Особенности подготовки инвентаризации в 1С с использованием сканеров штрихкодов

В современных реалиях владельцы бизнеса задумываются об оптимизации и ускорении процессов организации, среди которых немаловажную роль играет инвентаризация. Для её качественного проведения организации обращаются к сканированию штрихкодов номенклатуры.

В этой статье я расскажу об основных этапах подготовки к проведению инвентаризации с использованием оборудования для сканирования штрихкодов.

Применение сканирования позволяет:

• обеспечить точность определения номенклатуры по штрихкоду;

• снизить трудоёмкость процесса;

• минимизировать ошибки пересчёта;

• отказаться от ручного внесения фактических остатков в 1С.

Для сканирования штрихкодов необходимо:

1. Выбрать и приобрести оборудование для сканирования;

2. Произвести настройку оборудования и подключить оборудование к 1С;

3. Внести в свою учётную систему 1С штрихкоды с товаров, а при отсутствии штрихкодов – сгенерировать их в 1С и нанести на товар.

Начнем по порядку.

1. Выбор оборудования для сканирования

Как среди всего многообразия вариантов определиться с выбором оборудования для сканирования? И что всё-таки выбрать: сканер, терминал сбора данных (сокращенно – ТСД), а, может, и вовсе использовать смартфон или планшет?

Сканер штрихкода - это функциональное дополнение к стационарному компьютеру, ноутбуку, телефону или планшету, он распознается операционной системой как клавиатура и при сканировании штрихкода его запись происходит аналогично набору этого кода на клавиатуре. Соответственно, для работы со сканером требуется постоянное проводное или беспроводное подключение к компьютеру.

Рис. 1. Проводной и беспроводной сканеры

Терминалы сбора данных называют мобильными, так как они оснащены процессором и флэш-памятью, хотя её объем гораздо меньше, чем у полноценного ПК. Эти устройства имеют большое сходство со смартфонами и планшетами, но разработаны специально для решения складских задач и работы со штрихкодами.

Рис.2. Терминалы сбора данных

Рассмотрим плюсы и минусы этих вариантов:

Исходя из сравнения, сканер целесообразно использовать в небольших помещениях, где будет устойчивая связь с оборудованием, к которому он подключен. Поэтому такой вариант можно рассмотреть владельцам небольших складов.

Смартфон или планшет не предназначен для работы на складе. Но это оборудование можно использовать для редких операций в тёплом хорошо освещенном помещении с небольшим количеством товаров в прямом доступе.

ТСД является оптимальным вариантом для холодных складов, складов большой площади, с большим количеством товара.

Также при выборе оборудования важно учитывать его совместимость с системой 1С.

На сайте компании 1С представлен список моделей сканеров и терминалов сбора данных, которые протестированы её специалистами на совместимость с товароучётной системой. А также указаны терминалы, одобренные разработчиками драйверов. Здесь можно посмотреть перечень ТСД, а здесь представлена информация о сканерах.

2. Настройка оборудования и подключение оборудования к 1С

Прежде чем подключать оборудование, необходимо определиться каким образом будет осуществляться обмен информацией между оборудованием и 1С:

1. Работа с оборудованием будет происходить в офлайн-режиме с последующим обменом данными уже непосредственно при подключении ТСД, смартфона или планшета к сети;

2. Обновление документа в 1С будет происходить в режиме реального времени в этом случае необходимо устойчивое соединение оборудования с ПК, либо сервером. В ситуации со сканером также помним о том, что он должен быть подключен к ПК или мобильному устройству.

Далее решаем вопрос с программным обеспечением. Для работы связки сканер штрихкода-ПК дополнительные программы не требуются, достаточно наличия товароучётной системы 1С на ПК и подключения сканера. О настройке и подключении поговорим ниже.

Для подключения ТСД или смартфона/планшета к 1С потребуется программное обеспечение, которое позволит оборудованию обмениваться данными с 1С. Существует большое количество готовых решений, в том числе, мобильные приложения некоторых конфигураций 1С.

Когда определились с вариантом работы оборудования, переходим к его подключению к 1С.

Настройка подключения оборудования в разных конфигурациях осуществляется по одному алгоритму:

1. Настройка самого оборудования в соответствии с инструкцией производителя;

2. Непосредственно подключение к товароучётной системе.

Первый пункт будет отличаться в зависимости от типа и модели выбранного оборудования, обычно производители прилагают подробную инструкцию по настройке.

Подключение оборудования к 1С происходит в разделе «РМК и оборудование» практически по одному сценарию с небольшими отличиями, в зависимости от конфигурации.

