Машиночитаемые доверенности (МЧД) и электронная подпись в 2023 году. Главные изменения законодательства

Ни одна компания не может обойтись без документов и, следовательно, без документооборота. Документооборот является обязательной частью деятельности любой организации. В современном мире компания может вести свой документооборот в электронном виде. Подписание электронных документов происходит с использованием электронных подписей.

2022 год стал переходным периодом в рамках реформы электронной подписи и введения машиночитаемых доверенностей, МЧД могли применяться на добровольной основе. С 1 января 2023 использование МЧД должно было стать обязательным, когда электронные документы организации подписываются сотрудниками или другими физическими лицами по доверенности.

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации выступило с предложением продлить переходный период обязательного применения МЧД. Правительство Российской Федерации поддержало эту инициативу, так как это даст больше времени всем участникам электронного документооборота для подготовки своих информационных систем к работе с использованием квалифицированных сертификатов физических лиц своих представителей.

Таким образом, в соответствии с Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", вносящим изменения в Федеральный закон № 63-ФЗ "Об электронной подписи", были перенесены сроки некоторых изменений в сфере электронной подписи.

Изменились сроки начала применения машиночитаемых доверенностей (МЧД), а также использования электронных подписей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП), подписей сотрудников. Переходный период по применению МЧД продлен до 1 сентября 2023 года.

Что именно изменилось?

Подписью руководителя, полученной в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре (УЦ) можно продолжать пользоваться после 1 января 2023 года.

До внесения изменений в 63-ФЗ "Об электронной подписи" срок действия электронной подписи руководителя юридического лица или ИП (лицо, являющееся уполномоченным на действия от имени юридического лица без доверенности) был ограничен 1 январем 2023 года.

После принятых изменений руководитель может использовать свою электронную подпись, полученную в аккредитованном коммерческом УЦ до окончания срока их действия, но не позднее, чем 1 сентября 2023 годом.

После окончания срока действия квалифицированного сертификата электронной подписи рекомендуется получить новый сертификат в УЦ ФНС, Федерального казначейства или Центрального банка Российской Федерации.

Таблица 1 – Информация по местам получения ЭП

Обязательное применение с сертификатами физического лица МЧД с 1 сентября 2023 года.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.

До внесения изменений в 63-ФЗ "Об электронной подписи" с 1 января 2023 года машиночитаемые доверенности стали бы обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц.

После принятых изменений дата обязательного применения МЧД сотрудниками и лицами, не являющимися уполномоченными на действия от имени юридического лица без доверенности, перенесена на 1 сентября 2023 года.

До 1 сентября 2023 года возможно подписания 2 способами:

1. По старым правилам – с использованием электронной подписи юридического лица (сертификат электронной подписи содержит данные об организации (ОГРН и ИНН), а также сведения о владельце сертификата).

2. По новым правилам – с использованием электронной подписи физического лица (сертификат электронной подписи не содержит данные об организации (ОГРН и ИНН), только сведения о владельце сертификата). Такую электронную подпись необходимо дополнять МЧД.

После 1 сентября 2023 года подписание документов сотрудниками возможно только сертификатами физических лиц, дополненными МЧД.

Электронная подпись юридического лица, выданная сотрудникам, продолжит действовать до 1 сентября 2023 года.

Сертификаты юридических лиц, полученные сотрудниками, будут действовать до 1 сентября 2023 года. Такие сертификаты не требуют применения МЧД. Сертификат включает в себя сведения об организации (Наименование, ОГРН, ИНН) и сведения о владельце сертификаты (ФИО, СНИЛС и т.п.).

Применение МЧД в программных продуктах 1С

Возможность использования машиночитаемых доверенностей запущена с 1 марта 2022 марта. Предполагалась, что 2022 год станет переходным периодом по применению МЧД.

Представляемый функционал для регистрации доверенностей и получения сведений о них использует распределенный реестр для хранения доверенностей по технологии блокчейн. Фирма «1С» является одним из держателей узлов данного распределенного реестра.

В эксперименте ФНС России использование машиночитаемых доверенностей распространяется на документы формата УПД: счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная вместе со счетом-фактурой и т.д.

Партнерам фирмы «1С» уже доступен функционал МЧД в «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0» и «Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0» для тестирования. В типовых решениях фирмы «1С» функционал работы с МЧД будет доступен после опубликования Минцифрой России формата МЧД.

Возможность использования МЧД доступна начиная с версии: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, версия 3.0.120.14 и Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0, версия 3.0.120.14.

1С:Бухгалтерия предприятия позволяет:

1. Создать машиночитаемую доверенность в 1С.

Для этого необходимо открыть карточку нужной организации и по кнопке ЭДО выбрать из списка пункт Машиночитаемые доверенности.

2. Зарегистрировать МЧД.

После создания МЧД ее можно подписать электронной подписью и отправить, после отправки МЧД перейдет в статус «Зарегистрирована».

3. Проверять МЧД при обработке входящих документов.

В рамках эксперимента предполагается, что сведения об МЧД прикладываются к документу. При этом документ приходит к получателю в таком виде, что он содержит номер МЧД, на основании которой документ был подписан, и результат проверки этой доверенности оператором ЭДО (истина или ложь).

При получении документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Далее ищет доверенность в сведениях ЭДО, если не находит – выдает предупреждение. Если находит, то загружает доверенность из распределенного реестра в программу и выполняет проверку.

4. Проверять МЧД при отправке документов.

При отправке документов программа автоматически сопоставит данные документа с данными сертификата и при необходимости попросит указать доверенность, на основании которой выполняется подписание. Доверенность выбирается из списка зарегистрированных машиночитаемых доверенностей.

Далее выполняется автоматическая проверка. Если подпись неверна, данные о доверенности, представителе или доверителе некорректны, то программа выдаст сообщение.

В данный момент работа с МЧД поддерживается только для подписания документов на клиенте. Использование МЧД при подписании на сервере пока не предусмотрено, и программа будет выдавать ошибку. Проверить настройку подписания можно в разделе «Администрирование» - «Обмен электронными документами» - «Настройки электронной подписи и шифрования».

5. Отозвать доверенность.

Отозвать доверенность можно в окне списка доверенностей по кнопке «Еще» – «Отозвать». Сведения об отзыве будут автоматически обновлены во всех узлах распределенного реестра и будут немедленно использованы в информационных системах контрагентов.

6. Загрузить МЧД из распределенного реестра.

Также в программе есть возможность вручную загрузить доверенность из распределенного реестра в окне списка доверенностей. Загрузка доступна по кнопке «Еще» – «Загрузить из реестра».

Подытожив все вышенаписанное, можно сказать, что в 2023 переходный период по обязательному применению МЧД продолжается. У компаний еще есть время подготовится к переходу на новую систему использования электронных подписей при электронном документообороте. Все сертификаты ЭП продолжат работать до окончания срока своего действия (но не позднее, чем до 1 сентября 2023 года). Рекомендуется заблаговременно ознакомится с процедурой использования МЧД и получить сертификаты физических лиц на ответственных сотрудников организации.