Обзор мероприятий в программе «1С:Документооборот КОРП редакции 3.0»

Проведение мероприятий – один из важных процессов для организации. В каждой организации проводятся планерки, собрания, совещания и другие мероприятия. В данной статье будет рассмотрен механизм, который позволит облегчить проведение различных видов мероприятий, сократить время на их подготовку и упростить процесс согласования итогов проведения мероприятий.

В программе 1С: Документооборот 3.0 существует функционал, позволяющий вести учет, подготовку и анализ совещаний, заседаний и других коллективных собраний.

Для активации возможности ведения учета по мероприятиям, администратору необходимо в общих настройках программы включить флаг Мероприятия (раздел Настройка – Настройка программы – Общие настройки)

После настройки станет доступен справочник Совещания (реестры – Совещания), который хранит информацию по мероприятиям с видом Совещание и справочник Мероприятия (раздел Совместная работа – Мероприятия), в котором хранятся данные о всех мероприятиях, вне зависимости от вида. При этом в настройках используется термин Мероприятие.

При открытии справочника данные о мероприятиях отображаются списком. Внешний вид можно изменить на отображение мероприятий в виде календаря в пределах дня, недели или месяца с помощью кнопки Списком. 

Состояния мероприятий отображаются цветом:

• без выделения цветом – мероприятие проведено;

• зеленый – мероприятие в состоянии подготовки;

• красный – мероприятие в состоянии подготовки, но дата начала уже прошла;

• серым цветом отображаются отмененные мероприятия.

Настройка видов мероприятий

Для создания и настройки видов мероприятий в программе предусмотрен одноименный справочник. (раздел НСИ – Виды мероприятий)

В карточке вида мероприятия, ответственный за нормативно-справочную информацию может сделать следующие настройки:

• установить, будут мероприятия этого вида протокольными или нет. При установке флага Протокольное мероприятие, при создании самого мероприятия, в карточке можно будет назначить председателя и секретаря, создать протокол;

• указать куратора;

• установить длительность;

• установить разрешение изменения списков доступа вручную;

• установить помещение;

• настроить дополнительные свойства для вида мероприятия.

Протокольное мероприятие – это мероприятие, на котором требуется принять и зафиксировать принятые решения.

Председатель – это пользователь, который проводит совещание, а также подписывает протокол.

Секретарь – это пользователь, который ведет протокол.

Председатель и секретарь имеют права на изменение мероприятия.

Решения, которые приняты на мероприятии, должны быть оформлены в протоколе мероприятия.

Протокол – это документ, который содержит последовательную запись обсуждения вопросов и принятых по ним решений.

Куратор – это сотрудник, который отвечает за это мероприятие от лица учреждения. Необходим, например, при ведении мероприятий, организуемых контрагентами.

Помимо основных настроек, в карточке мероприятия можно добавить список и порядок действий для обработки мероприятий. Жизненный цикл мероприятия в общем случае состоит из следующих этапов:

• Подготовка;

• Проведение;

• Оформление протокола;

• Исполнение решений;

• Анализ мероприятий.

Правила обработки для мероприятий настраиваются так же, как и для документов.  

Создание мероприятия

Создать мероприятие можно несколькими способами:

• на основании документа, проекта, файла, контрагента, входящего или исходящего письма;

• из списка Мои мероприятия в разделах Главное и Совместная работа;

• из виджета Мои мероприятия на рабочем столе;

• по команде Создать – Мероприятие в меню раздела Совместная работа.

На вкладке Мероприятие указывается основная информация о нем. При создании нового мероприятия, обязательны к заполнению поля наименование, вид и гриф.

Если в программе используется бронирование помещений (раздел Настройка – Настройка программы – Общие настройки – установить флаг Использовать бронирование помещений), то при заполнении поля Место, программа проверит наличие брони по другим мероприятиям и если, в указанную дату и время помещение свободно, то автоматически забронирует его, в противном случае, программа выдаст сообщение о том, что помещение занято, и не даст записать такое мероприятие.

Предметом мероприятия может являться файл, документ, контрагент, исходящее или входящее письмо. При этом если создавать мероприятие на основании этих объектов, то поле Предмет заполнится автоматически.

Поле Организатор автоматически заполняется данными сотрудника, который создал мероприятие.

