Особенности расчетов с персоналом за первую половину месяца

Согласно ст.136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца.

В понятие «заработная плата» включаются:

- вознаграждение за труд (т.е. оплата за фактически отработанное время или за выполненный объем работы);

- компенсационные выплаты (например, районный коэффициент, оплата за сверхурочную и ночную работу, за работу в выходные дни);

- премии и прочие стимулирующие выплаты.

Допускается не выплачивать стимулирующие выплаты за первую половину месяца, если на момент расчета нет необходимых данных для их начисления.

В связи с тем, что с 2023 года с каждой части выплаченной заработной платы необходимо исчислять и удерживать НДФЛ, возникает необходимость расчета зарплаты за первую половину месяца – просто выплаты аванса теперь недостаточно.

Рассмотрим настройки расчета зарплаты за первую половину месяца в программе «1С Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3».

Начисление заработной платы за первую половину месяца осуществляется документом «Начисления за первую половину месяца». Документом рассчитываются начисления и удержания, для которых был настроен расчет за первую половину месяца.

Настройка начислений

Настройка расчета за первую половину месяца происходит в карточке Начисления на закладке «Основное». Расчет за первую половину месяца возможен для Начислений, рассчитываемых по формуле (значение поля «Расчет и показатели» - «Результат рассчитывается») со следующими значениями поля «Назначение начисления»:

1) «Повременная оплата труда и надбавки»

2) «Районный коэффициент»

3) «Надбавка за вредность»

4) «Доплата за совмещение»

5) «Оплата командировки»*

*На момент написания статьи возможность расчета командировки в документе «Начисление за первую половину месяца» доступна только в конфигурациях «Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3» версий 3.1.25 и 3.1.26, начиная с релиза 3.1.25.36. Для этих версий добавлена возможность указания способа расчета командировки - единоразово или при начислении зарплаты, в том числе за первую половину месяца, - определяется в документе «Командировка». Для версий длительного сопровождения 3.1.23 такой возможности пока не предусмотрено.

Настройка «Начисляется при расчете первой половины месяца» означается, что данное Начисление будет рассчитываться в документе «Начисления за первую половину месяца» и при окончательном расчете в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Для Начисления с назначением «Повременная оплата труда и надбавки» и способом расчета «Результат вводится фиксированной суммой» доступна настройка «Начисляется только при расчете первой половины месяца»**:

Настройка «Начисляется только при расчете первой половины месяца» означает, что данное Начисление будет рассчитываться только в документе «Начисления за первую половину месяца», и не будет рассчитываться при окончательном расчете в документе «Начисление зарплаты и взносов». Начисление с такой настройкой может потребоваться, когда нужно выплатить сотруднику некую фиксированную сумму авансом, которая в дальнейшем будет скомпенсирована другими начислениями при окончательном расчете за месяц – например стимулирующими выплатами, размер которых определяется по итогам работы за месяц и не может быть точно рассчитан при расчете за первую половину месяца.

**На момент написания статьи настройка «Начисляется только при расчете первой половине месяца» для Начислений с назначением «Повременная оплата труда и надбавки» и способом расчета «Результат вводится фиксированной суммой» доступна только в конфигурациях «Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3» версий 3.1.25 и 3.1.26, начиная с релиза 3.1.25.36. Для версий длительного сопровождения 3.1.23 такой возможности пока не предусмотрено.

Настройка удержаний

Зарплата за первую половину месяца облагается НДФЛ начиная с 2023 года. Никаких дополнительных настроек для этого не нужно. Для корректного расчета НДФЛ необходимо точно указывать планируемую дату выплаты в документах начисления.

Настройка расчета удержаний за первую половину месяца происходит в карточке Удержания на закладке «Основное». Расчет за первую половину месяца возможен для Удержаний, для которых установлена настройка «Удерживается при расчете первой половины месяца»:

Удержания в виде Алиментов необходимо удерживать с каждой выплаты. Исключение составляют алименты с сохранением прожиточного минимума, которые нельзя точно рассчитать до окончательного расчета зарплаты.

Если в справочнике Удержания существует несколько Удержаний с назначением «Исполнительный лист», то в документе «Исполнительный лист» появится возможность выбрать Удержание:

Таким образом можно регулировать – какие алименты необходимо удерживать с расчета за первую половину месяца, а какие – только при окончательном расчете зарплаты.

Порядок удержания Профсоюзных взносов определяется коллективным договором.

Зачет выплат за первую половину месяца

Выплаченная заработная плата за первую половину месяца зачитывается при выплате заработной платы за месяц.

Ситуация, когда при окончательном расчете за месяц сотруднику начислена сумма меньше, чем при расчете за первую половину месяца, не является основанием для перерасчета за первую половину месяца. В данном случае за сотрудником образуется долг, который можно зачесть в счет следующей зарплаты в соответствии с законодательством.

Отчеты за первую половину месяца

Расчет зарплаты из документа «Начисление за первую половину месяца» не отражается в обычных отчетах по начислению заработной платы. Для просмотра и анализа данных по расчету за первую половину месяца используются специальные отчеты, у которых в названии указано: «за первую половину месяца».

Отчеты по зарплате за первую половину месяца находятся в меню Зарплата – Отчеты по зарплате в блоках «Первая половина месяца» и «Первая половина месяца (продолжение)».

Межрасчетные начисления, начисленные документами «Разовые начисления», «Отпуск», «Больничные» и т.д., для которых указан «Способ выплаты» - «С авансом», отражаются как в обычных отчетах по заработной плате, так и в отчетах «за первую половину месяца»:

Несмотря на то, что законодательно требования расчета зарплаты за первую половину месяца в 2023 году не изменились, порядок расчета этой зарплаты претерпел существенные изменения - в связи с изменением законодательства по НДФЛ. Настройки конфигурации «1С Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3» позволяют рассчитывать заработную плату за первую половину месяца с учетом требований законодательства.