Доработки для удобства внутреннего ЭДО в 1С:БГУ

Ведение внутреннего электронного документооборота при ведении бюджетного учета является обязательным, начиная с 01.01.2023 года.

Порядок ведения внутреннего электронного документооборота при ведении бюджетного учета утвержден Приказами Минфина России №61Н, 100Н и 103Н.

В связи с требованиями по ведению внутреннего ЭДО в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» начиная с версии 2.0.87.19 добавлена подсистема внутреннего ЭДО, в которой реализованы следующие возможности:

• выбор документов для ведения внутреннего электронного документооборота;

• настройка маршрутов подписания внутренних электронных документов;

• одновременное использование простых и усиленных электронных подписей при подписи внутренних электронных документов;

• возможность отказа от подписания, аннулирования внутреннего электронного документа;

• контроль актуальности внутреннего электронного документа.

Опыт настройки и использования функционала внутреннего ЭДО в государственных учреждениях показал ряд неудобств, с которыми сталкиваются пользователи:

• необходимость личного оповещения пользователей о необходимости подписания внутренних электронных документов;

• недостаточность типовых настроек прав пользователей, ограничивающих их видимость;

• отсутствие возможности управлять датой простой подписи внутреннего электронного документа;

• сложности при создании маршрутов подписания внутренних электронных документов;

• отсутствие удобного механизма отслеживания неактуальности внутренних электронных документов;

• неудобные алгоритмы настройки внутреннего ЭДО.

В связи с этим для удобства внедрения и использования внутреннего ЭДО в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» франчайзи ИнфоСофт реализовал ряд доработок, решающих некоторые из вышеперечисленных проблем:

1. Уведомление о неподписанных документах внутреннего ЭДО на электронную почту.

2. Настройка прав подотчетника для внутреннего ЭДО: видимость документов по своему пользователю.

3. Указание даты подписи документа внутреннего ЭДО.

4. Предопределенные маршруты подписания в соответствии с 61н и создание маршрутов подписания по предопределенным шаблонам.

Рассмотрим подробно каждую из этих доработок.

Уведомление о неподписанных документах внутреннего ЭДО на электронную почту

Доработка обеспечивает рассылку неподписанных документов внутреннего ЭДО на почту пользователю, который должен их подписать.

Таким образом, узнать о новых документах внутреннего ЭДО, требующих подписания, можно не заходя в 1С. Также доработка не позволит «забыть» о неподписанных документах.

Расписание рассылки настраивается.

Пример письма-уведомления о неподписанных документах:

Настройка прав подотчетника для внутреннего ЭДО: видимость документов по своему пользователю

Доработка служит для ограничения видимости документов по расчетам с подотчетными лицами: пользователь будет видеть документы, созданные им, либо документы, подотчетное лицо которых соответствует пользователю. Ограничение работает для документов:

• Авансовый отчет,

• Заявление на выдачу аванса,

• Решение о командировании,

• Решение о компенсации расходов для лиц, работающих в районах Крайнего Севера,

• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема,

• Отчет о расходах подотчетного лица,

• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо,

• Списание кредиторской задолженности,

• Восстановление кредиторской задолженности.

Механизм доработки расширяет возможности типового механизма ограничения на уровне записей по Пользователю для профиля «Подотчетное лицо». Типовой механизм позволяет видеть документы, Подотчетное лицо которых соответствует Физическому лицу, указанному для Пользователя. Доработанный механизм позволяет также видеть документы, для которых Ответственный пользователь соответствует Пользователю, при этом Подотчетное лицо может отличаться от Физического лица, указанного для Пользователя.

Сравнение видимости пользователя с правами «Подотчетное лицо»: без ограничения на уровне записей по пользователю, с типовым ограничением на уровне записей по пользователю и с доработанным ограничением на уровне записей по пользователю:

Указание даты подписи документа внутреннего ЭДО

Доработка позволяет указывать дату подписания при подписании простой электронной подписью.

При подписании простой подписью будет доступно поле «Дата подписи»:

Предопределенные маршруты подписания в соответствии с 61н и создание маршрутов подписания по предопределенным шаблонам

Доработка позволяет загружать в базу данных предопределенные шаблоны маршрутов подписания в соответствии с Приказом Минфина №61н, которые в дальнейшем можно использовать при создании маршрутов подписания.

Справочник шаблонов маршрутов подписания с загруженными маршрутами в соответствии 61н имеет вид:

Загруженный шаблон маршрута подписания в сравнении с соответствующим пунктом инструкции 61н:

Создание маршрута подписания из шаблона имеет следующий вид:

Необходимо проставить Подписантов (Пользователей), соответствующих указанным ролям в приказе:

Можно добавить группы для указания порядка подписания и перетащить туда требуемых Подписантов.

Доработки являются дополнениями к типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Их установка не требует снятия с поддержки.

Доработки можно устанавливать выборочно – в зависимости от требований пользователей. Также возможно расширение функционала доработок или разработка новых для решения проблем, связанных с ведением внутреннего ЭДО.

Приобретение обработок для внутреннего ЭДО в 1С БГУ: