Проверка корректности начисления НДФЛ в конфигурации 1С:ЗКГУ

Начиная с 2023 года в отношении дохода в виде заработной платы подлежат применению положения подп.1 п.1 ст.223 НК РФ, согласно которым дата фактического получения дохода для целей НДФЛ определяется как день выплаты дохода. Таким образом налоговый период может не совпадать с периодом начисления заработной платы, а данные отчетности по НДФЛ могут отличаться от данных по начислениям за тот же период.

Для корректного заполнения отчетности по НДФЛ необходимо контролировать соответствие начисленной заработной платы данным в регистрах НДФЛ. Данный контроль необходимо делать ежемесячно после окончательного расчета заработной платы – это поможет избежать ошибок в начислении, удержании и перечислении НДФЛ и облегчит составление отчетности по НДФЛ.

Алгоритм проверки начисленной заработной платы данным в регистрах НДФЛ

1. Проверка данных по месяцу начисления/взаиморасчетов по организации в-целом.

Для проверки соответствия начисленной заработной платы данным в регистрах НДФЛ за определенный месяц целиком по организации можно воспользоваться отчетами:

• «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (находится в меню [Зарплата] – [Отчеты по зарплате]) - отражает данные начисленной зарплаты – эти же данные попадают в Расчетные листки, Расчетную ведомость;

• «Незарплатные доходы» (находится в меню [Выплаты] – [Отчеты по выплатам]) - отражаются доходы, полученные вне рамок трудового договора, авторского договора или договора подряда (например, выплаты бывшим сотрудникам);

• «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» (находится в меню [Налоги и взносы] – [Отчеты по налогам и взносам]) – отражает данные регистра НДФЛ в разрезе налоговых периодов, для проверки соответствия начислениям необходимо формировать по периоду взаиморасчетов.

Сверка вышеперечисленных отчетов имеет вид:

Пример сверки соответствия начисленной заработной платы регистрам НДФЛ за январь 2024:

2. Проверка данных по месяцу начисления/взаиморасчетов по сотрудникам.

При выявлении расхождения между начисленной заработной платой и данными в регистрах НДФЛ по организации в-целом необходимо определить сотрудников, по которым произошло расхождение. Для этого нужно сделать расшифровку отчетов:

• «Полный свод начислений, удержаний и выплат» - поля «Начислено» и «НДФЛ» по полю «Физическое лицо»;

• «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» - поля «Доходы/Начислено» и «Исчислено налога/Всего» для всего месяца взаиморасчетов по полю «Сотрудник».

Если расхождение и в части Доходов, и в части НДФЛ, то поиск сотрудников, по которым есть расхождение выполняется вначале в части Доходов. Часто после устранения расхождений в части Доходов, расхождения в части НДФЛ также устраняются.

3. Проверка данных по месяцу начисления/взаиморасчетов по конкретным сотрудникам.

Определив конкретных сотрудников, по которым произошло расхождение, необходимо проанализировать их документы начислений и выплат, определить причину расхождения и исправить ее.

Проанализировать документы начисления с данными регистров НДФЛ по сотруднику можно, воспользовавшись отчетами:

• «Расчетный листок» (находится в меню [Зарплата] – [Отчеты по зарплате]) - отражает данные начисленной зарплаты за месяц;

• «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (находится в меню [Налоги и взносы] – [Отчеты по налогам и взносам]) – отражает данные регистра НДФЛ в разрезе налоговых периодов и документов начисления с отбором по сотруднику, для проверки соответствия начислениям необходимо формировать по периоду взаиморасчетов.

Для отчета «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» необходимо применять следующую настройку:

Отклонения между начисленной зарплатой и регистрами НДФЛ могут быть вызваны следующими причинами:

• Нарушена последовательность расчета и проведения документов начисления и выплаты заработной платы: признаком этой причины является - расхождения по многим или даже всем сотрудникам, но может быть и по отдельным.

• По некоторым сотрудникам была начислена и выплачена заработная плата за первую половину месяца, размер которой превышает окончательный расчет в разрезе кодов доходов НДФЛ: в этом случае расхождения обычно по единичным сотрудникам, у которых были больничные листы.

Подробно рассмотрим каждую из этих ситуаций.

Нарушение последовательности расчета и проведения документов начисления и выплаты заработной платы

Правильная последовательность расчета и проведения документов начисления и выплаты заключается в том, что документы начисления и выплаты должны рассчитываться и проводиться в хронологическом порядке. Если требуется перерассчитать или перепровести ранее введенный документ, то после этого следует проверить соответствие начислений регистрам НДФЛ – если обнаружены расхождения, то необходимо восстановить требуемую последовательность.

Гарантированно вызывает расхождение начислений и регистров НДФЛ перерасчет «Начисления за первую половину месяца» (при условии, что в нем поменялись суммы начислений) при наличии рассчитанного и проведенного документа «Начисление заработной платы» за тот же месяц начисления. Такое расхождение связано с тем, что начисленная заработная плата (отражаемая в отчетах «Полный свод начислений, удержаний и выплат», «Расчетный листок») не учитывает данные документов «Начисления за первую половину месяца». Для регистров НДФЛ: данные о доходе и исчисленном НДФЛ берутся в том числе из «Начислений за первую половину месяца», и данные документов «Начисления заработной платы» должны быть скорректированы в соответствии с данными документов «Начислений за первую половину месяца».

