Особенности составления отчетности по НДФЛ

Начиная с отчетности за 1 квартал 2024 года форма 6-НДФЛ предоставляется по новой форме, утвержденной письмом ФНС России от 4 декабря 2023 г. № БС-4-11/15166.

Рассмотрим изменения формы 6-НДФЛ и особенности ее заполнения на примере отчетности за 1 квартал 2024 года в конфигурации 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3.1 (далее 1С:ЗГУ).

Раздел 1 6-НДФЛ

«Раздел 1. Сведения об обязательствах налогового агента» формы 6-НДФЛ заполняется суммами НДФЛ, подлежащими перечислению, и суммами возвращенного НДФЛ в соответствии с утвержденными законодательством сроками перечисления НДФЛ.

В 1С:ЗГУ «Суммы налога на доходы физических лиц, подлежащие перечислению с начала налогового периода» (строки 020, 021-026) заполняются в соответствии с данными документов «Ведомости на выплату заработной платы»:

Срок перечисления НДФЛ определяется в соответствии с датой удержания НДФЛ.

Для корректного автоматического заполнения 1 Раздела 6-НДФЛ необходимо контролировать, чтобы суммы НДФЛ в документах «Ведомость на выплату» соответствовали реальным суммам НДФЛ к удержанию.

«Суммы налога на доходы физических, возвращенные с начала налогового периода» (строки 030, 031-036) заполняются в соответствии с данными документов «Возврат НДФЛ».

В строках 020 «Сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая перечислению с начала налогового периода» и 030 «Сумма налога на доходы физических лиц, возвращенная с начала налогового периода» отражаются суммы НДФЛ к перечислению и возвращенного НДФЛ нарастающим итогом с начала года, т.е. начиная со 2 квартала 2024:

• строка 020 может не быть равна сумме строк 021-026;

• строка 030 может не быть равна сумме строк 031-036.

Пример заполнения Раздела 1 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года

Выплаты за 1 квартал с указанием НДФЛ, подлежащего перечислению, дат выплат и сроков перечисления согласно НК РФ, с группировкой по срокам перечисления:

Выплат заработной платы с НДФЛ к перечислению по четвертому сроку перечисления нет.

Выплата «Зарплата за вторую половину (март 2024)» от 05.04.2024 находится вне периода 1 квартал 2024 – будет отражаться в отчете 6-НДФЛ за 2 квартал 2024.

В течение отчетного периода был возврат НДФЛ в связи с перерасчетом по имущественному вычету:

Дата возврата НДФЛ «20.03.2024» соответствует «Пятому сроку перечисления НДФЛ (28.03.2024)» и будет отражаться в соответствующей строке.

В соответствии с выплатами и возвратами Раздел 1 6-НДФЛ будет иметь вид:

Раздел 2 6-НДФЛ

«Раздел 2. Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц» формы 6-НДФЛ заполняется суммами полученного дохода, вычетов, исчисленного, удержанного и возвращенного НДФЛ. Рассмотрим детально заполнение отдельных строк Раздела 2.

В 1С:ЗГУ строка 120 «Сумма дохода, полученная физическими лицами» заполняется нарастающим итогом с начала года в соответствии с начисленной заработной платой по дате планируемой выплаты, с поправкой на фактическую выплату, если ее дата отличается от планируемой.

В строку 120 также попадают доходы работников, имеющих налоговый статус: Дистанционный работник, не являющийся налоговым резидентом РФ. Согласно пп.6.2 п.1 ст.208 НК РФ в редакции Федерального закона от 31 июля №389-ФЗ ставка НДФЛ для данных работников– 13 или 15 процентов (в зависимости от совокупных доходов) независимо от резидентства соответствующего физического лица.

Строка 130 «Сумма вычетов и расходов» заполняется суммами вычетов нарастающим итогом с начала года по дате планируемой выплаты.

Строка 131 «Налоговая база» - разница строк 120 и 130.

Строка 140 «Сумма налога исчисленная» заполняется суммами НДФЛ начисленного нарастающим итогом с начала года по дате планируемой выплаты, с поправкой на фактическую выплату, если ее дата отличается от планируемой.

Пример отражения начисленной заработной платы и НДФЛ с нее в налоговом регистре

«Сумма налога удержанная» (строки 160, 161-166) заполняются суммами удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года в соответствии с данными документов «Ведомости на выплату заработной платы» - аналогично тому, как заполняются строки 020, 021-026 Раздела 1 6-НДФЛ. Т.е. строка 160 содержит такие же данные, как строка 020, строка 161 – как строка 021, и т.д.

Строка 170 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» предназначена для отражения сумм НДФЛ, которые невозможно было удержать по причине отсутствия у физлица выплаченных доходов. Такая ситуация может возникнуть в случаях:

• выплата физическому лицу дохода в натуральной форме (например, подарок) при отсутствии иных денежных выплат в течение года;

• невозможность удержать (полностью или частично) НДФЛ из доходов физического лица, получившего доход в виде материальной выгоды (из-за отсутствия или недостаточности денежных выплат в пользу этого физлица).

Строка 180 «Сумма налога, излишне удержанная» заполняется суммами НДФЛ, излишне удержанными работодателем, нарастающим итогом с начала года в том случае, если за отчетный (налоговый) период она не была возвращена работнику. Такая ситуация может возникнуть, например, в случае перерасчетов, когда образовался «отрицательный» НДФЛ, но на момент отчетного периода сотрудник не подал заявление на возврат НДФЛ и возврат не был осуществлен.

«Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» (строки 190, 191-196) заполняются суммами возвращенного НДФЛ нарастающим итогом с начала года в соответствии с данными документов «Возврат НДФЛ» - аналогично тому, как заполняются строки 030, 031-036 Раздела 1 6-НДФЛ. Т.е. строка 190 содержит такие же данные, как строка 030, строка 191 – как строка 031, и т.д.

Пример заполнения Раздела 2 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года

В строку 180 попала сумма излишне удержанного НДФЛ, полученная в результате удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника – у сотрудника отрицательный доход и отрицательный НДФЛ:

Т.к. сотрудник на 01.04.2024 не написал заявление на возврат НДФЛ, документ «Возврат НДФЛ» не был создан, и сумма «отрицательного» НДФЛ отражается в строке 180 «Сумма налога излишне удержанная». После того, как сотрудник напишет заявление на возврат НДФЛ, и будет создан документ «Возврат НДФЛ», сумма возвращенного НДФЛ будет отражаться в строке 190 и одной из строк 191-196 в соответствии с датой возврата НДФЛ:

 

Для корректного заполнения отчета 6-НДФЛ в 1С:ЗГУ необходимо, чтобы данные расчетных регистров соответствовали данным регистров НДФЛ. О том, как осуществлять такой контроль, подробно рассказывается в статье Проверка корректности начисления НДФЛ в конфигурации 1С:ЗКГУ. Если у вас остались вопросы, вы можете обратиться за помощью к нашим специалистам.