Загрузка бюджетной классификации в конфигурацию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

Согласно п. 1 ст. 18 БК РФ бюджетная классификация Российской Федерации является группировкой доходов, расходов и источников финансирования дефицитов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, используемой для составления и исполнения бюджетов.

Часто сотрудники государственных учреждений сталкиваются с ситуаций, когда необходимо внести изменения в Рабочий план счетов в связи с изменением бюджетной классификации.

Бюджетная классификация может быть изменена при вступлении в силу новой редакции приказа о бюджетной классификации либо при вступлении в силу нового приказа о бюджетной классификации.

1. Загрузка актуальной бюджетной классификации

В БГУ 2.0. бюджетные классификаторы хранятся в справочниках группы Бюджетные классификаторы (раздел Планирование и санкционирование - Бюджетные классификаторы).

Справочники поставляются заполненными и содержат соответствующие бюджетные классификаторы, утвержденные Приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации".

Перед созданием нового КПС в программе необходимо прежде всего убедиться в актуальности самого бюджетного классификатора и наличия последнего обновления. Сделать это можно воспользовавшись командой панели навигации "Помощник обновления бюджетной классификации" (раздел Планирование и санкционирование — Сервис). Следует обратить внимание, что загрузка бюджетной классификации доступна только пользователям, имеющим полные права.

Если у вас подключена интернет-поддержка, то программа сразу найдет необходимые обновления и предложит их установить, необходимо кликнуть «Далее». Если интернет-поддержка не подключена, тогда нужно скачать файл классификатора с сайта обновлений 1С. И выбрать «Загрузить из файла на диске» в окне помощника обновления бюджетной классификации.

Затем необходимо выбрать из доступных те обновления, которые нужно загрузить в информационную базу.  

После чего начнется процесс обновления.

Когда загрузка классификатора закончится, нужно закрыть окно помощника.

2. Предварительная проверка на наличие дублирующих элементов справочников-классификаторов

Перед загрузкой бюджетных классификаторов рекомендуется выполнить проверку на наличие дублей элементов бюджетной классификации по коду и периоду их действия, так как наличие дублей является ошибкой и с большой вероятностью может привести к проблемам при загрузке классификатора.

Проверку можно выполнить в окне помощника обновления бюджетной классификации на вкладке «Предварительная проверка по выбранным обновлениям» по кнопке «Выполнить проверку».

По результатам проверки в Помощнике обновления бюджетной классификации на закладке «Предварительная проверка по выбранным обновлениям» в табличной части будет выведен список обнаруженных дублей. Рекомендуется проанализировать элементы – дубли и лишние объекты пометить на удаление так, чтобы на каждую группу дублей остался только один элемент.

3. Выполнение теста загрузки обновлений

До выполнения загрузки обновлений классификаторов можно выполнить тестирование загрузки, чтобы выявить возникающие ошибки или убедиться в их отсутствии.

При тестировании реальная загрузка не происходит, то есть записи в справочники-классификаторы не будут созданы. Для выполнения тестирования необходимо установить флажок «Выполнить тест загрузки» и нажать кнопку «Далее».  

После выполнения теста загрузки в помощнике обновления бюджетной классификации выводится список обнаруженных ошибок на закладке «Список ошибок» и список информационных сообщений на закладке «Информационные сообщения». Ошибки необходимо исправить, информационные сообщения можно принять к сведению. Протокол хода тестовой загрузки выводится на закладке Протокол.

На закладке «Список ошибок» могут выводиться сообщения: 075 (Глава по БК) на период 01.01.2018—… в бюджете «Федеральный бюджет» уже существует. Не удалось обновить элемент справочника с кодом 075.

Такое сообщение говорит о наличии в информационной базе дублей элементов справочника «Главы по БК» с кодом 075, действующих одновременно и применяющихся для одного и того же бюджета. Такая ошибка не позволит загрузить обновление бюджетной классификации полностью, поэтому следует удалить лишние дубли до выполнения загрузки.

На закладке Информационные сообщения выводятся сообщения: «Не удалось обновить код 0000064190, т. к. в базе уже присутствует код с периодом действия (01.01.2016 - 31.12.2021), не совпадающим с периодом действия кода в файле (01.01.2021 - 31.12.2021).»

