Решение о командировании. Расчеты при перечислении командировочных

В соответствии с приказом Минфина России от 15.06.2020 № 103н утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, подлежащих применению органами власти, организациями и учреждениями государственного сектора, среди которых формы Решение о командировании на территории Российской Федерации (0504512) и Отчет о расходах подотчетного лица (0504520). Первая форма применяется для оформления в электронном виде решения работодателя (представителя нанимателя или уполномоченного им лица) о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку на территории Российской Федерации для выполнения служебного задания (служебного поручения) и расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой. Вторая формируется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов, в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванса) для целей, отраженных в указанных документах.

Согласно п. 1 Методических указаний первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью.

В бумажном виде документы оформляются если:

• отсутствует возможность формировать и хранить их в электронном виде;

• федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование составлять (хранить) документы исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, если учреждение перешло на электронный документооборот, для отражения командировочных расходов применяются документы решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) и отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Применение этих документов устанавливается в учетной политике. В ином случае оформляется авансовый отчет (ф. 0504505) в бумажном виде.

Рассмотрим на примере оформление вышеупомянутых документов в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0.

Заполнение документа «Решение о командировании»

Для возможности работы с документом необходимо в Настройках параметров учета (раздел Администрирование) установить флаг При расчетах с подотчетными лицами.

После чего в разделе Денежные средства в блоке Расчеты с подотчетными лицами появится нужный документ.

В шапке документа необходимо заполнить Подотчетное лицо - сотрудник, которому выдаются командировочные. На закладке Место и сроки указывается информация о командировке: место командирования, сроки и цель командировки.

Нормативы суточных заполняются из одноименного регистра сведений. Дополнительные условия, которые могут изменить норматив суточных, заполняются из справочника Дополнительные условия командирования. Внести эти данные можно в Нормативах расходов подотчетных лиц (раздел Денежные средства).

Важно! Для корректного заполнения документа вид договора в нормативе должен совпадать с видом договора в карточке сотрудника.

Размер и нормы суточных определены в постановлении Правительства от 02.10.2002 № 729.

Помимо суточных и дополнительных условий в Нормативах расходов подотчетных лиц заполняется информация о нормативах проезда и нормативах проживания.

На закладке Проезд указывается информация о проезде: вид транспорта, место отправления и прибытия, категория, стоимость и способ обеспечения. Для удобства заполнения проезда можно воспользоваться кнопкой Обратный, с помощью которой колонки Отправление и Прибытие заполняются зеркально при возвращении из командировки.

Данные на закладке Суточные заполняются автоматически исходя из данных на закладке Место и сроки.

На закладке Проживание указывается информация о проживании: условия проживания, дата заезда/выезда, количество дней, категория, стоимость и способ обеспечения.

На закладке Прочие расходы указывается информация о прочих командировочных расходах.

На закладке Дополнительно указывается информация о способе выдаче денежных средств, задолженности по ранее выданным авансам, подписях ответственных лиц, дата утверждения документа руководителем учреждения, которая не должна быть меньше даты формирования документа.

На закладке Классификация расходов подводится итог по суммам командировочных расходов в разрезе их наименований. Также указываются КФО, КПС и КЭК расходов.

На закладке Финансовое обеспечение заполняются следующие данные:

• Основание принятия обязательства – заполняется из справочника Договоры и иные основания для возникновения обязательств;

• Раздел лицевого счета - элемент справочника Разделы лицевых счетов;

• Наличие ЛБО, при наличии лимитов для финансового обеспечения командировочных расходов;

• Организация, осуществляющая финансовое обеспечение - учреждение, которое несет расходы на выплату командировочных.

На закладке Бухгалтерская операция указываются реквизиты:

• Типовая операция - принятие обязательств по выплате подотчетному лицу;

• Флаг Принять (бюджетные) обязательства - для формирования операций на 500-х счетах;

• Флаг Бюджетные данные без детализации по КОСГУ - устанавливается, если лимиты бюджетных обязательств доводятся без разбивки по КОСГУ.

Перечисление денежных средств

С помощью документа Ведомость в банк (раздел Денежные средства) формируется список сотрудников или контрагентов с указанием лицевых счетов и сумм, подлежащих зачислению на каждый счет.

В документе заполняются следующие реквизиты:

• Банк – банк, в который будет передан реестр получателей для зачисления денежных средств на их банковские карты;

• Настройка выгрузки – настройка выгрузки, в соответствии с которой будет сформирован файл ведомости для передачи в банк.

• Выплата производится – следует выбрать вариант выплаты Сотрудникам или Контрагентам.

• Сумма – общая сумма перечисляемых денежных средств по всем получателям.

В табличной часть документа заполняется список сотрудников, которым необходимо перечислить денежные средства.

Для перечисления денежных средств в банк на счета сотрудников (физических лиц) необходимо создать один из следующих расчетно-платежных документов:

• Заявка на кассовый расход;

• Заявка на кассовый расход (сокращенная);

• Кассовое выбытие;

• Платежное поручение.

Если создать документы на основании Ведомости в банк с помощью кнопки Создать на основании, то реквизиты платежного документа заполнятся автоматически. В шапке документов указывается Кор.счет: 208.00 Расчеты с подотчетными лицами. На закладке Бухгалтерская операция выбирается типовая операция Перечисление подотчетным лицам по ведомости (208.00).

Принятие к учету расходов подотчетного лица

Для принятия к учету расходов, произведенных подотчетным лицом, используется документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Денежные средства). Также документ можно ввести на основании документа Решение о командировании на территории Российской Федерации. В этом случае основные реквизиты документа Отчет о расходах подотчетного лица заполняются автоматически.

На закладке Аванс с помощью кнопки Добавить указывается документ выдачи аванса.

Для отражения принятых к учету расходов подотчетного лица на закладках Суточные, Проезд, Проживание, Прочие расходы необходимо установить флаг Документ проверен и указать счет дебета и его аналитику.

На закладке Денежные обязательства указываются Основания принятия обязательств, Раздел лицевого счета, а также расшифровка обязательств в разрезе КФО, КПС и КЭК.

На закладке Бухгалтерская операция указывается типовая операция: Расходы подотчетного лица. Если принятые к учету расходы подотчетного лица отличаются от плановых, устанавливается флаг Корректировать принятые обязательства. После чего будут сформированы проводки по 500-м счетам на сумму отличия плановых и фактических расходов подотчетного лица.