Настройка начислений в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

Первоначальная настройка программы, в том числе и начислений, которые будут использоваться при работе, происходит при её первом запуске. Если же по каким-то причинам в ходе работы пользователю не хватает ранее созданного в программе перечня начислений, то его можно дополнить, создав новые виды начислений.

Список начислений находится в разделе «Настройка», справочник «Начисления». В этом же списке программа позволяет добавлять и настраивать новые начисления (рисунок 1).

При нажатии на команду «Создать» открывается карточка начисления, которая состоит из следующих закладок: «Основное», «Расчет базы», «Учет времени», «Зависимости», «Приоритет», «Средний заработок», «Налоги, взносы, бухучет», «Описание». Также может быть доступна закладка с блоком настроек «Денежное содержание» или «Денежное довольствие», если в настройках особенностей учёта (раздел «Настройка» → «Особенности государственного учреждения») указано использование подобных расчётов (рисунок 2).

Рассмотрим назначение и настройки каждой из закладок:

Закладка «Основное»

На закладке указываются основные параметры, влияющие на использование и расчёт начисления.

«Назначение начисления»

Назначение позволяет программе определять, какие настройки являются допустимыми для этого начисления, каким образом и где это начисление может назначаться, рассчитываться и выполняться. Другими словами, по назначению программа «узнаёт» начисления.

Список возможных назначений начислений недоступен для редактирования, его значения являются предопределёнными (рисунок 3).

Некоторые из назначений доступны только в том случае, если выбрана соответствующая возможность программы. Это такие назначения, использование которых предполагает также создание специфичного для них показателя, вида времени и т. п., которое выполняется при задействовании возможности.

Большинство назначений являются специализированными, т. е. начисления с таким назначением используются только для выполнения специализированными «межрасчетными» документами программы:

1. Для начисления документом «Больничный лист»:

• Оплата больничного листа,
• Оплата больничного листа за счет работодателя,
• Оплата больничного листа, несчастный случай на производстве,
• Оплата больничного листа, профзаболевание,
• Болезнь без оплаты,
• Доплата до среднего заработка за дни болезни (доступно, если выбрана соответствующая возможность программы),
• Отпуск по беременности и родам,
• Отпуск по беременности и родам без оплаты.

2. Для начисления документом «Отпуск»:

• Оплата отпуска,
• Компенсация отпуска (также может начисляться документом «Увольнение»),
• Материальная помощь к отпуску (доступно, если выбрана соответствующая возможность в настройках программы),
• Отпуск (за счет ФСС) на период санаторно-курортного лечения.

3. Для начисления документом «Простой, отстранение от работы» (доступны только при выбранной возможности учета простоев в настройках программы):

• Простой по вине работника,
• Оплата простоя по вине работодателя,
• Оплата простоя по независящим от работодателя причинам.

4. Для начисления документом «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»:

• Неявка по невыясненным причинам,
• Прогул.

5. Для начисления другими документами:

• Оплата командировки (документ «Командировка»),
• Оплата времени сохраняемого среднего заработка (документ «Отсутствие с сохранением оплаты»),
• Оплата дней ухода за детьми-инвалидами (одноимённый документ),
• Отпуск без оплаты (документ «Отпуск без сохранения оплаты»),
• Отгул (одноимённый документ, а также документ «Отпуск»),
• Выходное пособие (документ «Увольнение»).

Другая часть назначений начислений также обладает определённой спецификой:

• Районный коэффициент и Северная надбавка – в информационной базе может присутствовать только по одному начислению с такими назначениями. Эти начисления особенным образом назначаются и редактируются в кадровых документах.
• Надбавка за вредность – так же, как и предыдущие, это начисление особенным образом назначается и редактируется в кадровых документах.
• Сдельная оплата труда – может выполняться только при окончательном расчёте зарплаты, по умолчанию заполняется формула с использованием показателя сдельной выработки. Назначение доступно, если в настройках расчёта зарплаты выбрано использование сдельного заработка.
• Доплата за совмещение и Доплата до среднего заработка – могут назначаться только соответствующими специализированными документами. Назначения доступны, если выбраны такие возможности программы.
• Пособие по уходу за ребенком до полутора лет и Пособие по уходу за ребенком до трех лет – могут назначаться только соответствующими специализированными документами.
• Оплата труда в натуральной форме – может назначаться только в качестве планового начисления, которое будет выполняться ежемесячно, но можно выполнить и документом «Доход в натуральной форме».