На вкладке Участники можно добавить или изменить приглашенных на мероприятие лиц. Участниками мероприятия могут быть не только сотрудники, но и контрагенты, контрактные лица контрагентов и роли. Добавить список участников, можно с помощью кнопки Подобрать. Также на данной вкладке указываются председатель и секретарь мероприятия.

После подбора участников мероприятия необходимо проверить их доступность. При нажатии на кнопку Проверить доступность, программа проанализирует все ли участники мероприятия свободны (в то время, в которое планируется провести мероприятие) и если кто-то занят, откроется окно Занятость сотрудников, в котором будет отражена информация доступен сотрудник или же у него на это время уже запланированы работы и он занят или состояние его доступности находится под вопросом.

Если не все сотрудники могут учувствовать в мероприятии в назначенное время, необходимо выбрать время, в которое будут доступны все участники, для этого необходимо из окна Занятость сотрудников или же с вкладки Участники нажать кнопку Подобрать время.

После чего откроется окно подбора времени мероприятия, в котором будет отображена информация о свободном времени всех участвующих в мероприятии сотрудников. Затем, в группе полей Выбранное время необходимо указать новое время проведения мероприятия. Для завершения процесса замены времени мероприятия, необходимо нажать на кнопку Выбрать.

После того, как участники мероприятия указаны, определено время, когда все смогут присутствовать, необходимо разослать приглашения. Сделать это можно с помощью кнопки Отправить приглашения.

Как только приглашения будут отправлены, сотрудникам придет уведомление с датой и временем встречи, из которого можно будет открыть мероприятие и подтвердить участие или отказаться.

Программа мероприятия

Программа – это перечень того, чем планируется заниматься на мероприятии (с указанием даты и времени начала и окончания). Для совещаний, обсуждений - это список вопросов, выносимых на обсуждение. Для конференций – список докладов. Для новогоднего праздника – список конкурсов, викторин, выступлений.

Программу мероприятия можно составить и изменить на закладке Программа. Способ ведения программы можно определить один из трех

• в таблице (удобно использовать, когда программу не нужно оформлять в виде отдельного документа);

• в файлах (удобно использовать, когда программа должна быть красиво оформлена);

• в отдельном документе (удобно использовать, когда программа мероприятия должна быть оформлена как отдельный официальный документ).

С помощью кнопки Добавить можно создать пункт программы мероприятия.

В открывшемся окне, необходимо заполнить содержание, ответственного за этот пункт и плановое время, которое необходимо будет затратить на рассмотрение этого пункта. 

После того, как программа мероприятия добавлена, в зависимости от настроек обработки, ее можно утвердить председателю. Для этого необходимо перейти на вкладку обработка и нажав на кнопку Начать обработку запустить процесс.

Как только обработка будет запущена, сотруднику, который является председателем мероприятия придет задача на утверждение программы.

Протокол мероприятия

Протокол – это список решений, принятых по результатам мероприятия. Вести протокол можно для совещаний, обсуждений, собраний и т. д. Например, доклад, презентация или новогодний праздник не требуют принятия решений, поэтому вести протокол для них не нужно. Вкладка протокол будет доступна только в том случае, если в настройках вида мероприятия указано, что это протокольное мероприятие.

Заполнить протокол можно на основании введенной ранее программы, для этого необходимо воспользоваться кнопкой Заполнить, при этом некоторые поля все равно нужно будет до заполнить.

После выбора пункта протокола и клика на кнопку изменить откроется окно для заполнения недостающих данных.

Если для пункта протокола требовалось установить решение, то его необходимо описать в поле Решили, после чего на вкладке Программа поле Решение для данного пункта автоматически изменится на Принято.

Если для пункта протокола требуется исполнение, то необходимо указать сроки и пользователей, которым в дальнейшем придет задача на исполнение данного пункта.

После того, как поля будут заполнены необходимо закрыть окно нажатием на кнопку записать. Если для вида мероприятия заранее определена обработка, то исполнитель и проверяющий автоматически будут добавлены в действие Исполнение протокола.

Функционал по учету мероприятий в программе «1С:Документооборот КОРП 3.0» облегчает проведение мероприятий на каждом этапе, помогает планировать, оповещать сотрудников, а также облегчает и сокращает время на анализ совещаний и других мероприятий.