Исправление ошибок несоответствия доходов в учете НДФЛ и взаиморасчетов

В программных продуктах: 1С:ЗУП, 1С:КА, 1С:ERP учет начислений сотрудников ведется одновременно по двум видам учета: учету взаиморасчетов и учету для целей расчета НДФЛ. Периоды признания доходов для данных видов учета отличаются.

Для учета взаиморасчетов датой признания дохода считается месяц начисления. Например, для аванса и зарплаты за январь период признания дохода – январь. А для учета по НДФЛ дата признания дохода – это дата выплаты этого дохода. Например, при выплате аванса за январь дата признания дохода – январь. Однако при выдаче зарплаты за январь в феврале часть заработка за январь будет отражена в доход января, а другая часть, выплаченная в феврале, – уже в доход февраля. Все проверки учета доходов следует выполнять с учетом данной особенности.

Поскольку для описанных видов учета используются разные периоды, регистры и алгоритмы признания доходов, в программе периодически возникают ситуации, когда суммы признанных доходов ошибочно отличаются друг от друга. В данной статье приведены несколько причин подобных ошибок, а также способы их выявления и исправления.

Для выявления несоответствия отражения доходов между двумя видами учета будем использовать до-настроенные отчеты по разделам.

К отчетам по учету взаиморасчетов относятся отчеты из раздела Зарплата – Отчеты по зарплате:

• Полный свод начислений, удержаний, выплат;
• Расчетный листок;
• Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период / помесячно);
• Расчетная ведомость (Т-51) и др.

К отчетам по учету НДФЛ относятся отчеты из раздела Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам:

• Анализ НДФЛ по месяцам;
• Анализ НДФЛ по датам получения дохода;
• Регистр налогового учета по НДФЛ;
• Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и др.

Для примера, рассматриваемого в статье, будут использоваться до-настроенные отчеты «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» и «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».

Настройки отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)»

Необходимо изменить настройки на странице «Структура», а также добавить отбор на странице «Фильтры» по виду расчета, которые не являются облагаемыми НДФЛ.

Также для полноценной проверки начисленного дохода по сотрудникам потребуется прибавить суммы из графы «Справочно» данного отчета, если она присутствует. В ней могут быть отражены суммы натурального дохода, призов и подарков, материальной выгоды и пр.
Дополнительно к этому нужно прибавить суммы «не зарплатных» доходов сотрудников. Например: дивиденды, суммы доходов сотрудников, работающих по договорам ГПХ, но не являющихся штатными сотрудниками, а также суммы аренды, компенсаций питания, сотовой связи и т.д. из документа «Начисление прочих доходов».

Настройки отчета «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»

Система оплаты труда сотрудника максимально упрощена – оклад 50 000, районный коэффициент 25% - 12 500, прав на вычеты по НДФЛ нет, график работы – пятидневка по производственному календарю.

Пример расхождения отраженных доходов в отчетах по видам учета

Допустим, сотруднику начислен и выплачен аванс за первую половину февраля 2026 (всего 19 рабочих дней, из них 10 на первую половину месяца) 62500/19*10= 32894,74. Затем внесено отсутствие сотрудника «задним числом» с 10.02 по 28.02, по результатам которого получается, что у сотрудника отработано 6 дней фактически за месяц. Это даже меньше, чем был произведен расчет за первую половину.

Итого зарплата сотрудника за месяц составила 62500/19*6=19736,84. Соответственно, переплата - 11447,9.

В отчете по взаиморасчетам мы видим корректные расчетные данные:

По сути, документ «Начисление зарплаты и взносов» не сторнирует суммы дохода, рассчитанные в документе «Начисление за первую половину месяца» в учете НДФЛ. Из-за этого возникает расхождение в учете доходов между различными видами учета.

Существует несколько способов исправить сложившуюся ситуацию. Все зависит от того, решил ли работодатель «простить» сотруднику излишне полученный доход, потребовать его возврата или уменьшить следующую выплату.

Рассмотрим вариант, когда решено доначислить сотруднику доход до соответствия фактической выплате, т.е. «простить» задолженность, корректно отразить и удержать НДФЛ с фактически полученного дохода. В таком случае необходимо:

1. Отредактировать сумму начисленного дохода в документе «Начисление за первую половину месяца» под данные документа «Начисление заработной платы»;
2. На остаток задолженности сформировать документ «Разовое начисление» с выплатой «с авансом»;
3. Разбить суммы в ведомости на выплату по документам.

Если решено потребовать вернуть или уменьшить следующую выплату, то необходимо:

1. Отредактировать сумму начисленного дохода в документе «Начисление за первую половину месяца» и сумму удержанного налога в ведомости на выплату под данные документа «Начисление заработной платы»;
2. Заполнить документ «Возврат сотрудником задолженности» или просто дождаться следующей выплаты сотрудника и убедиться в том, что она уменьшена на сумму переплаты.

В том случае, когда запрещено вносить изменения в документы прошлого периода, существует возможность редактирования данных с помощью документа «Операция учета НДФЛ». С помощью него можно отредактировать как сумму дохода, так и суммы исчисленного и удержанного НДФЛ только в учете НДФЛ, не затрагивая данные учета взаиморасчетов.

Но при этом в учете по НДФЛ другая. Отличие может быть как в меньшую, так и в большую сторону. Это зависит от того, в какую сторону выполняли изменение суммы выплаченного дохода в ведомости на выплату.  Кроме того, подобные движения с положительными и отрицательными суммами могут отражаться как документами начислений (как в текущем примере), так и документами ведомостей на выплату.



Для исправления всех описанных ситуаций подходят принципы корректировки данных, приведенные выше.

Общая рекомендация: если требуется скорректировать или внести изменения в документы начислений и выплат, нарушая хронологический порядок или «задним числом» нужно выполнить перепроведение и при необходимости перерасчет в связанных документах.

Перерасчет и перепроведение следует делать по всей цепочке документов за периоды корректировки и во всех документах, которые идут после корректируемых. Это необходимо для полного восстановления последовательности всех операций.

Пример последовательности действий:

1. Отмените проведение всех ведомостей на выплату за период и всех последующих периодов;
2. Отмените проведение всех документов начислений за этот период и всех последующих периодов;
3. Последовательно, начиная с самого первого по хронологии документа начисления, откройте каждый документ, выполните пересчет НДФЛ и проведите его;
4. Далее зайдите в связанную ведомость на выплату, выполните в ней операцию «обновить налог» и проведите ведомость;
5. Повторяйте этот алгоритм для каждого документа по цепочке до самого конца.

Только таким образом программа корректно будет рассчитывать НДФЛ самостоятельно. Также рекомендуется ежемесячно после каждого окончательного расчета заработной платы за период проводить проверку соответствия доходов в учете НДФЛ и взаиморасчетов.