«Универсальными» назначениями начислений, т. е. теми, которые допускают дополнительное управление использованием начислений с таким назначением, являются:

• Повременная оплата труда и надбавки – для описания начислений, составляющих фонд оплаты труда сотрудников (т. е. являющихся «зарплатой»).
• Компенсационные выплаты – для описания компенсаций, т. е. начислений, не связанных с оплатой труда. Такие начисления, например, особым образом учитываются в расчёте НДФЛ, страховых взносов, и не учитываются при расчёте общего среднего заработка.
• Материальная помощь – для описания начислений, являющихся материальной помощью. Материальная помощь, как и компенсационные выплаты, имеет особенности в обложении НДФЛ, страховыми взносами, учёта в среднем заработке.
• Премия – для описания премий и вознаграждений, которые, согласно законодательству, особым образом учитываются при расчёте общего среднего заработка.
• Доход в натуральной форме – начислениями с таким назначением регистрируются суммы, соответствующие доходу, полученному не в денежной форме. Такие начисления регистрируются с целью обложения НДФЛ и взносами. Сумму, полагающуюся к выплате сотруднику, они не увеличивают.

Для начислений с этими назначениями можно указать способ их выполнения.

Способ выполнения начисления:

• «Ежемесячно» – такое начисление можно назначить плановым, и оно будет автоматически выполняться при окончательном расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» и др. Можно отметить показатели для сотрудника постоянного использования, значения которых будут запрашиваться при назначении начисления плановым.
• «По отдельному документу» – такое начисление можно выполнить только межрасчётными документами «Разовое начисление», «Материальная помощь», «Премия» и др. (соответственно назначению).
• «В перечисленных месяцах» – совпадает со способом «Ежемесячно», отличие заключается в том, что можно выбрать месяцы, при окончательном расчёте которых будет выполняться это начисление.
• «Только если введено значение показателя» – такое начисление будет выполняться при окончательном расчёте только в том случае, если на этот месяц с помощью документа «Данные для расчета зарплаты» введено значение хотя бы одного из отмеченных «определяющих» показателей. В формуле такого начисления должен использоваться показатель для сотрудника, разового использования.
• «Только если введен вид учета времени» – такое начисление будет выполняться при окончательном расчёте только в том случае, если на этот месяц каким-либо способом (в графике, табеле или в документе «Данные для расчета зарплаты») зарегистрировано время выбранного вида.
• «Только если время приходится на праздничные дни» – такое начисление будет выполняться при окончательном расчёте только в том случае, если рабочее время по графику работы сотрудника выпадает на государственные праздники (согласно производственному календарю) (рисунок 4).

Формула расчёта и показатели

Для начислений с некоторыми назначениями алгоритм расчёта регламентирован законодательством и заложен внутри программы, поэтому для них нельзя описать произвольную формулу расчёта. Например, оплата больничного листа. Для других видов назначений допустимо описать способ их расчёта произвольной формулой. При этом для «специализированных» назначений формула расчёта предлагается программой автоматически, но при необходимости её можно изменить.

При создании начислений с «универсальным» назначением «Повременная оплата труда и надбавки» и др. можно описать формулу их расчёта самостоятельно.

Если результат начисления не рассчитывается, а вводится в программу фиксированной суммой, то нет необходимости описывать его формулу, которая фактически должна состоять из одного показателя. Достаточно указать, что результат вводится фиксированной суммой, и тогда в документах можно будет сразу ввести результат (рисунок 5).

Если начисление можно описать формулой, следует выбрать вариант «Результат рассчитывается». В этом случае следует описать формулу начисления в отдельной форме, которая вызывается по ссылке «Редактировать формулу» (рисунок 6).

Прочие возможности

Для начислений, расчёт которых возможен не только в целом за месяц при окончательном расчёте, доступен флажок «Начисляется при расчете первой половины месяца». Если он установлен, начисление будет учитываться при расчёте суммы аванса документом «Начисление за первую половину месяца» (рисунок 7).

Для начислений, которые могут быть назначены в плановом порядке, доступен флажок «Поддерживает несколько одновременно действующих начислений» (рисунок 8). Его следует установить, если это начисление требуется назначать одному и тому же сотруднику параллельно с разными периодами или размерами. Такие начисления следует назначать документом «Назначение планового начисления».

Для начислений, которые могут быть назначены в плановом порядке, также доступен флажок «Включать в ФОТ» (рисунок 9). Если флажок не установлен, то начисление не будет учитываться при формировании планового ФОТ сотрудников.

Если начисление предполагает расчёт общего среднего заработка, то в разделе «Расчетный период среднего заработка» можно установить длительность расчётного периода, отличную от установленной законодательством (рисунок 10).

Также на закладке «Основное» есть реквизит, отвечающий за заполнение отчётности «ЕФС-1». В нем необходимо указать соответствующий начислению код выплаты (рисунок 11).

