Для проведения приемной кампании предназначена подсистема Приемная комиссия. Она обеспечивает ввод, хранение, учет и обработку информации о приемной кампании, абитуриентах и вступительных экзаменах. Конечным результатом работы является получение списка зачисленных абитуриентов.

Проведение приемной кампании можно разделить на 3 этапа.

1. Подготовительный этап.

a) Справочник Приемные кампании.

Первоначальная настройка параметров проведения приемной кампании производится в справочнике Приемная кампания. Доступ к справочнику предоставляется в подсистеме Приемная комиссия.

 

В справочнике заполняем наименование приемной кампании, год начала и год окончания, далее указываем все формы обучения. Обратите внимание на флаг, используются ли в кампании целевые направления.

 

На второй вкладке Даты приемной кампании заполняем наименование, курс, форму обучения, указываем источник финансирования. Указываем дату приема, дату окончания приема и дату включения в приказ.

 

b) Заполняем справочник Специальности и профессии.

Профессию в справочник можно добавить ручным вводом наименования либо через кнопку Подбор из ОКСО.

  

c) Заполняем справочник Дисциплины.

При создании дисциплины необходимо заполнить все поля в форме и на второй вкладке по желанию указать подходящие аудитории для проведения занятий по данной дисциплине.

 

d) Заполнение документа План приема.

Это документ, в котором указано количество мест на определенную программу обучения и специальности, которые присваиваются после прохождения такой программы.

При создании плана приема необходимо выбрать приемную кампанию и программу обучения. Заполнить, какое будет финансирование и вид бюджета с указанием количества мест. Если финансирование коммерческое, то вид бюджета указывать не нужно.

e) Справочник Конкурсные группы.

Справочник Конкурсные группы предназначен для хранения информации о группах, в которые объединяются абитуриенты при поступлении в рамках различных конкурсов согласно Порядку приема.

Справочник находится в разделе Интеграция.

В документе заполняется наименование конкурсной группы, приемная кампания и курс. Далее необходимо заполнить программы СПО, целевые места и вступительные экзамены.

 

f) Справочник Льготы.

Справочник хранит в себе список льгот, которые учитываются при поступлении, со списками документов, которые подтверждают льготы.

 

g) Справочник Целевые направления.

В справочнике указываются организации, которые готовы участвовать в целевом обучении.

В форме заполняем наименование, контрагента и количество мест по каждой специальности, которая участвует в целевом направлении.

h) Справочник Документы для поступления.

Здесь хранится список документов, которые необходимо предоставить при поступлении. Для каждого вида документов можно указать необходимое количество экземпляров. Есть возможность для определенного вида документа указать, для какой специальности или формы обучения он нужен. А также можно указать флаг только для иностранных граждан и документ о полученном образовании, он должен быть один.

i) Документ Программы СПО.

Рабочая программа — это документ, являющийся частью основной профессиональной образовательной программы по специальности. Он предназначен для реализации требований ФГОС СПО.

При создании программы необходимо заполнить все поля для дальнейшей работы приемной кампании.

 

j) Справочник Виды испытаний

Предназначен для создания испытаний при поступлении в учебное заведение.

 

k) Выгрузка данных в ФИС ГИА и Приема.

После подготовки всех данных для приемной кампании необходимо выгрузить данные в ФИС ГИА и Приема.

В разделе Интеграция выбираем Работа с ФИС ГИА и Приема.

 

2. Прием документов, проведение вступительных испытаний

a) Создание Анкеты Абитуриента.

 

Анкету можно создавать как вручную через создание из списка Анкет абитуриента.

Так и через обработку Мастер ввода абитуриентов.

 

Рассмотрим более подробно создание анкеты абитуриента через создание из общего списка анкет.

При создании анкеты необходимо на вкладке Основное заполнить ФИО, полученное образование, можно добавить фото студента.

Далее перейдем на заполнение вкладки Прием.

Выбираем специальность по основному конкурсу, указываем финансирование, форму обучения и базовое образование.

По кнопке Доп. спец. можно добавить дополнительные специальности.

Вкладка Служебные данные выглядит следующим образом.

На ней при необходимости вступительных испытаний назначается дата собеседования и номер вступительной группы. А также имеются флаги о выдаче экзаменационного листа, выдаче расписке и возвращение документов абитуриенту.

