Новосибирский контейнерный терминал (ООО «Сервис-Эклон») примыкает к железнодорожной станции Сеятель Западно-Сибирской железной дороги. В комплекс входит собственный путь необщего пользования, имеющий необходимое путевое развитие для одновременного размещения 3−4-х контейнерных поездов. Подача/уборка вагонов осуществляется двумя собственными маневровыми тепловозами ТЭМ2-УМ. Терминал принимает и отправляет контейнерные поезда, состоящие из 57−71 условных вагонов.
Имеющиеся мощности терминала позволяют перерабатывать 1 контейнерный поезд в сутки. На территории терминала проводятся процедуры фактического таможенного контроля. Новосибирский контейнерный терминал оказывает услуги по перегрузу контейнеров из полувагонов на фитинговые платформы. Также принимает полувагоны под местную выдачу.
В результате проекта:
- Повысилась пропускная способность терминала
- Повысилась лояльность клиентов за счет предоставления удобного и прозрачного сервиса
- Снизилось количество спорных ситуаций о состоянии контейнеров
- Уменьшились очереди и теперь клиенты своевременно узнают об изменениях в работе терминала
- Повысилось удобство и качество приемки контейнеров
Толчок для старта автоматизации. Улучшение клиентского сервиса и качества приемки контейнеров
С самого начала работы терминала учет контейнеров велся в системе «1С», а именно в программе «1С:Управление торговлей редакции 10.3». Менеджеры компании принимали заявки клиентов на прием и выдачу контейнеров по электронной почте, после чего формировали в учетной системе документы «Заявка» и «Контейнерная операция», подтверждающие факт приема или выдачи контейнера. Эти документы были созданы в программе специально под специфику учета терминала.
Довольно часто клиенты не отправляли заявку, это происходило по разным причинам. В таком случае водителю, прибывшему на терминал, приходилось звонить менеджеру и просить продублировать заявку, на что уходило время, и очередь на прием и выдачу контейнеров увеличивалась, что приводило к недовольству водителей из-за длительного ожидания. Менеджерам было также не очень удобно искать заявки поиском по номерам в электронной почте. Номера могли быть заполнены некорректно и поиск отнимал много времени, что также приводило к росту очереди.
Нередко терминал мог приостановить работу на определенное время из-за сложных метеоусловий, либо из-за обработки прибывшего железнодорожного состава. Менеджеры не всегда могли оперативно предупредить клиентов об ограничениях в работе терминала, и приехавшие в такое время водители вынуждены были ждать.
Важной частью приемки контейнеров является их фотофиксация. Это необходимо для того, чтобы менеджеры терминала могли, в случае разногласий с клиентом, сверить в каком состоянии он прибыл на терминал. Для этого приемщики контейнеров использовали мобильные телефоны. После того как приемщик делал шесть обязательных фотографий, он подключал мобильный телефон к компьютеру и загружал сделанные фотографии в определенные папки, расположенные на локальном компьютере. Зачастую приемщик из-за спешки, либо невнимательности мог не сделать фотографии, либо сделать не все. Процесс загрузки фотографий также отнимал немало рабочего времени. Менеджерам, в случае возникающих споров с клиентом, также было трудно найти фотографии нужного контейнера в разрозненных папках, а случалось, что фотографии вообще отсутствовали.
Очередь на выдачу контейнеров
Прием и фотофиксация контейнеров
Реализация личного кабинета клиента и мобильного рабочего места приемщика контейнеров
Для решения задачи создания личного кабинета клиента и мобильного рабочего места приемщика контейнеров ООО «Сервис Эклон» обратились к нам, в фирму-франчайзи «1С» «ИнфоСофт». После ряда встреч мы предложили провести экспресс обследование организации для детального погружения в бизнес процессы и определения вариантов архитектуры будущей информационной системы.
После проведения экспресс обследования было предложено три варианта реализации: разработка личного кабинета на Web, разработка мобильного приложения и разработка личного кабинета на базе «1С».
Разработка на «1С» была выбрана как оптимальный вариант с точки зрения затрат, простоты поддержки и широких возможностей для расширения функционала. После выбора архитектуры системы мы наметили следующие работы:
- проектирование личного кабинета клиента; проектирование мобильного рабочего места приемщика контейнеров;
- проектирование необходимых обменов;
- написание подробного технического задания на разработку;
- разработка личного кабинета клиента и мобильного рабочего места клиента; разработка обменов;
- тестирование разработанного функционала; опытная эксплуатация информационной системы;
- передача системы в опытную эксплуатацию.
В установленные сроки командой «ИнфоСофт» было проведено проектирование личного кабинета клиента, мобильного рабочего места приемщика контейнеров и написано подробное техническое задание на разработку. Для удобства обслуживания и информационной безопасности было принято решение часть информационной системы, связанную с личным кабинетом клиента и мобильным рабочим местом приемщика, перенести в облако «ИнфоСофт» и разработать обмен данными с базой офиса в «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».
С опережением поставленных сроков наша проектная команда разработала личный кабинет для клиентов Заказчика. В личном кабинете реализована возможность электронной записи на свободные интервалы времени, а также просмотр информации о своих контейнерах, в том числе и фотографии их состояния. Через личный кабинет клиенты терминала могут получать рассылку о приостановке работы терминала в случае экстренных ситуаций и получать информацию о степени его загрузки.
В качестве технологии для разработки мобильного рабочего места приемщика был выбран 1С:Мобильный клиент. В мобильном рабочем месте был реализован функционал фотофиксации с ограничением сохранения документа при отсутствии обязательных фотографий. А также удобный поиск необходимого контейнера. Интерфейс приложения адаптирован под размер купленных Заказчиком смартфонов.
Спроектирован и разработан быстродействующий обмен между личным кабинетом клиента, мобильным рабочим местом и базой офиса в 1С:УТ, ред. 10.3. Обмен реализован посредством публикации необходимых http-сервисов.
Несмотря на то, что период опытной эксплуатации выдался на повышенную загрузку терминала, она прошла успешно. Была организована линия поддержки с сотрудниками и клиентами терминала, где наши специалисты оперативно отвечали на все возникающие вопросы.
Окно загрузки личного кабинета клиента
Результаты
В результате автоматизации процесса приемки контейнеров в «1С» и создания электронной очереди терминал получил следующие результаты:
Снизилось время ожидания автотранспорта на сдачу груженых контейнеров на 15% за счет планирования времени «автовизита».
Время поиска приемосдатчиками заявок на сдачу контейнеров снизилось на 90%. Теперь в заявках порядок — клиенты терминала создают их в удобном личном кабинете, а сотрудники терминала работают со всеми заявками в отдельном рабочем месте.
Снизилось время поиска номера запорно-пломбировочного устройства (ЗПУ) на 99% за счет обязательной фотофиксации номера ЗПУ при сдаче контейнера на терминал и отсутствии необходимости натурной сверки номера при хранении на площадке.
На 7% выросла производительность труда приемосдатчиков и менеджера-логиста за счет автоматизации процесса подачи заявок и фотофиксации. Больше не нужно тратить время на создание фотографий контейнером, синхронизацию телефона с компьютером, неудобный поиск по разным папкам.
Появилась возможность планирования завоза груженых контейнеров автотраспортом.
Менеджеры получили возможность полноценно управлять расписанием и регулировать загрузку терминала. Обрабатывать заявки стало намного проще, так как они автоматически создаются в базе офиса, после того как клиенты оформили их в личном кабинет.
Эффект от внедрения
Реализованный функционал позволил значительно повысить пропускную способность терминала и повысить лояльность клиентов за счет предоставления удобного и прозрачного сервиса. Заметно снизилось количество спорных ситуаций о состоянии контейнеров. Существенно уменьшились очереди и теперь клиенты своевременно узнают об изменениях в работе терминала.
Приемщики получили удобное мобильное рабочее место, позволяющее с помощью смартфона сделать все обязательные фотографии контейнера, которые с помощью синхронизации моментально передаются в базу офиса. Это значительно повысило удобство и, что очень важно, качество приемки контейнеров.
Также ушла необходимость сохранять фотографии на внешний носитель и хранить их в разрозненных папках. Сейчас фотографии сразу попадают в нужный документ приемки контейнера и хранятся на сервере. За счет этого приемщик стал обрабатывать заметно больше контейнеров, что также сказалось на уменьшении очереди.
Планы по развитию
- Полный перенос функционала по приемке контейнеров от фотографирования до подписания в мобильное рабочее место приемщика.
- Создание анкеты для сбора обратной связи клиентов в личном кабинете с возможностью оставить отзыв и написать пожелания.
- Онлайн-мессенджер для оперативной связи менеджеров терминала и клиентов.
- Онлайн-табло загрузки терминала для водителей без необходимости авторизации.
- Вывод в личный кабинет клиента информации по взаиморасчетам и первичным бухгалтерским документам.
- Рассылка уведомлений об изменениях в работе терминала, помимо почты, в удобные для клиентов мессенджеры.
- Реализация оптимального распределения контейнеров по площадке с учетом ее топологии.
Работы по проекту выполнены компанией «ИнфоСофт».
Читать отзыв
«Разработка личного кабинета клиента и мобильного рабочего места для компании Сервис-Эклон».
