Теория и практика организации товарного учета в 1С для эффективной работы с АИС Меркурий

Данная статья является логическим продолжением предыдущей статьи посвященной работе в АИС Меркурий. В пределах данной статьи мы более подробно рассмотрим вопрос «Как организовать товарный учет в учетных системах предприятия при различных уровнях автоматизации для эффективной работы с АИС Меркурий».

Почему данный вопрос был вынесен в отдельную статью? Ведь правильно поставленный учет товарных (материальных) запасов на предприятии - важный фактор, который позволяет бизнесу эффективно работать. Я думаю, не стоит описывать, к каким рискам приводит отсутствие реального учета товарных запасов на предприятии, но стоит подробно описать различные методы ведения учета при различных уровнях автоматизации складского учета.

Также рассмотрим вопрос рисков, которым подвергается предприятие при различном уровне ведения учета подконтрольной продукции.

Отдельно разберем вопрос этикетирования подконтрольной продукции, и как это влияет на уровень автоматизации товарного учета и интеграции с АИС Меркурий.

Повторение - мать учения: немного теории

Для понимания целей, которые должно преследовать предприятие при автоматизации товарного учета подконтрольной продукции и интеграции с АИС Меркурий, повторим основной тезис создания системы:

«Автоматизированная информационная система Меркурий предназначена для электронной сертификации поднадзорных ГосВетНадзору грузов, отслеживания пути их перемещения по территории Российской Федерации в целях создания единой информационной среды для ветеринарии, повышения биологической и пищевой безопасности.»

Что подразумевает данный тезис? По факту АИС Меркурий – это информационная система, которая позволяет отследить продукты вниз или вверх по цепи поставки. Для этого в системе Меркурий фиксируется информация обо всех этапах производства: выращивание животных, их убой, места хранения и переработки полученной продукции и так вплоть до розничной продажи. На каждом этапе оформляется отдельный эВСД. Таким образом выстраивается цепочка электронных документов, по которым можно узнать о продукции все. Меркурий делает весь процесс абсолютно прозрачным и последовательным.

На основание этого делаем вывод: любая фактическая операция с животными, сырьем или продукцией подлежит отражению в АИС Меркурий. При этом АИС Меркурий введет собственный независимый учет остатков подконтрольной продукции.

Определим задачи, которые надо решить в учетной системе при организации учета подконтрольной продукции:

1. Любая хозяйственная операция, влияющая на количество подконтрольной продукции или отражающая перемещение (реализацию) подконтрольной продукции - подлежит отражению в АИС Меркурий.

2. Для отражения хоз. операций в АИС Меркурий все учетные (фактические) остатки подконтрольной продукции должны быть сопоставлены с остатками в разрезе партий АИС Меркурий.

Понятие партий АИС Меркурий, и причем тут серийный учет 1С?

Понятие партии в АИС «Меркурий» достаточно сложное. Партионный учет ведется по следующим показателям:

• вид и тип продукции;

• количество;

• дата производства;

• срок годности;

• производитель;

• владелец;

• страна производства;

• качество;

• записи складского журнала.

Если сопоставить данные показатели партий с классическими показателями партий в программных продуктах фирмы 1С (ПП 1С), то становится понятно, что партии в ПП 1С совершенно не подходят для сопоставления с партиями АИС Меркурий, требуется дополнительная аналитика в разрезе партий.

Для решения этой задачи в ПП 1С предполагается использовать серийный учет. Но при этом есть несколько ограничений. В программах «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление нашей фирмой» поддерживается полноценный партионный учет по сериям. В «1С:Бухгалтерии 8» и в «1С:Рознице 8» возможности по ведению партионного учета ограничены, поэтому в этих решениях полноценный серийный учет невозможен.

Почему важен серийный учет подконтрольной продукции и какие риски могут быть при его отсутствии?

Так как АИС Меркурий - основной инструмент для надзорных органов по контролю за биологической и пищевой безопасностью поднадзорной продукции, то в случае каких-либо претензий со стороны надзорных органов к продукции именно данные АИС Меркурий будут являться основанием для отзыва партии продукции из оборота. Поэтому чем точнее ведется учет подконтрольной продукции на предприятии и чем точнее отражается факт хоз. деятельности, тем меньший объем этой продукции подлежит риску отзыва с рынка в случае претензии.

