Типовые возможности информирования сотрудников об их личных и зарплатных данных в программах 1С

Типовые возможности информирования сотрудников об их личных и зарплатных данных в программах 1С

В современных типовых конфигурациях системы 1С-предприятия, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3)», «1С:Бухгалтерия предприятия (ред.3)», «1С:Комплексная автоматизация (ред. 2)» и др. предусмотрены определенные возможности для информирования сотрудников об их данных в системе. Самым востребованным является уведомление сотрудников о начисленной зарплате через доступ к расчетным листкам в электронном варианте. Однако существует возможность просмотра других личных данных, остатков отпусков, графиков работы, а также запроса справок, отправки руководству сообщений об отсутствиях или неправильных личных данных. Рассмотрим несколько вариантов доступа сотрудника к своим данным базы 1С-Предприятия.

Вариант 1. Личный кабинет пользователя в базе 1С:ЗУП Корп

Что это?

Подсистема Самообслуживание в программе 1С:ЗУП Корп (ред.3), где пользователь может посмотреть свои личные данные, индивидуальные льготы, график работы, расчетный листок, остаток отпуска, создать заявку на отпуск и командировку, запросить справку 2-НДФЛ, сообщить о неверных данных.

Для каких конфигураций?

Только для 1С:ЗУП КОРП ред.3 (аналог для государственных учреждений доступен также в 1С:ЗКГУ КОРП ред. 3)

Как настроить?

1) Включить в настройках флажок Самообслуживание сотрудников (раздел Настройка - Управление персоналом).

2) Для пользователей базы, которые будут использовать подсистему, указать физическое лицо, соответствующее физлицу в базе (Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи – поле Физическое лицо)

Для сотрудников с неполными правами, не являющихся пользователями основных подсистем, нужно установить типовой профиль «Сотрудник»:

(Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа –создать группу доступа, выбрав профиль Сотрудник и включить в нее нужных пользователей).

Этот профиль содержит базовые функции необходимые и достаточные для открытия программы и для доступа к личному кабинету.

3) Доступ в программу для пользователей рекомендуется осуществлять через веб-клиент, также стоит уделить внимание безопасности аутентификации в системе.

Различные настройки в подсистеме Настройка – Управление персоналом позволяют установить время, которое пользователи заданной группы могут находиться в системе, указать количество пользователей, которые могут находиться в системе одновременно, автоматически создавать и блокировать пользователей.

Вариант 2. Сервис 1С-Кабинет Сотрудника.

Что это?

Онлайн-сервис, позволяющий получить расчетные листки, написать заявление, запросить справку без обращения в бухгалтерию или входа непосредственно в базу 1С. Также среди возможностей сервиса - использование электронной подписи и технологии кадрового документооборота для подписания таких документов, как Прием на работу, Приказ о переводе и других кадровых приказов. Сервис доступен через браузер и через мобильное приложение. Программа должна находиться на официальной поддержке, то есть для подключения к системе организации необходимо иметь логин и пароль на Портале 1С: ИТС. Пробный бесплатный период сервиса - 45 дней. Официальная информация доступна по ссылке.

Для каких конфигураций?

Встроен в программы, начиная с определенных релизов: «1С:Зарплата и управление персоналом 3» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3» (в том числе КОРП), а также «1С:Бухгалтерия предприятия 3», «1С:Комплексная автоматизация 2» и « 1С:ERP Управление предприятием 2». Есть локальная версия (для больших предприятий численностью от 1000 сотрудников).

Как настроить?

1) Подключение выполняется пользователем, обладающим полными правами. Приглашение к подключению доступно на начальной странице при входе в программу.

Если приглашение скрыто, то его можно найти из меню Зарплата – Сервис 1С:Кабинет сотрудника.

2) Заполнив логин и пароль на сайтах интернет-поддержки, нужно придумать адрес сервиса, выбрать ответственное лицо, указать его телефон и адрес электронной почты, создать подключение.

3) После подключения страница кабинета в программе выглядит так:

Теперь есть возможность зайти в интернет по адресу сервиса под ответственным сотрудником, ввести логин (телефон или e-mail) и установить пароль для входа.

4) Для доступности расчетных листков сотрудникам в сервисе они должны быть опубликованы. Доступ к сервису и публикация расчетных листков осуществляется только для сотрудников, у которых заполнены e-mail и телефон.

