Подготовка данных по ОС к переходу с БГУ 1.0 на БГУ 2.0

Весной 2021 года фирма «1С» выпустила информационное письмо №28246 от 14.04.2021, в котором сообщила о завершении поддержки редакции 1.0 программы 1С: БГУ 8 в марте 2023 года.

Уже сейчас БГУ 1.0 сопровождается в ограниченном режиме – поддерживаются только требования к изменениям в законодательстве и обновление форм регламентированной отчетности. Функциональные возможности расширяются только в редакции БГУ 2.0.

Для того чтобы максимально сократить время на исправление возможных ошибок после переноса данных необходимо привести учет в программе в порядок до перехода на новую редакцию программы.

Рассмотрим основные моменты которые нужно проверить в учете ОС до переноса данных:

- уникальность инвентарных номеров ОС

Если в программе есть ОС с повторяющимися инвентарными номерами, то это приведет к путанице данных в регистрах после переноса. Придется потратить немало времени, чтобы привести всё в порядок.

В БГУ 1.0 не предусмотрено типовых механизмов поиска повторных инвентарных номеров, поэтому это можно сделать только вручную или обратившись за помощью к программисту 1С. Программист 1С может найти задвоенные данные с помощью консоли запросов.

В БГУ 2.0 предусмотрена обработка «Поиск и удаление дублей», с помощью которой можно найти дублирующиеся данные.

При обнаружении ОС с повторяющимися инвентарными номерами необходимо присвоить уникальные номера. Это можно сделать, изменив инвентарный номер ОС в справочнике «Инвентарные номера ОС» в меню «Операции» раздел «Справочник» (Рис. 1). Для изменения инвентарного номера в справочнике заходим в меню элемента «Действия» и выбираем «Редактировать код» (Рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

- начисление амортизации для одного основного средства должно производиться только на один счет, КПС, КФО и ИФО

Учет амортизации одного ОС на разных счетах является ошибкой. Для обнаружения ошибки необходимо выполнить «Технологический анализ» с видом проверки «Проверка остатков по счетам ЕПСБУ» (Рис. 3).

Рис. 3

Рассмотрим пример: согласно технологическому анализу амортизация по ОС «Микроавтобус FORD TRANSIT 280S» начисляется на разные счета и КПС. Из технологического анализа сформируем ОСВ по счету 104 (Рис. 4).

Рис. 4

В ОСВ добавим группировку по КПС (Рис. 5).

Рис. 5

Необходимо перенести суммы начисления амортизации по «Микроавтобус FORD TRANSIT 280S» на один счет и КПС. В случае если ошибка совершена и обнаружена в рамках одного отчетного периода до сдачи годовой отчетности, то для исправления ошибки достаточно перенести суммы с неверного счета на нужный. Для исправления ошибки воспользуемся обработкой «Помощник переноса остатков между счетами» в разделе «Сервис» - «Служебные» (Рис. 6).

Рис. 6

В открывшейся форме заполняем параметры отбора и дату на которую необходимо отразить перенос остатков. В приведенном примере хотим увидеть корректные остатки на начало года, поэтому дату переноса остатков ставим последний день предыдущего года. Для нашего примера в отборе с левой стороны формы достаточно указать счет с которого нужно перенести остатки и ОС. Затем нажимаем «Заполнить остатки», после чего появляются данные в табличной части. Так как в примере суммы начисленной амортизации расходятся по счету и КПС, то с правой стороны указываем счет и КПС на которые нужно перенести остатки. Далее нажимаем «Перенести остатки» (Рис. 7).

Рис. 7

В итоге будет создана бухгалтерская операция (Рис. 8).

Рис. 8

Проверим результат переформировав ОСВ по 104 счету – амортизация по «Микроавтобус FORD TRANSIT 280S» теперь начислена на один счет и КПС (Рис. 9).