Закладка «Расчет базы»

Данная закладка доступна в том случае, когда в формуле начисления используется показатель «РасчетнаяБаза». Расчётная база – это список начислений, результат которых используется для расчёта настраиваемого начисления. Помимо перечня начислений, на данной закладке есть возможность указать период, за который следует брать результаты начислений, входящих в расчётную базу (рисунок 12).

Если начисление выполняется по отдельному документу, то текущий месяц (и периоды, включающие текущий месяц) для выбора недоступны.

Закладка «Учет времени»

На данной закладке задаём правила, по которым программа будет связывать это начисление с фактическим временем работы сотрудника.

Доступны для настройки реквизиты:

«Начисление выполняется». Выбираем, как период действия начисления отразится в регистрах. Доступны следующие значения:

• «За работу полную смену в пределах нормы времени» – для окладов, дневных тарифов.
• «За работу неполную смену в пределах нормы времени» – выбираем, если оплата идёт за часы в рамках нормы за работу неполную смену.
• «За работу сверх нормы времени» – для сверхурочных или работы в выходные по графику.
• «Дополнительная оплата за уже оплаченное время» – например, доплата за ночные часы или за совмещение профессий (рисунок 13).

«Используемое время». Этот реквизит доступен для начислений за неотработанное время (больничный, отсутствие по невыясненной причине и пр.) (рисунок 14).

«Вид времени». Указывается вид времени по классификатору использования рабочего времени. Это напрямую влияет на то, какой код (буквенный или цифровой) появится в табеле учёта рабочего времени. Данный справочник доступен для редактирования (рисунок 15).

«Вид стажа СФР» – данная настройка нужна, если период начисления (например, отпуск или повышение квалификации) должен особым образом отразиться в отчётности для СФР. Вы выбираете соответствующий вид стажа (рисунок 16).

Закладка «Зависимости»

Данная закладка нужна, чтобы показать, как это начисление связано с другими начислениями, то есть в расчёт каких других начислений или удержаний оно входит (рисунок 17).

Закладка «Приоритет»

В программе предполагается ведение учёта отработанного сотрудником времени методом отклонений. Метод отклонений подразумевает назначение сотруднику начисления, которое полагается ему за полностью отработанное по плановому графику работы время (например, оклад). Отклонения от графика по причине невыходов регистрируются соответствующими документами (отпуск, больничный и т. п.). На этой закладке указывается, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. Как правило, эти таблицы заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений (рисунок 18).

Закладка «Средний заработок»

Редактирование реквизитов зависит от значений, указанных на закладке «Основное». На данной закладке можно указать следующие значения:

• «Расчет оплаты отпусков, командировок и др.» – указываем, включается или нет в базу начислений при расчёте среднего заработка; учитывается ли при расчёте среднего заработка для целей оплаты отпусков, командировок и пр.; как учитывается в базе начислений; индексируется ли при расчёте среднего заработка.
• «Расчет пособий по социальному страхованию» – указываем, учитывается ли при расчёте среднего заработка для целей оплаты больничных и других пособий за счёт ФСС (рисунок 19).

Закладка «Налоги, взносы, бухучет»

В разделе «Налоги, взносы, бухучет» указывается (рисунок 20):

• «НДФЛ» – код дохода, с которым начисление учитывается в расчёте налога на доходы физических лиц. Перечень доступных для конкретного начисления кодов определяется его назначением.
• «Страховые взносы» – вид дохода с точки зрения обложения страховыми взносами. Перечень доступных вариантов также ограничивается в соответствии с назначением начисления.
• «Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ» – указанный пункт будет использоваться при формировании данных для отражения начисления в бухгалтерском учёте.
• «Статистическая отчетность» – можно указать, следует ли учитывать начисление при заполнении статистической формы П-4, 57-Т и др., и то, как именно учитывать.
• «Бухгалтерский учет» – указываем, как распределяется начисление в разрезе статей финансирования, КОСГУ и способов отражения в бухучёте.
• «Исполнительное производство» – выбираем код вида дохода для учёта в исполнительном производстве в соответствии с законодательством.

Закладка «Описание»

На данной закладке два поля для заполнения:

1.«Краткое наименование»
В данном поле можно указать краткое наименование начисления. Оно будет отображаться в заголовках колонок в отчётах по начислениям.

2. «Описание».
В данном поле можно написать произвольный комментарий. Сюда можно добавить пояснение: например, для чего используется данное начисление, какие условия его применения или особые случаи (рисунок 21).

Выводы

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться за помощью к нашим специалистам.