Telegram-бот для согласования документов в 1С:УХ

Функционал согласования документов и справочников в 1С:УХ

Системный продукт 1С:Управление Холдингом (далее - 1С:УХ) оснащен типовым функционалом для организации процесса согласования документов и справочников Информационной Базы, делая его управляемыми, прозрачными и эффективными. Имеющийся функционал обладает достаточно обширными настройками, благодаря чему может выступать как альтернатива другому системному продукту 1С:Документооборот.

Ключевые возможности:

1. Гибкая настройка маршрутов согласования:

1.1. Создание разнообразных маршрутов, учитывающих тип документа, сумму сделки, подразделение инициатора и другие параметры;

1.2. Доступны последовательное, параллельное и смешанное согласование, возможность устанавливать сроки для каждого этапа, назначать ответственных и контролеров.

2. Автоматическое создание задач:

2.1. Система автоматически формирует задачи на согласование ответственным сотрудникам, отправляет уведомления и напоминания о необходимости рассмотрения документов.

3. Работа с версиями документов:

3.1. 1С:УХ позволяет вести версии документов, фиксировать все изменения, вносимые в процессе согласования, и при необходимости вернуться к предыдущим версиям.

4. Использование электронной подписи (ЭП):

4.1. Система поддерживает использование различных видов ЭП, что позволяет полностью перейти на электронный документооборот и отказаться от бумажных копий.

5. Мониторинг и контроль исполнения:

5.1. 1С:УХ предоставляет удобные инструменты для отслеживания статуса согласования документов, формирования аналитических отчетов по срокам прохождения, количеству согласованных и отклоненных документов.

6. Интеграция с другими подсистемами:

6.1. Функционал согласования тесно интегрирован с другими подсистемами 1С:УХ, такими как "Управление договорами", "Бюджетирование", "Управление закупками" и другими, что обеспечивает единый информационный поток и согласованность действий.

Системой предусмотрено согласование большого списка объектов, для каждого из которых можно настроить индивидуальный маршрут согласования, а также определить ответственных за согласование пользователей.

Запустить документ или справочник на согласование можно по кнопке «На согласование», расположенной на форме документа. После чего пользователю, участвующему в согласовании, становится доступна панель управления механизмом согласования, а именно кнопки, позволяющие либо согласовать, либо отменить документ: «Согласовать», «Принять к исполнению», «Отменить», «На шаг назад». Инициатор согласования документа может полностью отменить ход согласования, вернув документ в исходное состояние. С этой же панели управления пользователь может открыть графическое отображение маршрута согласования, которое представляет собой шаблон процесса, составленный в специальном рабочем месте «Редактор шаблонов процессов». Историю согласования можно открыть по отдельной кнопке. В истории подробно отображается поэтапное принятие решений по данному документу с указанием времени, ответственного пользователя, принятого решения и комментария, если он был оставлен.

Рисунок 1 - Панель управления механизмом согласования

Типовым функционалом предусмотрена возможность добавления пользователями дополнительных согласующих на маршруте согласования.

Благодаря функционалу 1С:УХ становится доступным использование Telegram для процесса согласования. На формах документов предусмотрены кнопки обмена информацией с Telegram, а регламентированные задания запускают обмен системы с Telegram-ботами.

Преимущества использования Telegram-бота для руководителей организаций

В настоящее время Telegram является одним из самых востребованных и популярных мессенджеров, обладающий максимально вариативными инструментами настройки. Telegram используется не только для развлекательного контента, но и как рабочий инструмент, содержащий в себе всевозможные рабочие личные и групповые чаты. Telegram-боты давно перестали быть для современного человека чем-то необычным. Мы на постоянной основе контактируем с теми или иными ботами в личных целях. Именно по причине того, что в современных условиях смартфон находится постоянно под рукой, использование Telegram-бота в рабочих целях является очень перспективной веткой развития.