Например, в 1С ERP: Управление предприятием 2 раздел «РМК и оборудование» расположен в меню «НСИ и Администрирование», а в 1С:Управление нашей фирмой 3.0 в меню «Настройки». Далее подключение оборудования осуществляется в соответствии с пошаговой инструкцией с сайта its.1с.ru.

Рис. 3. Путь для подключения оборудования в 1С ERP: Управление предприятием 2

Рис. 4. Путь для подключения оборудования в 1С Управление нашей фирмой

3. Присвоение штрихкодов товарам

На товарах обычно нанесен штрихкод номенклатуры производителя. Если он поврежден или утрачен, можно сгенерировать штрихкод в учётной системе 1С и нанести его на товар самостоятельно.

Для распечатки можно использовать лазерный принтер. Струйный принтер для этих целей не подойдёт, так как он не обеспечивает необходимой четкости отпечатков. Для печати можно использовать как обычную, так и специальную самоклеящуюся бумагу.

Теперь можно приступать к инвентаризации.

Как происходит пересчёт товара в режиме онлайн на примере 1С:ERP:

1. В разделе «Склад и доставка» выбираем «Пересчеты товаров».

2. В открывшемся интерфейсе указываем склад, на котором будет произведена инвентаризация и нажать кнопку «Создать».

3. В созданном документе нажимаем кнопку «Заполнить по отбору», табличная часть документа заполнится номенклатурой, далее нажимаем «Провести».

4. Меняем статус на «Внесение результатов» и «Провести». В колонке «По учету» отражается остаток номенклатуры по данным системы, в колонку «По факту» заполняется остаток по итогам пересчёта, «Отклонение» отражает разницу между данными системы и фактом.

5. Сканируем штрихкод «Комплекта для упаковки». Система находит позицию и ставит «1» в колонку «По факту». При сканировании штрихкода следующего такого же «Комплекта для упаковки» система добавит еще +1 к количеству.

6. При сканировании штрихкода следующего такого же «Комплекта для упаковки» система добавит еще +1 к количеству. 

7. Таким образом, сканируем штрихкоды всех товаров на складе. Когда пересчёт окончен, меняем статус документа на «Выполнено» и нажимаем «Провести». Факт инвентаризации отражен в системе.

Рассмотрим пример проведения инвентаризации с помощью ТСД в офлайн режиме

1. После осуществления настройки и подключения ТСД к 1С станет доступной загрузка справочников и документов из 1С на ТСД и обратно. В зависимости от выбранного ТСД и программного обеспечения интерфейс может отличаться.

Открываем окно выгрузки и выгружаем справочник номенклатуры с присвоенными штрихкодами в ТСД:

2. Список номенклатуры выгрузился в ТСД.

3. На ТСД нажимаем «Инвентаризация», затем «Новый» и приступаем к сканированию штрихкодов номенклатуры на нашем складе.

4. После сканирования штрихкода возможно внести общее количество номенклатуры с этим штрихкодом, либо продолжать сканировать поштучно. Продолжаем сканирование до окончания пересчета.

5. После завершения пересчета нажимаем «Завершить».

6. В 1С создаем документ Пересчет товаров по описанному выше алгоритму и устанавливаем статус «Внесение результатов»:

7. Выгружаем результат пересчета с ТСД в созданный документ «Пересчет товаров» в 1С:

8. Количество «По факту» в документе пересчёта заполнится:

9. Готово! Осталось изменить статус документа на «Выполнено» и нажать кнопку «Провести».

Напоследок несколько важных нюансов, которые нужно учесть при инвентаризации:

• при каждом сканировании штрихкода одной номенклатуры происходит добавление еще одной единицы к количеству, поэтому нужно внимательно отслеживать момент сканирования во избежание повторного считывания одного и того же штрихкода;

• если инвентаризация проводится в онлайн-режиме, то несколько пользователей не могут одновременно редактировать один документ в 1С, поэтому в случаях, когда предполагается проведение инвентаризации на одном складе несколькими сотрудниками, которые будут заносить остатки непосредственно в документ пересчета, потребуется доработка, которая позволит делить документ пересчета на несколько, либо искать другие оптимальные для каждого случая варианты;

• если ведется учёт по серийным номерам товара, и планируется проводить пересчёт по сериям, также может потребоваться доработка.

Таким образом, для подготовки инвентаризации с применением сканирования штрихкодов, требуется подобрать, настроить и подключить оборудование к 1С, присвоить штрихкоды номенклатуре как физически, так и в учётной системе, а также учесть особенности процессов организации.

В зависимости от сложности вашей задачи возможно подготовиться к инвентаризации с применением сканирования штрихкодов самостоятельно, либо обратиться к профильным специалистам.