Рис. 9

Если же ошибка совершена в прошлых отчетных периодах, то исправить её можно введя необходимые операции вручную документом «Операция (бухгалтерская)».

- у ОС с групповым учетом стоимость за единицу должна быть одинаковой

Предположим в организацию поступило ОС «Письменный стол» в количестве 5 шт. общей стоимостью 75 122 руб. 82 коп. При расчете стоимости за единицу получаем:

75 122,82 / 5 = 15 024, 564

Исходя из полученного результата стоимость одной единицы ОС равна 15 024 руб. 56 коп. Но если мы рассчитаем общую стоимость приобретенных ОС, умножив на стоимость единицы ОС, то получим:

15 024,56 * 5 = 75 122,8

Получаем разницу с общей стоимостью покупки на 2 копейки. В этом случае программа списывает 2 копейки при списании последней единицы ОС.

В БГУ 1.0 программа позволяла провести списание ОС с разной стоимостью, в БГУ 2.0 – нет. Если на балансе учитывается ОС с разной стоимостью за единицу, то необходимо создать отдельную карточку для ОС с отличной стоимостью.

Согласно приведенному примеру получим ОС «Письменный стол» в количестве 4 шт. стоимостью за единицу 15 024 руб. 56 коп. и общей стоимостью 60 098 руб. 24 коп. и ОС «Письменный стол» в количестве 1 шт. стоимостью 15 024 руб. 58 коп.

В программе не предусмотрены типовые механизмы обнаружения ОС с разной стоимостью.

- ОС, принятые к учету, должны быть введены в эксплуатацию

Если принятое на учет ОС не введено в эксплуатацию, то амортизация не начисляется.

Чтобы обнаружить подобные ОС нужно сравнить оборотно-сальдовую ведомость по счету с данными отчета «Ведомость остатков ОС, НМА». Объекты, принятые к учету, но не введенные в эксплуатацию не попадут в ведомость.

Для исправления ошибки прошлых периодов в БГУ 1.0 необходимо ввести ОС в эксплуатацию документом «Внутреннее перемещение ОС и НМА» с видом операции «Ввод в эксплуатацию ОС» в подразделе «Прочие операции» раздела «ОС, НМА, НПА» (Рис. 10). В БГУ 2.0 это можно сделать документом «Требование – накладная (Основные средства)» с видом операции «Ввод в эксплуатацию» в подразделе «Принятие к учету» раздела «ОС, НМА, НПА» (Рис. 11).

Рис. 10

Рис. 11

- реквизит ОКОФ заполнен в справочнике ОС

При незаполненном ОКОФ программа не может рассчитать срок полезного использования.

Для поиска ОС с незаполненным ОКОФ достаточно отсортировать справочник «Список основных средств, НМА, НПА» по колонке «Код по ОКОФ». Или можно задать фильтр поиск по пустому ОКОФ в справочнике. Заполнить ОКОФ можно в карточке ОС.

- верно ли указан счет учета ОС

Если счет учета ОС указан неверно, то это является ошибкой учета.

Что относится к данной категории ошибок:

1. при постановке ОС на учет ошибочно указан счет, не соответствующий типу ОС;

В данном случае ошибку можно обнаружить, проверяя данные вручную. Для исправления ошибки используется документ «Изменение данных ОС, НМА, НПА» в разделе «ОС, НМА, НПА» - «Работа с регистрами сведений по ОС».

2. ОС отображено на устаревшем счете учета, срок действия которого истек в связи с изменениями законодательства;

Для обнаружения остатков на устаревших счетах можно использовать оборотно-сальдовую ведомость, указав в отборе устаревшие счета или даты окончания действия уставших счетов.

- цена объектов ОС и НМА соответствует способу начисления амортизации, указанному в карточке объекта

Для проверки можно использовать «Ведомость остатков ОС, НМА», настроив в нем необходимые отборы. Рассмотрим примеры настройки отборов для проверки корректности учета ОС:

1. ОС балансовой стоимости до 10 000 руб. включительно, принятые к учету с 01.01.2018 года, на которых есть амортизация (Рис. 12). По данным ОС не должно быть амортизации, поскольку при вводе в эксплуатацию ОС сразу списываются на забаланс.