Приводя в пример конкретно руководителей организаций, предполагается, что Telegram-бот может значительно повысить скорость обработки информации, предоставляя возможность принимать решения за пределами рабочего места, тем самым не быть «привязанными» к компьютеру. Использование автоматизированного согласования позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании, сделать их более эффективными и прозрачными. Функционал согласования в 1С:УХ является мощным инструментом, который помогает компаниям повысить эффективность внутренних процессов, сократить издержки и улучшить взаимодействие между сотрудниками.

Telegram-бот для согласования документов в 1С:УХ может значительно упростить и ускорить рутинные процессы, повысить прозрачность и эффективность работы. Вот некоторые преимущества:

1. Ускорение процесса согласования:

1.1. Мобильность и доступность. Сотрудники могут согласовывать документы в любое время и в любом месте, где есть доступ к Telegram без необходимости находиться за рабочим компьютером.

1.2. Оперативные уведомления. Бот мгновенно уведомляет участников о поступлении документа на согласование, напоминает о просроченных задачах, что сокращает время простоя и ускоряет весь процесс.

1.3. Простота использования. Telegram - интуитивно понятный мессенджер, не требующий специального обучения, что упрощает взаимодействие с ботом для всех сотрудников.

2. Повышение прозрачности и контроля:

2.1. Отслеживание статуса. В любой момент можно узнать, на каком этапе находится согласование, кто уже дал свое согласие, а кто еще не рассмотрел документ.

2.2. История согласований. Бот хранит историю всех действий, что позволяет отследить, кто, когда и какие решения принимал, обеспечивая прозрачность процесса

2.3. Снижение рисков ошибок. Автоматизация процесса минимизирует риск потери документов или ошибок, связанных с человеческим фактором.

3. Дополнительные преимущества:

3.1. Интеграция с 1С:УХ. Бот легко интегрируется с 1С:УХ, что позволяет автоматически получать данные о документах и передавать результаты согласования обратно в систему.

3.2. Гибкость настройки. Функционал бота можно настроить под специфические потребности компании и особенности бизнес-процессов.

3.3. Снижение затрат. Оптимизация процесса согласования сокращает временные затраты сотрудников и снижает расходы на бумагу и другие канцелярские принадлежности.

3.4.  Использование Telegram-бота для согласования документов в 1С:УХ делает процесс быстрым, удобным, прозрачным и контролируемым, что повышает эффективность работы компании в целом.

Пример настройки шаблонов маршрута согласования

При создании нового маршрута для правильной настройки необходимо заполнить следующие реквизиты:

1. «Наименование»;

2. «Режим процесса»;

3. «Тип объекта»;

4. «Согласуемый объект».

Рисунок 2 - Создание маршрута согласования

После создания маршрута открывается рабочее место «Редактирование этапов процесса». Оно включает в себя рабочее поле, в котором выстраивается маршрут, а также боковую панель со списком этапов процесса:

1. «Согласование» - Основной этап маршрута. Вариации настройки: на конкретного пользователя с помощью прямой адресации на одного или нескольких пользователей с помощью адресации через Роль, а также адресация с помощью Расширенной адресации через реквизиты самого документа. Здесь можно настроить параллельное согласование на нескольких пользователей, настроив для каждого свой вариант адресации.

2. «Переход по условию» - Этап, включающий в себя настройку условного перехода, где можно установить отбор по соответствию реквизитов самого документа определенным параметрам, а также вручную назначить этапы, на которые будет осуществлен переход по выполнению заданного условия.

3. «Объект утвержден» - Обязательный этап в любом маршруте согласования, подтверждающий факт утверждения документа.

4. «Объект отклонен» - Этап, подтверждающий факт отмены согласования документа, прекращающий процесс согласования.

5. «Вложенный процесс» - Этап, в котором можно выбрать уже имеющийся готовый шаблон маршрута согласования, а также прописать дополнительные требования для перехода на следующий этап.

6. «Обработка» - Этап, в котором можно прописать индивидуальные условия перехода на необходимые этапы.