Это означает, что в файле обновления бюджетной классификации и информационной базе присутствует один и тот же код программного (непрограммного) направления расходов 64190, но с разными периодами действия. Из-за этого в информационной базе код программного (непрограммного) направления расходов 64190 не будет обновлен, но процессу обновления бюджетной классификации это не помешает (за исключением обновления самого программного (непрограммного) направления расходов 64190). При выводе такого информационного сообщения можно либо исправить период действия кода программного (непрограммного) направления расходов 64190 в информационной базе, чтобы он совпадал с периодом действия кода в файле обновления, либо ничего не предпринимать и при необходимости актуализировать программное (непрограммное) направление расходов 64190 вручную.

4. Загрузка обновлений, даже если возникли ошибки

В помощнике обновления предусмотрена возможность загрузки обновлений, если при обновлении обнаружены ошибки (флажок «Загружать обновление даже при наличии ошибок»).

Если такой флажок включен, то при обнаружении ошибки загрузка не прерывается, обновление бюджетной классификации выполняется полностью. За исключением обновления только тех элементов классификаторов, при записи которых возникли ошибки – эти элементы записаны не будут. А все остальные элементы классификаторов, при записи которых ошибки не возникли, будут обновлены.

Если флажок снят, и при обновлении обнаружены ошибки, тогда классификатор не загрузится полностью, при записи элемента которого возникла ошибка.

Ситуации, которые могут возникнуть при обновлении бюджетной классификации. 

1. При обновлении бюджетной классификации некоторые «Классификационные признаки счетов (КПС)» помечаются на удаление

После обновления бюджетной классификации можно столкнуться с тем, что некоторые КПС помечаются на удаление. Почему такое может произойти? Произойти такое может в случаях, если для составных частей КПС устанавливается пометка на удаление, или составные части КПС не имеют пересекающихся периодов действия. То есть если для одной или нескольких составных частей КПС устанавливается пометка на удаление, то для КПС в целом также устанавливается пометка на удаление. Например, если у Классификационного признака счетов вида «КРБ» составная часть «Вид расходов» прекратила действие и помечена на удаление, то и будут помечены на удаление все КПС, которые включают данную составную часть.

Следует обратить внимание, что помеченные на удаление элементы справочника «КПС» не будут удалены из базы, если на них есть ссылки в документах. Если помеченные на удаление Классификационные признаки счетов еще нужны в информационной базе, то в этом случае достаточно снять пометку на удаление вручную. После снятия с КПС пометок на удаление они станут доступны для выбора в учетных документах, отчетах.

2. После обновления бюджетной классификации КПС не получается выбрать в учетных документах 

Также после обновления бюджетной классификации бывают случаи, когда КПС становится недоступен, и он отсутствует при выборе в документах. Произойти такое может, если у составной(ых) части(ей) КПС появляется дата окончания действия. Когда такое происходит, дата окончания действия ставится на весь КПС, и он становится недоступен в документах, дата которых позднее, чем дата окончания действия.

Чтобы убрать окончание действия у КПС, требуется зайти в каждый составной реквизит и по кнопке «Еще» выбрать «Разрешить редактирование реквизитов».

Затем программа 2 раза запросит разрешение на редактирования реквизитов, с чем нужно согласиться и нажать «Проверить и разрешить».

После разрешения редактирования реквизитов становится возможным убрать дату окончания действия. Для этого необходимо нажать правой кнопкой мыши на «Окончание действия», выбрать «Очистить». После отчистки даты окончания следует записать изменения.  

Следует поочередно раскрыть и просмотреть каждый составной реквизит на наличие даты окончания действия. И если дата окончания есть, необходимо ее очистить. После этих действий в самом КПС нужно убрать дату окончания действия. Сначала по кнопке «Еще» - «Разрешить редактирование реквизитов», затем дать разрешение на редактирование реквизитов, далее удалить дату окончания действия и записать КПС. Если все сделано правильно, дата окончания действия станет пустой.

После этого КПС снова станет доступен в учетных документах.

Мы рассмотрели:

1. Как обновить бюджетную классификацию;

2. Как подготовиться к обновлению, чтобы в дальнейшем избежать ошибок;

3. Сложности, которые могут возникнуть при обновлении и способы их решения.

Если у вас возникли вопросы, то наши специалисты с удовольствием на них ответят!