5) После этого сотрудник может зайти в сервис, авторизовавшись по e-mail или номеру телефона, скачать расчетный лист в формате pdf и нажатием кнопки сообщить ответственному лицу об ознакомлении с ним, а также использовать другие возможности, доступные онлайн.

Вариант 3. Разовая отправка отчетов на электронную почту или создание рассылки

Что это?

Возможность отправить из базы 1С отчет (не обязательно содержащий кадровые или зарплатные данные сотрудника) по заданным адресам электронной почты, а также настроить автоматическую рассылку отчетов.

Для каких конфигураций?

Для «1С: Зарплата и управление персоналом 3» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3» (в том числе КОРП), а также «1С:Бухгалтерия предприятия 3», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP Управление предприятием 2». Набор доступных к отправке отчетов и возможность создания рассылки ограничен возможностями конкретной конфигурации.

Как настроить?

1) Если системная учетная запись в справочнике Настройки почты не заполнена, ее можно создать непосредственно из нужного отчета к отправке по кнопке Отправить сейчас.

2) Желательно использовать для целей рассылки специально выделенный адрес электронной почты. Чтобы программа 1С могла отправить тестовое сообщение, например, для адреса на mail.ru, нужно создать в параметрах безопасности пароль для внешнего приложения (https://help.mail.ru/id/protection/external, аналогичные возможности существуют для почтовых ящиков на yandex.ru и других сервисах), и в настройках почты ввести именно его вместо основного пароля.

3) Теперь по кнопке Отправить сейчас доступна отправка текущих данных отчета на заданный адрес в нужном формате.

4) Настроить регулярную отправку отчета с помощью рассылки можно, перейдя по соответствующей кнопке из самого отчета или же создав новый элемент непосредственно в справочнике Рассылки отчетов (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов).

При настройке индивидуальной рассылки для того, чтобы связать получателя с физлицом из базы данных, нужно указать Отправлять: Свой отчет для каждого получателя, выбрать тип получателей – Физические лица и встав на поле Сотрудник в Настройках отчета, нажать Указать получателя рассылки, для того чтобы в поле прописалось значение [Получатель].

Такая индивидуальная рассылка доступна для тех отчетов, где в настройках отчета в конфигураторе указан тип Физические лица, в противном случае можно создавать отчет с отбором по списку конкретных сотрудников, который будет доступен списку получателей из закладки Доставка.

Для рассылок доступно создание расписания для автоматической отправки с заданной периодичностью.

ИТОГ: ЧТО ВЫБРАТЬ?

Было рассмотрено несколько вариантов решения вопроса доступа сотрудников к их данным базы 1С. Какой вариант выбрать для конкретной организации, зависит от ее потребностей и от установленного программного продукта.

• Если установлена конфигурация «1С:ЗУП Корп» (ред.3) или «1С:ЗКГУ» (ред.3) - личный кабинет сотрудника является частью конфигурации (вар.1), доступен просмотр как расчетных листков, так и остатков отпусков, графика работы, а также взаимодействие с руководством через функционал запроса справок и уведомления об отсутствиях. Из этой конфигурации возможно подключить онлайн-сервис «Личный кабинет» (вар.2) и отправлять рассылки на электронную почту (вар.3).

• Если установлена одна из конфигураций: «1С:ЗУП 3», «1С:ЗКГУ 3», «1С:БП 3», «1С:КА 2», «1С:ERP 2». Тогда:

a) при необходимости не только просмотра расчетных листков, но и использования расширенного функционала, такого как создание и подписание заявлений, запрос справок, уведомление об отсутствии, просмотр остатков отпусков и вычетов – можно рассмотреть подключение дополнительного онлайн-сервиса «1С: Кабинет сотрудника» (вар.2).

b) в случае, когда необходима лишь разовая отправка определенных отчетов, в том числе расчетных листков, на электронную почту или же их регулярная рассылка, достаточно воспользоваться типовыми возможностями отправки в программах 1С (вар.3)

Научитесь находить и исправлять ошибки в налоговом и бухгалтерском учете!

Получите полезные навыки на курсе “1С:Предприятие 8. Использование конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0” и используйте конфигурацию на уровне эксперта.