Как начать вести кадровый электронный документооборот в организации

Кадровый электронный документооборот (КЭДО, кадровый ЭДО) — этот термин все чаще и чаще встречающийся в цифровизации процессов бизнеса и государственных учреждений. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Интерес компаний к ускорению кадровых задач и снижению затрат на бумажные документы посредством внедрения КЭДО не угасает на протяжении последних нескольких лет, о преимуществах КЭДО вы можете прочитать в нашей статье. Однако растет не только интерес, но и реальный процент организаций, полностью перешедших на кадровый электронный документооборот и отказавшихся от дублирования документов на бумаге. Если вы собрались последовать их примеру и уже утвердились в своем желании перейти на КЭДО, но не знаете, как это сделать, этот материал создан специально для вас, данная статья не только расскажет вам, как это сделать, но и содержит примерные формы документов, которые предстоит издать нашей организации.

 

Что нужно сделать, чтобы ввести КЭДО в организации?

1. Издать локальный акт о введении КЭДО.

Решение руководителя о переходе на цифровые кадровые документы оформляют отдельным распоряжением. По условиям ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ в приказ на КЭДО следует включить такие обязательные данные:

• наименование всех информационных систем, через которые планируется осуществлять электронное взаимодействие. Могут использоваться: Единая цифровая платформа "Работа в России", сервис 1С:Кабинет Сотрудника и (или) информационная система работодателя;

• порядок доступа к информационной системе работодателя (указывается при необходимости). Например, работодатель может указать, что доступ к информационной системе осуществляется работником по логину и паролю, который он получает при регистрации в системе;

• перечень документов, которые переводятся в цифровой формат. Перечень документов работодатель определяет самостоятельно с учетом того, что КЭДО можно применять не для всех кадровых документов. Документы, которые относятся к числу исключений, перечислены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ;

• список категорий работников, для которых изменятся правила документооборота. Категории работников, в отношении которых будет применяться КЭДО, работодатель также определяет самостоятельно. К таким категориям работников можно отнести, например, офисных и дистанционных сотрудников;

• лицо, ответственное за проведение подготовительной работы;

• сроки, в течение которых каждому сотруднику выдается уведомление о переходе на КЭДО. Этот срок работодатель определяет самостоятельно. Поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено, срок может быть любым (например, работников можно уведомить за неделю или за месяц до введения КЭДО);

• сроки непосредственного введения цифрового обмена данными.

Учитывайте, что согласие надо получить от каждого работника, который состоял в штате компании на 31.12.2021. Если трудовой договор заключен после этой даты, то ни уведомлять об использовании КЭДО, ни получать согласия не надо. К этому перечню обязательных сведений работодатели вправе добавлять любые иные важные подробности. Но учтите: хотя такой приказ не имеет специальной формы, при наличии профсоюза содержание распоряжения обязательно согласовывают с этой организацией.

Примерная форма приказа о введении кадрового электронного документооборота.

 

2. Разработать положение о КЭДО.

Трудовой кодекс РФ обязывает утвердить порядок осуществления КЭДО. Традиционно организации составляют положение об электронном документообороте. В соответствии с ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ обязательны для включения следующие сведения:

• сроки ознакомления и подписания работником электронных документов, периодичность подписания и ознакомления. Такие сроки определяются работодателем (например, можно установить, что работник должен подписать документ (ознакомиться с ним) в течение 3 рабочих дней со дня получения документа);

• порядок проведения инструктажа работников (если необходимо). Инструктаж можно провести в целях обучения сотрудников правилам работы в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО;

• случаи, при которых допускается оформление документации на бумажном носителе. (то есть случаи, когда работодатель и работники не могут использовать информационную систему для ведения КЭДО).

• к числу исключительных случаев можно отнести, например, случаи сбоя в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО, приостановки работы этой системы и т.п. В таких случаях работодатель оформляет кадровые документы, в отношении которых ведется КЭДО, на бумажном носителе.

• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Форма положения не утверждена законодательно, она пишется произвольно и включает в себя следующие разделы:

1. «Общие положения», где указывают цели локального акта, нормативные документы, на основании которых оно издается. В этой части перечисляются лица, на которых оно распространяется, уточняются термины и ответственные.
2. В разделе «Использование информационной системы в рамках КЭДО» дается электронный адрес информационной системы, способы доступа к личному кабинету работника, описывается процесс регистрации и правил безопасности в информационной системе.
3. Часть «Порядок электронного документооборота» описывает процесс отправки и получения документа.
4. Раздел «Сроки подписания и ознакомления с документами» важны не только, чтобы участники могли подписывать вовремя документы кадрового оборота, но знали и особые сроки для ряда документов (например, приказ об отпуске необходимо подписать не позднее чем за две недели до отпуска).
5. В разделе «Инструктаж работников по взаимодействию с работодателем в рамках КЭДО» позволит установить способы обучения сотрудников, рекомендуется привлекать материалы разработчиков информационной системы.
6. Часть «Случаи оформления документов на бумажном носителе» — это описание процесса работы в случае отсутствия доступа к информационной системе.

Часто включают разделы о хранении электронных документов, порядке выдачи дубликатов документов работнику и порядке взаимодействия на КЭДО с лицами, поступающими на работу.

Примерная форма Положения о кадровом электронном документообороте.

Примерная форма Приказа об утверждении Положения о кадровом электронном документообороте.

 

3. Уведомить работников о введении КЭДО.

Уведомить работников необходимо в сроки, которые определены самим работодателем и установлены в локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).

Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно работникам, направить работникам по электронной почте либо по почте заказным письмом.

В уведомлении должна содержаться информация:

• о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;

• о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.

В уведомление также можно включить:

• отдельную графу для выражения работником согласия или отказа;

• вопрос о наличии либо отсутствии у работника простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Примерная форма уведомления работнику о переходе на кадровый электронный документооборот.

Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников.

Конкретного способа для оформления согласия на переход на КЭДО (отказа от перехода) законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ например, на бумажном документе, работник может выразить одним из следующих способов:

• в виде отметки о согласии или отказе с подписью работника на уведомлении о введении КЭДО;

• в виде заявления работника, составленного в свободной форме.

Примерная форма заявления работника о согласии на переход на кадровый электронный документооборот

Примерная форма заявления работника об отказе от перехода на кадровый электронный документооборот

Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

Если работник не выразил согласие на переход на КЭДО, то данный факт считается отказом от перехода. Соответственно, в отношении таких работников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не требуется получать у работников, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении этих работников КЭДО можно вести по умолчанию, если работодатель его применяет.

Таким образом, у работодателя могут появиться две категории работников – согласившиеся перейти на КЭДО и отказавшиеся от него. Поэтому работодателю придется применять КЭДО в отношении работников, согласившихся на него перейти и обычный (традиционный) документооборот на бумажных носителях – в отношении отказавшихся перейти на КЭДО.

Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на кадровый ЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО.

4. Обеспечить сотрудников электронными подписями.

Работодателю необходимо решить вопрос о получении электронных подписей для работников, которые согласились перейти на КЭДО. Работодатель может уточнить информацию о наличии у работника электронной подписи посредством направления отдельного запроса или включив такой вопрос в уведомление о введении КЭДО.

Если у работника нет электронной подписи, расходы по ее получению и использованию несет работодатель. В ситуации, когда у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать все виды ЭП — простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП.

Электронные подписи применяются работодателем и работниками в зависимости от используемой работодателем информационной системы для ведения кадрового ЭДО и от видов подписываемых документов.

Для подписания кадровых электронных документов работодателям рекомендуется использовать УКЭП, а со стороны работника может применяться УКЭП или УНЭП, в зависимости от решения, принятого работодателем при переходе на КЭДО.