Для работы с рекламой есть поле о том, как абитуриент узнал об образовательной организации. И есть отдельное поле, если анкета абитуриента поступила с сайта.

Вступительные группы подбираются из справочника Вступительные группы, которые создаются отдельно.

Можно заполнять сразу в анкете либо через документ Формирование вступительных групп.

Вкладка Официальные данные.

На вкладке заполняются личные данные абитуриента, а именно его гражданство, данные паспорта, ИНН, СНИЛС, мед.полис. А также флаг требуется общежитие или нет, имеет ли абитуриент стаж работы.

 

Вкладка Адреса, телефоны.

Указываем адрес проживания, адрес по прописке, номера телефонов, адрес электронной почты.

Вкладка Образование и воинский учет.

Указываем данные об образовательной организации, полученном образовании и средний балл аттестата.

Если абитуриент стоит на воинском учете, то ставим флаг и заполняем данные о военном билете или прописном свидетельстве.

Вкладка Состав семьи.

Указываем семейное положение абитуриента и его ближайших родственников.

Вкладка Документы для поступления.

Список документов с указанием их количества и признаком, какие необходимо вернуть после окончания приемной кампании.

Вкладка Результаты испытаний.

На данной вкладке заполняются результаты испытаний, которые могли быть зачтены по результатам ЕГЭ или ИГА, или по внутренним испытания образовательного учреждения, которые заполняются после их прохождения. Дополнительно заполняются результаты олимпиад.

Вкладка Док. подтверждающие льготу.

Если у абитуриента есть льгота, и она в анкете отмечена, то данная вкладка будет активна и на ней отобразиться перечень документов для их предоставления в образовательное учреждение. Если никакая льгота не выбрана, то данная вкладка будет не активна.

Вкладка Увлечения и достижения.

Здесь указывается дополнительная информация об увлечениях абитуриента и индивидуальных достижениях.

 

Из анкеты абитуриента можно распечатать следующие документы. 

 b) Документ Расписание вступительных испытаний.

Документ предназначен для создания вступительных испытаний по группам и дисциплинам, которые предусмотрены при проведении приемной кампании.

В документе имеется флаг, который контролирует ошибки при вводе данных. Нельзя записать документ, например, на одну дату и время по разным дисциплинам, если указана одна аудитория или преподаватель. При проведении документа выйдет предупреждение с ошибкой и документ не проведется.

c) Документы Записи на собеседование и Собеседование.

Запись на собеседование выглядит следующим образом. Заполняется анкета и дата собеседования.

Документ Собеседования содержит в себе анкеты абитуриента и флаги о результатах собеседования.

 

d) Документ Экзаменационная ведомость.

Содержит в себе информацию о дате проведения экзамена, по какой дисциплине и список абитуриентов. Есть флаг Зачетная система, если его установить, то поле Балл переименуется в Сдал.

    

3. Зачисление и издание приказов:

На данном этапе происходит зачисление и издание приказов.

a) Рейтинг абитуриентов.

Документ показывает абитуриентов прошедших к зачислению и непрошедших.

Далее из рейтинга абитуриентов можно открыть по кнопке Открыть приказ по приему – документ Приказы о зачислении.

В приказе происходит зачисление абитуриентов на первый курс.

 

b) Возврат документов абитуриента. 

После проведения приемной кампании необходимо вернуть документы абитуриентам, у которых в анкете указывали флаг, вернуть документ.

При создании документа подбираем анкету абитуриента, где документы, которые необходимо вернуть, заполняются автоматически. Из документа можно создать печатную форму Расписки о возврате документов.

c) Удаление персональных данных абитуриентов.

Данные абитуриентов, которые не прошли зачисление в образовательную организацию, могут быть удалены при помощи данной обработки автоматически.

d) Ход приемной компании.

При проведении приемной кампании можно отлеживать ее результаты через обработку Ход приемной компании.

 

Мы рассмотрели основные функции работы приемной кампании в разделе Приемная комиссия. При использовании 1С:Колледж ПРОФ можно существенно сократить время и увеличить скорость хода приемной кампании в учреждениях среднего профессионального образования.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.