7. «Оповещение» - Этап, отвечающий за отправку оповещений внутри маршрута согласования, в котором можно выполнить настройку, отличную от типовых оповещений системы.

8. «Ожидание события» - Этап для настройки автоматического перехода на другой этап, либо при выполнении определенного условия, либо по истечению установленного времени.

9. «Пауза» - Этап, в котором можно установить отсрочку перехода на следующий этап маршрута.

10. «Переход по выбору» - Этап процесса, предоставляющий пользователю, на которого настроена адресация, вручную сделать выбор этапа, на который в дальнейшем перейдет документ по маршруту согласования. Этапы, доступные для выбора пользователю, настраиваются при настройке маршрута внутри самого этапа.

Для построения самого маршрута необходимо переносить этапы процесса с боковой панели в рабочее поле в том количестве, в котором это необходимо для настройки конкретного маршрута. Последовательность выполнения этапов на маршруте, за исключением этапов, в которых переходы на конкретные этапы настраиваются непосредственно внутри них, настраивается с помощью кнопок «Добавить связь» и «Удалить связь».

Рисунок 3 – Рабочее место для создания и настройки маршрута согласования

Рисунок 4 – Пример готового маршрута согласования с установленными связями между этапов

Система предоставляет возможность создания различных вариантов маршрутов согласования для одного типа документа. Поэтому в рабочем месте «Матрица полномочий» необходимо установить актуальный маршрут согласования для выбранного документа. При необходимости заменить маршрут в матрице нужно учесть, что документы, находящиеся в статусе «На утверждении», запущенные по предыдущему варианту маршрута, «зависнут» в процессе согласования. Менять маршрут в матрице следует при отсутствии незавершенных процессов согласования по данному типу документа.

Рисунок 5 – Рабочее место «Матрица полномочий»

Настройка Telegram-бота

Синхронизация Telegram -бота с системой 1С:УХ

После создания Telegram-бота в боте @BotFather получаем сообщение с ссылкой на готовый бот, в котором указан Token для настройки синхронизации бота с системой 1С:УХ.

Рисунок 6 – Создание Telegram-бота в специальном боте @BotFather

Для настройки синхронизации бота с системой 1С:УХ необходимо в рабочем месте «Настройки Telegram» создать новый бот. По кнопке «Создать» открывается рабочее окно добавления нового бота в систему. Сопоставление бота происходит по Token, который мы получили в @BotFather. После записи данного рабочего окна информация про бот закрепляется в системе.

Рисунок 7 – Добавление Telegram-бота в систему 1С:УХ

В рабочем месте «Telegram-боты» автоматически появляется информация о боте, который мы внесли по Token в систему. В этом рабочем месте видим Имя бота в Telegram, а также необходимые для корректной работы обмена информацией бота и системы регламентные задания.

Рисунок 8 – Синхронизация Telegram-бота с системой 1С:УХ

Настройка пользователей системы 1С: УХ для работы с ботом

После того, как мы синхронизировали бот с системой, необходимо настроить вход для пользователей. Перед тем, как пользователи получат доступ к боту, они должны пройти идентификацию по имени и фамилии в Telegram. Важным условием для корректного подключения бота является заполнение фамилии пользователя в Telegram, поэтому перед первым подключением необходимо удостовериться, что имя и фамилия пользователя в Telegram заполнены верно.  Если реквизит фамилии у пользователя в Telegram останется пустым, то подключение бота придется реализовывать с самого начала, включая создание нового бота. После корректного подключения пользователя к боту система присваивает пользователю Идентификатор Telegram. Список всех пользователей, которые имеют доступ к Telegram-боту, фиксируется в рабочем месте «Пользователи Telegram».

Рисунок 9 – Идентификация нового пользователя в Telegram-боте

Рисунок 10 – Рабочее место, в котором отражается список всех пользователей, подключенных к Telegram-боту с их идентификаторами

После того, как Пользователю присваивается идентификатор Telegram, необходимо запустить бот. Для начала работы в боте Пользователь должен нажать кнопку START, что запустит в боте команду о начале работы. Если все настройки были выполнены верно, то Пользователь получит сообщение с текстом «Соединение с 1С установлено!».