 

Что кроется за этими аббревиатурами, чем электронные подписи различаются и где их взять?

Что такое УКЭП?

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — цифровой аналог собственноручной подписи. Документы, подписанные от руки или с помощью УКЭП, имеют равнозначную ценность.

УКЭП — это файл, в котором хранится зашифрованная информация, подтверждающая личность человека и подлинность подписанного документа. Чтобы подписывать документы УКЭП, нужно получить сертификат.

Способы получить сертификат:

• В приложении «Госключ». Сертификат УКЭП через приложение могут оформить только физлица, это бесплатно. Потребуется мобильный телефон с NFC-модулем и загранпаспорт нового образца;

• В аккредитованных удостоверяющих центрах. В данном случае УКЭП оформляется платно. Условия оформления, стоимость и список необходимых документов уточните в выбранном центре. Госуслуги работают не со всеми видами УКЭП: при получении сертификата сообщите, что будете пользоваться подписью на портале.

Эта информация относится к физическим лицам и найти ее можно на портале «Госуслуги». Что же касается юридических лиц, то стало известно, что с 1 января 2022 года на ФНС России возлагаются функции по выпуску квалифицированной электронной подписи юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), индивидуальных предпринимателей и нотариусов в соответствии с законодательством об электронной подписи.

Получить квалифицированную электронную подпись ЮЛ, ИП и нотариуса сможет лично лицо, действующее без доверенности от имени организации, лично индивидуальный предприниматель и нотариус в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС России.

Что такое УНЭП?

Усиленная неквалифицированная ЭП — среднее между простой и квалифицированной подписью. Технически это шифр, записанный на какой-либо носитель. В отличие от простой ЭП неквалифицированная имеет больше возможностей. Ее можно использовать:

• физическим лицам для взаимодействия с налоговой через кабинет налогоплательщика;

• юридическим лицам — для внутреннего документооборота и сотрудничества с деловыми партнерами;

• поставщикам — для участия в электронных торгах.

При этом в отличие от квалифицированной подписи к УНЭП предъявляются менее строгие правила. Система криптошифрования, используемая для ее создания, может быть любой.

Для получения неквалифицированной подписи физическим лицом необходимо зайти в личный кабинет налогоплательщика, во вкладке «Профиль» найти «Получить ЭП» и, следуя приведенной инструкции на ресурсе, сформировать и отправить запрос.

Если УНЭП будет применяться на предприятии или в организации для визирования исходящих документов, за изготовлением неквалифицированной подписи лучше обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Что такое простая ЭП?

Простая ЭП представляет собой комбинацию логин-пароль или SMS-код, известные только отправителю. Эти инструменты позволяют подтвердить личность автора и совершённое им действие, но не защищают от подделки.

По сути подразумевается, что пользователь, зарегистрированный в информационной системе КЭДО, будет входить под своим логином и паролем, и такой вход подтверждает личность человека, просматривающего данные. Аналогичный метод работы с персональной информацией используется и на портале «Госуслуги» — необходимо просто зарегистрироваться там.

Электронные подписи, которые могут использоваться в кадровом электронном документообороте (КЭДО)

Представленная выше схема, как правило, используется для условной информационной системы, которую выберет или разработает работодатель. При выборе в качестве информационной системы Единой цифровой платформы «Работа в России» все взаимодействия будут осуществляться только через УКЭП.

Сервис 1С:Кабинет Сотрудника придерживается принципов использования электронных подписей согласно схеме выше, в отличие от информационной системы «Работа в России», которая использует только УКЭП. Таким образом сервис позволяет работникам организации взаимодействовать с информационной системой через простую электронную подпись, не принуждая регистрировать другие ЭП для каждого сотрудника — для получения доступа к своим сведениям сотруднику нужен будет только логин и пароль. Подробнее познакомиться с сервисом 1С:Кабинет сотрудника можно узнать здесь.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.