Машиночитаемая доверенность

С 2022 года изменились правила работы c электронной подписью. Согласно ФЗ-63 «Об электронной подписи» руководители юридических лиц и ИП должны получать ЭЦП в УЦ ФНС, сотрудники бюджетных учреждений в УЦ Казначейства.

Также п. 14 ст. 1 №476-ФЗ обязывает сотрудников юрлиц и ИП в своей деятельности применять электронную подпись (ЭП) физического лица c использованием МЧД, то есть бумажные доверенности должна заменить электронная доверенность определённого формата (МЧД).

Сейчас сотрудники могут работать по бумажным доверенностям, но должны научиться использовать электронную подпись физлица и МЧД для подписания документов. Переходный период будет действовать до конца 2022 года, a c 1 января 2023 года использование электронных доверенностей станет обязательным. 

На момент выхода статьи в Правительстве РФ на рассмотрении находится законопроект, в котором обсуждается перенос сроков обязательного применения МЧД до 31 августа 2023 года

Машиночитаемая доверенность: что это и для чего?

Чтобы сдавать отчетность, подписывать счета-фактуры или вести кадровый документооборот компании потребуется ЭП физлица. Особенность ее в том, что в сертификате проверки подписи ФЛ указываются данные привязанные исключительно к физическому лицу - ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН ФЛ. Никакие данные об организации не указываются. Чтобы подтвердить свои полномочия, сотрудник должен будет приложить к пакету документов МЧД.

Цель МЧД подтвердить, что физлицо имеет право подписывать электронные документы от имени организации. Сведения в машиночитаемую доверенность вносит сотрудник или директор, a подписать МЧД обязан директор своей квалифицированной электронной подписью. МЧД передается на проверку и хранение в информационную систему (ИС).

Почему нельзя использовать скан-копию бумажной доверенности?

У МЧД есть специальный формат, который обеспечивает возможность считывания информации компьютером, также есть требования к содержанию электронной доверенности.

Единые требования к МЧД содержатся в приказе Минцифры России от 18 августа 2021 года № 857:

1. Формат — XML;

2. Электронная подпись в доверенности в формате XMLDSIG или в соответствии с форматом, утверждённым приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.

3. В доверенности нужно обязательно указать:

• название документа;

• данные доверителя (для юрлица: наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юридический адрес; для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРН);

• данные представителя: ФИО, дату рождения, сведения документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС и ИНН;

• дату выдачи (совершения) доверенности, для МЧД такой датой считается дата создания метки доверенного времени;

• срок действия (если он установлен);

• полномочия доверенного лица, кстати, здесь ещё придётся указать специальный идентификатор из классификатора полномочий, а при его отсутствии внести описание просто текстом;

• сведения об информационной системе, с помощью которой будет получена информации о прекращении доверенности (до окончания срока действия);

• номер документа;

• отметка о возможности передоверия;

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) руководителя (ИП), который выдал доверенность.

Единый формат МЧД пока не принят, она разрабатывается Минцифры РФ, но носить будет рекомендательный характер. Поэтому у уполномоченного лица может быть несколько разных МЧД: для отчетности, для ЭДО, для работы на госпорталах.

ФНС и ФСС уже готовы к работе c МЧД

Сдавать отчетность в ФНС c использованием электронной доверенности можно уже сейчас. Порядок работы c МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Перед оправкой отчетности необходимо отправить МЧД в ФНС на регистрацию, когда налоговая примет МЧД у нее появится регистрационный номер.

Ответственное лицо формирует налоговую отчетность, подписывает своей ЭП физлица и прикрепляет к пакету регномер доверенности. Налоговая служба проверяет отправленную отчетность, a также сверяет сведения и полномочия, содержащиеся в МЧД и при отсутствии ошибок, принимает в обработку.

Если уполномоченное лицо увольняется или передает свои полномочия другому сотруднику, МЧД необходимо отозвать раньше срока ее действия. Сделать это может директор или ИП по заявлению в ФНС.

В ФСС действует аналогичный порядок работы.

Схема работы c МЧД при сдаче отчетности в ФНС и ФСС

Что полезно помнить про МЧД

• Возможен перенос сроков обязательного применения МЧД (прогноз с 01.09.2023, законопроект в разработке).

• Не утвержден формат МЧД для ПФР, Росстат, ЕГАИС Честный знак и других ведомств.

• Нет единой утвержденной формы МЧД, a формат, разработанный Минцифры РФ, носит рекомендательных характер.

• Если срок внедрения МЧД перенесут, подписи сотрудников будут действовать до 31 августа 2023 года.

• Подписи для руководителей, выданные до 31.12.21, действительны до 31.12.2022.

ТОП-6 вопросов о применении МЧД

В каких конфигурациях 1С уже доступен функционал МЧД?

• Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, версия 3.0.116.27 (от 15.07.22).

• Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0, версия 2.0.85.12 (от 17.07.2022).

• Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 2.0 версии 2.0.67.35.

Физлицо необязательно должно быть сотрудником фирмы?

• Да, физлицо не должно обязательно быть сотрудником фирмы.

Нужно делать две МЧД – и для ФНС, и для ФСС и отправлять их обе?

• Да, нужны разные МЧД для ФСС и ФНС. Для выпуска сертификата на ФЛ, МЧД можно использовать одну – ФСС или ФНС.

МЧД должна быть подписана КЭП руководителя, выданной ИФНС?

• Подписать МЧД можно любой действующей ЭЦП, выданной на директора/ИП. Она не обязательно должна быть выдана УЦ ФНС.

Как отозвать МЧД?

• Для отзыва МЧД директору/ИП необходимо сформировать заявление на отзыв.

Что будет с зарегистрированными МЧД при смене директора (аннулируются автоматически или необходимо отзывать МЧД)?

• При смене директора отзывать МЧД не нужно, если полномочия сотрудника не изменились. Отзыв МЧД необходимо делать обязательно, если меняется сотрудник, который ранее имел полномочия на отправку отчетности.