Пример нарушения последовательности расчета и проведения документов:

Зарплата за первую половину января 2024 была рассчитана и выплачена в полном объеме. Затем сотруднику «Копейцева Серафима Игнатьевна» с 15.01.2024 был увеличен размер «Стимулирующей выплаты»: прежнее значение 3000 руб., новое – 4000 руб. После была рассчитана и выплачена заработная плата всем сотрудникам за январь 2024.

Изначальный расчетный листок за первую половину января 2024 сотрудника «Копейцева Серафима Игнатьевна»:

Расчетный листок сотрудника «Копейцева Серафима Игнатьевна» целиком за январь 2024:

Затем бухгалтер внес ручные корректировки в документ «Начисление за первую половину месяца» по сотруднику «Копейцева Серафима Игнатьевна» и провел документ.

Расчетный листок за первую половину января 2024 для сотрудника «Копейцева Серафима Игнатьевна» после внесенных изменений:

Расчетный листок за январь 2024 для сотрудника «Копейцева Серафима Игнатьевна» не изменился.

Проведем сверку начисленной заработной платы с данными регистров НДФЛ по приведенному выше алгоритму.

1. Сравнение отчетов «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» (незарплатных доходов организации в январе 2024 не было, все начисления облагаются НДФЛ) в целом по организации показало расхождения:

2. Сверка расшифровки поля «Начислено» отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» по полю «Физическое лицо» и поля «Доходы/Начислено» отчета «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов» по полю «Сотрудник» показало расхождение по сотруднику «Копейцева Серафима Игнатьевна»:

3. Сверка соответствия начисленной заработной платы регистрам НДФЛ за январь 2024 по сотруднику «Копейцева Серафима Игнатьевна»:

Для корректировки данной ситуации достаточно перепровести документ «Начисление заработной платы» (без перерасчета) – тем самым мы восстановим последовательность ввода документов начисления.

Превышение зарплаты за первую половину месяца по сравнению с окончательным расчетом

Зарплата за первую половину января 2024 была рассчитана и выплачена в полном объеме. Затем сотруднику «Епишева Маргарита Алексеевна» с 15.01.2024 по 22.01.2024 был введен, рассчитан и выплачен Больничный лист. Затем было введено продолжение Больничного листа с 23.01.2024 по 31.01.2024. После была рассчитана и выплачена заработная плата всем сотрудникам за январь 2024.

Расчетный листок за первую половину января 2024 сотрудника «Епишева Маргарита Алексеевна»:

Расчетный листок сотрудника «Епишева Маргарита Алексеевна» целиком за январь 2024:

При окончательном расчете по сотруднику «Епишева Маргарита Алексеевна» оказалось, что сумма начисленной и выплаченной заработной платы за первую половину месяца превышает сумму начисленной заработной платы за весь месяц, т.к. на момент расчета за первую половину месяца не были учтены данные о больничном.

Проведем сверку начисленной заработной платы с данными регистров НДФЛ по приведенному выше алгоритму.

1. Сравнение отчетов «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» (незарплатных доходов организации в январе 2024 не было, все начисления облагаются НДФЛ) в-целом по организации показывает расхождение:

2. Сверка расшифровки поля «Начислено» отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» по полю «Физическое лицо» и поля «Доходы/Начислено» отчета «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов» по полю «Сотрудник» показало расхождение по сотруднику «Епишева Маргарита Алексеевна»:

3. Сверка соответствия начисленной заработной платы регистрам НДФЛ за январь 2024 по сотруднику «Епишева Маргарита Алексеевна»:

По отчету «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» видно, что доход сотрудника по начислению за первую половину месяца превышает доход за весь месяц. По «Расчетному листку» становится ясна причина этого расхождения – больничный лист. И т.к. заработная плата за первую половину месяца была выплачена в полном объеме, доход считается полученным и отражается в регистрах НДФЛ.

Данная ситуация не требует корректировки, но требует контроля со стороны бухгалтера: необходимо проконтролировать, чтобы в следующем месяце (или в месяце, когда у сотрудника будет положительный доход) в регистрах НДФЛ по данному сотруднику доход был уменьшен на сумму излишне полученного дохода в текущем месяце.

В данном примере доход по сотруднику в регистрах НДФЛ был автоматически скорректирован в феврале 2024 при начислении заработной платы:

Перед выполнением корректировок для устранения расхождения между начислениями и данными в регистрах НДФЛ рекомендуется делать резервную копию базы данных.

При невозможности самостоятельно устранить расхождения между начислениями и регистрами НДФЛ следует обратиться за помощью к специалисту 1С.

Ежемесячная сверка данных по начислениям с данными по учету НДФЛ поможет своевременно найти и исправить ошибки в учете и облегчит составление регламентированной отчетности по НДФЛ.