Электронная подпись: как работать в 2022 году

C 01 января 2022 работа c электронной подписью претерпела важные изменения. Руководители и индивидуальные предприниматели обязаны получать подпись в УЦ ФНС. Сотрудники и физические лица могут получать электронную подпись в аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах.

Изменения законодательства по вопросам электронной подписи.

Отношения в области применения электронной подписи (ЭП) регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

C 01.01.2022 года изменились правила получения электронной цифровой подписи. Так, орган, в котором необходимо получать цифровую подпись теперь зависит от того, кто именно будет владельцем подписи – директор или сотрудник компании.

В соответствии c п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи», c 01.02.2022 электронная подпись юридического лица выдается исключительно на имя руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя. Директора организаций, индивидуальные предприниматели и частные нотариусы теперь смогут получить электронную подпись в Удостоверяющих Центрах ФНС России или в офисах доверенных лиц ФНС. Руководителям бюджетных организаций за подписью необходимо обращаться в УЦ Федерального Казначейства.

Сотрудники организаций, бухгалтеры, кадровики и другие уполномоченные лица, имеющие право подписи документов компании c 01.01.2022 года должны получать электронную подпись физлица, в реквизитах такой подписи будут указаны данные физлица, a для ее использования необходима электронная доверенность (МЧД).

Если у организации или ИП есть действующая электронная подпись, полученная в УЦ «Калуга Астрал до 31.12.2021» или в другом аккредитованном УЦ, ей возможно пользоваться, пока не истечет срок ее действия. Т.е. нет срочной необходимости перевыпускать электронную подпись в соответствии c новым законодательством.

Доверенные лица Удостоверяющего центра ФНС (ДЛ УЦ ФНС) - это ограниченный список компаний, которые получили от ФНС разрешение на выпуск электронных подписей на руководителей юридических лиц или ИП. Для ознакомления c полным перечнем ДЛ УФ ФНС перейдите по ссылке.

Подпись руководителя организации или ИП в УЦ ФНС России и ДЛ УЦ ФНС

Для ознакомления с порядком получения электронной подписи в Удостоверяющем центре ФНС, перейдите по ссылке.

Необходимо заполнить заявление на выдачу электронной подписи и отправить через:

• Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц (на руководителя юридического лица);

• Личный кабинет индивидуального предпринимателя (на индивидуального предпринимателя);

• Личный кабинет юридического лица.

Подписание заявления электронной подписью не требуется, получить подпись можно только при личном посещении УЦ ФНС. На сайте ФНС представлен Перечень подразделений в регионах Российской Федерации, в которых можно получить электронную подпись.

Для выпуска ЭЦП при посещении УЦ ФНС необходимо иметь c собой:

1. Основной документ, удостоверяющий личность (паспорт);

2. СНИЛС;

3. ИНН;

4. Сертифицированный носитель (USB-токен) для записи на него ключей ЭП.

USB-токен - это устройство в виде USB-флешки с защищенной паролем картой памяти, на которой хранится информация для создания подписи.

Посещение УЦ ФНС возможно по предварительной записи, Онлайн-запись по ссылке.

УЦ ФНС записывает ЭП руководителя или ИП только на USB-токены, сертифицированные ФСТЭК России или ФСБ России. ФНС работает только с криптопровайдером КриптоПРО, ЭЦП от ФНС не извлекаемая, не копируемая. На компьютере также должна быть установлена лицензия СКЗИ Крипто ПРО CSP.

Можно выпустить подпись на руководителя организации или ИП через доверенное лицо ФНС. В этом случае заявление на получение электронной подписи формируется из программы 1С, а идентификация директора производится в удостоверяющем центре доверенного лица ФНС. При посещении c собой также необходимо иметь документы (паспорт, СНИЛС, ИНН) и USB-токен.

Получение электронной подписи в Федеральном казначействе

В УЦ Федерального казначейства могут получить электронную подпись:

• Лица, замещающие государственные должности РФ и государственные должности субъектов РФ;

• Должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления, их подведомственных учреждений;

• Руководители и сотрудники бюджетных организаций.

Для подачи документов на получение электронной подписи необходимо воспользоваться Онлайн сервисом подачи документов для получения сертификатов (Портал заявителя).

Для работы на Портале заявителя ИС УЦ нужно произвести настройку автоматизированного рабочего места (АРМ). Информация по проверке и настройке АРМ на сайте Федерального казначейства.

После прохождения проверок и устранения несоответствий необходимо перейти на Портал заявителя ИС УЦ, сформировать заявление на получение сертификата электронной подписи, следуя подсказкам.

При формировании запроса на сертификат потребуются документы:

• Основной документ, удостоверяющий личность (паспорт);

• СНИЛС;

• ИНН;

• ЕГРЮЛ;

• Сертифицированный носитель (USB-токен) для записи на него ключей ЭП.

Сформированный запрос будет отправлен на проверку сервисами СМЭВ, срок ответа от СМЭВ может составлять до 5 рабочих дней. После успешных проверок с помощью сервисов СМЭВ Оператор УЦ ФК осуществляет проверку пакета электронных документов на создание сертификата в подсистеме ВРС. Далее Оператор УЦ ФК одобряет запрос в подсистеме ВРС и приглашает получателя сертификата для личного визита для предоставления оригиналов документов для подачи запроса на сертификат, о чем получателю сертификата отправляется соответствующее уведомление на электронную почту, указанную в запросе. После предоставления оригиналов документов получателем сертификата, проведения необходимых проверок и идентификации владельца сертификата осуществляется изготовление сертификата и его выдача.

Подпись сотрудника и подпись физического лица.

C 01.01.2022 получать электронные подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах имеют право только физические лица и сотрудники организаций, действующие по доверенности.

В настоящее время сотрудники организаций используют подписи, выпущенные по доверенности. В таких сертификатах в качестве владельца указано юридическое лицо, a также физическое лицо, действующее от имени организации на основании доверенности. Таким образом, право действий сотрудника подтверждается самим сертификатом. Схема получения таких сертификатов остается прежней, использование сертификата сотрудника возможно до 31 января 2022 года.

Использование подписи физического лица планировалось c 1 января 2022 года. Такая подпись не содержит информацию об организации, a его полномочия как сотрудника подтверждает электронная доверенность в машиночитаемом виде (МЧД). C 1 марта 2022 года по желанию возможно получение и применение подписи сотрудника. Требование прикладывать машиночитаемую доверенность является обязательным для такой подписи. На данный момент работа c МЧД проходит в тестовом режиме, ФНС и ФСС готовы к новому порядку работы.

C 1 января 2023 года использование подписи физического лица и МЧД станет обязательным. Рекомендуем постепенно переходить на новые правила работы c электронной подписью в течении 2022 года.