Рисунок 11 – Запуск Telegram-бота для нового пользователя

Примеры типового функционала Telegram-бота по согласованию

Типовой функционал Telegram-бота для согласования включает в себя самые основные функции, такие как:

1. Получение уведомлений с просьбой о согласовании документа;

2. Получение печатной формы документа;

3. Кнопки для принятия решения на этапе согласования:

• Принять к исполнению;

• Согласовано;

• Возвращено инициатору;

• Возвращено на предыдущий этап согласования.

Но типовой интерфейс бота скуден. Отсутствует любая навигация в формате меню, папок, а также все уведомления расположены в формате Ленты, что увеличивает зрительную нагрузку на Пользователя при выборе необходимого документа к согласованию. Кнопки для выбора решения по этапу согласования не отрабатывают в полную меру, а именно после нажатия определенной кнопки у Пользователя появляется сомнение, что данная кнопка отработала верно, поскольку никаких последствий за собой нажатие кнопки не несет. 

Рисунок 12 – Типовой функционал Telegram-бота. Часть 1

Рисунок 13 – Типовой функционал Telegram-бота. Часть 2

Минимальные возможные перспективы развития Telegram-бота

Перспективы развития Telegram-бота для согласования документов в 1С:УХ весьма обширны и многообещающи. Вот некоторые из них:

1. Функциональные улучшения:

1.1. Расширение типов документов. Добавление возможности согласования не только стандартных документов 1С (счета, акты, накладные), но и любых других, создаваемых в системе.

1.2. Интеграция с электронной подписью. Возможность подписания документов электронной подписью прямо в Telegram, что повысит юридическую значимость и ускорит процесс.

1.3. Улучшенный интерфейс. Создание более удобного и интуитивно понятного интерфейса бота для пользователей.

1.4. Автоматическое заполнение данных. Использование информации из 1С для автоматического заполнения полей в документах, что сократит время на их обработку.

1.5. Уведомления и напоминания. Настройка гибкой системы уведомлений и напоминаний о необходимости согласования документов.

1.6. Комментирование и обсуждение. Возможность комментирования документов и обсуждения их с другими участниками процесса согласования прямо в Telegram.

2. Интеграционные возможности:

2.1. Интеграция с другими мессенджерами. Расширение функционала бота для работы не только в Telegram, но и в других популярных мессенджерах (WhatsApp, Viber).

2.2. Интеграция с другими системами. Возможность подключения бота к другим системам, используемым в компании (CRM, ERP)..

2.3. Использование AI. Внедрение искусственного интеллекта для автоматизации рутинных задач, например, для предварительной проверки документов на корректность заполнения.

Развитие Telegram-бота для согласования документов в 1С:УХ открывает широкие возможности для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компании. Это перспективное направление, которое будет активно развиваться в будущем.

Важно отметить, что реализация всех этих возможностей зависит от конкретных потребностей компании и доступных ресурсов.

Ниже приведен пример доработанного функционала бота под конкретные требования заказчика. Была обозначена потребность видеть в сообщении Контрагента, указанного в документе, который запущен на согласование, а также видеть обратную связь по результатам нажатия на одну из кнопок принятия решения.

На перспективу развития бота оставили следующие вопросы:

1. Создание меню с папками по типу документов:

• «Заявка на обеспечение»

• «Счет от поставщика»

• «Версия коммерческого договора»

2. Сортировка документов по папкам:

• «Согласованные»

• «Отмененные»

3. Удаление лишних сообщений для облегчения зрительного восприятия информации в боте.

Рисунок 14 – Пример доработанного функционала Telegram-бота

Развитие Telegram-бота для согласования документов в 1С:УХ и его доработка под конкретные требования потребителя, приводит к повышению эффективности, удобства и безопасности процессов согласования. Такой бот может стать незаменимым инструментом для компаний, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы и повысить производительность.