Приведу пример:

В розничной продаже надзорным органом был выявлен факт биологической опасности продукции. Биологически опасным было признано сырье, из которого производится данный продукт. На основание данных АИС Меркурий надзорный орган отзывает всю партию продукта, произведенного из этого сырья. При этом, я думаю, очевидно, чем точнее учитывалась партия продукта и сырья, из которого произведена эта продукция, на всех этапах оборота в АИС Меркурий, тем меньший объем продукции будет изъят из оборота без риска биологической опасности, что соответственно, уменьшает риски и объем финансовых потерь для всех участников оборота. Под точным учетом партий сырья и продукции я подразумеваю то, что при производстве продукции производитель списывал сырье посерийно, указывая, для какой серии какой продукции была использована, какая серия сырья. А оптовое звено при реализации данной продукции также использовало серии поступившей продукции и в разрезе серий производила отгрузку этой продукции.

Организация учета подконтрольной продукции в ПП 1С

В первом разделе данной статьи, я указал две основные задачи, которые требуется решить при организации учета.

Первая задача является больше методологической и заключается в том, что требуется сопоставить хозяйственные операции в системе 1С и виды операций в АИС Меркурий. При этом надо учитывать, что прямого соответствия (один к одному) между хоз. операциями учетной системы и операциями АИС Меркурия нет.

Полнофункциональный двухсторонний обмен с АИС «Меркурий» реализован в следующих ПП 1С: 1С:ERP Управление предприятием 2; 1С:Комплексная автоматизация 2; 1С:Управление торговлей 8, ред. 11; 1С:Управление нашей фирмой; 1С:Бухгалтерия 8, ред. 3.0; 1С:Розница 8, ред. 2.0.

При обмене с АИС «Меркурий» в ПП 1С используются следующие документы:

• Входящей транспортной операции ВЕТИС - документов выполняются следующие операции: гашение транспортных ВСД, оформление возвратных транспортных ВСД. При оформлении возврата поддерживаются правила регионализации и мультимодальные перевозки (перевозки грузов по одному договору, выполненные более чем одним видом транспорта), уполномоченное оформление возвратных транспортных ВСД.

• Исходящая транспортная операция ВЕТИС - документ позволяет оформлять транспортные ВСД. При этом также поддерживаются правила регионализации и мультимодальные перевозки.

• Производственной операции ВЕТИС - документом регистрируются производственные ВСД (в том числе на этапе незавершенного производства), а также утилизация продукции.

• Объединение записей складского журнала ВЕТИС - документ можно применять, например, в случаях, когда поступает однородный товар от одного производителя в нескольких транспортных средствах. Каждая из партий, имеющихся в этих транспортных средствах, сопровождается отдельным сертификатом. По прибытии всех партий с помощью данного документа, партии можно объединить.

• Инвентаризация продукции ВЕТИС - документом отражается оприходование и списание подконтрольной продукции.

Данные документы могут вносится на основании документов учетной системы. На примере «1С:ERP»:

• На основании документа «Производство без заказа» - Производственная операция ВЕТИС;

• На основании документа «Реализация товаров» - Исходящая транспортная операция ВЕТИС;

• и на основании других документов.

Итогом решения первой задачи должно быть описание бизнес-процесса оформления всех цепочек документов в учетной системе при оформлении операций, подлежащих отражению в АИС Меркурий.

При решении второй задачи мы можем как решить саму задачу, так и автоматизировать процесс заполнения документов на первом этапе. Ведь для сопоставления партий (остатков) двух систем (учетной и Меркурий), как я писал выше, нам понадобится в учетной системе использовать партионный учет в разрезе серий.

При этом серии должны содержать информацию для однозначного их сопоставления с партией АИС Меркурий.

В первой статье были указаны следующие варианты организации партионного учета с использованием серий:

1. Фиксация фактических дат производства отгруженной или используемой при производстве продукции в сборочных листах, затем внесение дат операторами в учетную систему с подбором серий для данной даты.