В отборе отчета задаем следующие параметры:

Рис. 12

2. ОС балансовой стоимости до 3 000 руб. включительно, принятые к учету до 01.01.2018 года, на которых есть амортизация (Рис. 13). По данной категории ОС не должно быть амортизации, при вводе в эксплуатацию они должны быть списаны на забаланс.

Параметры отбора:

Рис. 13

3. ОС, на которых нет амортизации (Рис. 14). Возможно, забыли начислить амортизацию, или к учету принято новое ОС, на которую амортизация будет начисляться со следующего месяца, либо ОС не введено в эксплуатацию.

Параметры отбора:

Рис. 14

4. ОС балансовой стоимости до 3 000 руб. включительно, принятые к учету до 01.01.2018, которые не введены в эксплуатацию (Рис. 15). Возможно ошибка в регистрах, а возможно еще находятся на складе и не введены в эксплуатацию.

Параметры отбора:

Рис. 15

5. ОС балансовой стоимости до 10 000 руб. включительно, принятые к учету с 01.01.2018, которые не введены в эксплуатацию (Рис. 16). Также возможно ошибка в регистрах или еще находятся на складе и не введены в эксплуатацию.

Параметры отбора:

Рис. 16

6. ОС принятые к учету с 01.01.2018 года, с балансовой стоимостью свыше 10 000 до 100 000 руб. включительно, на которых нет 100% амортизации (Рис. 17). В данном случае причиной может быть ошибка в расчете амортизации или же ОС еще не введено в эксплуатацию.

Параметры отбора:

Рис. 17

7. ОС принятые к учету до 01.01.2011 года, с балансовой стоимостью свыше 3 000 до 20 000 руб. включительно, на которых нет 100% амортизации (Рис. 18). Причиной может быть ошибка в расчете амортизации или же ОС еще не введено в эксплуатацию.

Параметры отбора:

Рис. 18

8. ОС принятые к учету с 01.01.11 до 01.01.18 года, с балансовой стоимостью свыше 3 000 до 40 000 руб. включительно, на которых нет 100% амортизации (Рис. 19). Причина: ошибка в расчете амортизации или же ОС еще не введено в эксплуатацию.

Параметры отбора:

Рис. 19

9. ОС с остаточной стоимостью меньше 0 руб. – явная ошибка в расчете амортизации (Рис. 20).

Параметры отбора:

Рис. 20

При обнаружении подобных ошибок в БГУ 1.0 нужно воспользоваться документом «Изменение стоимости, амортизации, обесценения ОС и НМА» в подразделе «Прочие операции» раздела «ОС, НМА, НПА» (Рис. 21), в БГУ 2.0 – «Изменение стоимости, амортизации, обесценения ОС, НМА, НПА» (Рис. 22).

Рис. 21

Рис. 22

- ОС должно быть принято к учету документом, предназначенным для этого в программе, но ни в коем случае не бухгалтерской операцией

При принятии ОС к учету или изменении его стоимости бухгалтерской операцией не происходит запись в регистры. В оборотно-сальдовой ведомости пользователь увидит движения, но, например, в отчете «Ведомость остатков ОС, НМА, НПА» ОС введенное ручной операцией не появится. Поэтому важно использовать для данных целей специально предназначенные для этого в программе документы.

Такие ошибки показывает «Технологический анализ».

В данной статье были рассмотрены наиболее часто встречающиеся ошибки связанные с учетом ОС. Исключение перечисленных ошибок позволит сделать переход на новую редакцию программы более комфортным. Если у вас остались вопросы или не получается разобраться с проблемами учета самостоятельно, то всегда можно обратиться к нашим специалистам за помощью.