2. Организация хранения серий товаров по ячейкам хранения - формирование кладовщику четкого задания - сборочный лист с указанием ячеек хранения.

3. Сборка товаров с использованием терминалов сбора данных.

4. Организация хранения серий товаров по ячейкам, сборка с использованием терминалов сбора данных.

Первые два варианта (1,2) организации учета, подразумевают работу персонала только визуально:

• сотрудники предприятия визуально осматривают отгружаемую продукцию;

• сотрудники предприятия визуально контролируют сборочный лист для определения ячеек хранения;

• сотрудники предприятия визуально осматривают продукцию, размещаемую в ячейках;

• визуально переносят данные со сборочных листов в программу для подбора серий;

• и так далее.

Самый главный риск при организации такой работы – человеческий фактор (ошибки персонала). Так как на всех этапах подбора продукции мы полагаемся на сотрудника и на данные, зафиксированные им визуально.

Ошибка персонала может привести к ошибочно выписанным эВСД, которые не будут соответствовать отгруженной продукции (например, дата производства эВСД не соответствует дате производства поступившей продукции), что приведет к отказу в приемке товара. Ошибка персонала может привести к появлению просроченной продукции (например, персонал отгрузил партию с более поздней датой производства, поэтому у партии в наличии истек срок годности) и т.д.

Ситуация может усложниться наличием весового товара, когда квант отгрузки не фиксирован по весу, но фиксирован местом (отгружаем коробками с переменным весом). Тогда персоналу надо фиксировать не только отгружаемую партию, но и вес отгружаемой продукции.

Опираясь на эти замечания, можно сделать вывод, что первые два метода организации учета относятся к разряду «Реализовать быстро и дешево, но в случае ошибки человека они обойдутся бизнесу дорого». В этом случае качество учета зависит от уровня подготовки и внимательности персонала, выполняющего складские операции.

Третий и четвертый варианты организации учета требовательны к этикетированию продукции. Для верной идентификации продукции каждый минимальный квант отгрузки продукции должен быть этикетирован таким образом, чтобы при сканировании этикетки данную продукцию можно было однозначно отнести к определенной партии товара.

Приведу пример:

Предприятие отгружает колбасные изделия с минимальным квантом - потребительская упаковка (палка колбасы).

Если при этом потребительская упаковка будет иметь в качестве штрих кода (ШК) только ШК в формате EAN-13, то данный ШК не позволит однозначно сопоставить отгружаемую продукцию с отгружаемой партией АИС Меркурий. Ведь ШК EAN-13 не содержит никакой информации о партии или дате производства продукции. EAN-13 позволит только идентифицировать данный продукт.

Аналогичная ситуация и с ITF14 для транспортной упаковки (колбасные изделия отгружаем квантами – ящик, маркированный ITF14). Данный формат также не содержит информацию о партии или дате производства продукции.

Вариант решения данной проблемы - минимальный квант отгрузки должен быть этикетирован ШК GS1-128 (EAN-128) или GS1 DataBar, или Data Matrix.

Если условия этикетирования соблюдены, то 3 и 4 варианты организации учета являются наиболее предпочтительными. Ведь комплексная автоматизация складского учета позволяет:

• Быть уверенным в соответствии фактических остатков остаткам АИС Меркурий;

• Оперативно управлять всеми складскими операциями;

• Оптимизировать затраты, использование складских площадей и управление персоналом;

• Сократить затраты на хранение и складское обслуживание.

Важный плюс такого подхода - исключения человеческого фактора. На основании отсканированных данных на складе в процессе отгрузки, данные о сериях и партиях будут подставляться автоматически.

Итоги

Итак, путь организации товарного учета в 1С для эффективной работы с АИС Меркурий без полноценного процесса автоматизации склада является тупиковым. Вы можете в краткосрочной перспективе решить проблему оформления эВСД с помощью «ручного» учета складских операций. Но в долгосрочной перспективе автоматизация склада - единственный путь, который позволит бизнесу развиваться.