1С:Архив

Хранение документов - это важная часть работы любой компании. Эффективность работы всего предприятия зависит от правильно организованных хранения и обработки документов.

Как 1С:Архив сделает проще работу с внутренним документооборотом в вашей компании?

Рассмотрим, какие архивы существуют на данный момент.

Бумажный архив - самый распространенный вид архива, когда документы хранятся на бумажных носителях.

Особенности бумажного архива:

• Копировать и пересылать бумажные документы сложнее, чем электронные.

• Размеры ограничены параметрами помещения, в котором хранится архив.

• На поиск документа может уйти несколько часов или даже дней.

• Есть риск утери, повреждения или уничтожения документа.

В электронном архиве документы хранятся на серверах или облачных платформах. Такой способ хранения обеспечивает сохранность, быстрый доступ к документам и удобство управления.

Особенности электронного архива:

• Легкая и простая работа с цифровыми копиями документов.

• Объем архива ограничен только объемом памяти сервера.

• Быстрый поиск нужного документа.

• Документы хранятся на центральном защищенном сервере, и риск их потери стремится к нулю.

В гибридном архиве для хранения документов используются бумажные и электронные носители.

С точки зрения безопасности и практичности, самый удобный вид архива - электронный, так как обладает высоким уровнем безопасности и удобством использования.

Зачастую в организациях используются несколько информационных систем для хранения электронных документов, что сильно затрудняет поиск нужной информации. Некоторые системы могут частично подходить для долговременного хранения документации, например, 1С:Документооборот, некоторые вообще не отвечают необходимым требованиям, а требований довольно много.  

Исходя из требований нормативных актов можно составить список основных правил для хранения документов:

• Документы должны быть читаемыми и понятными;

• Документы должны храниться в соответствии с установленным сроком хранения;

• Документы должны храниться в безопасных условиях, чтобы избежать порчи, уничтожения, несанкционированного доступа и других проблем;

• Документы должны быть легко доступны для работы и контроля сроков хранения;

• Срок хранения, место хранения и ответственный за сохранность каждого документа должны быть указаны;

• Документы следует уничтожать в соответствии с правилами и процедурами.

Все эти требования можно соблюсти как с помощью ведения бумажного архива, так и с помощью электронного. Но у электронного архива есть ряд преимуществ. При создании электронного архива размеры бумажного архива документации, относящейся к деятельности предприятия, значительно уменьшаются в объеме. Снижается также нагрузка на участок ксерокопирования. Высвобождаются площади, которые использовались для хранения бумаг, сокращаются расходы на содержание архива, уменьшаются трудозатраты, связанные с архивными процессами. 

Соблюсти все правила хранения документации вам поможет 1С:Архив:

• Электронные документы могут сохраняться в формате PDF/A и визуализированы с электронной подписью;

• Документы хранятся в виде контейнеров со всей информацией о документе. Усовершенствованная ЭП внутри контейнера проходит процедуру смещения метки времени, которая необходима для поддержания юридической значимости документа независимо от срока его хранения;

• В 1С:Архив можно использовать полнотекстовый поиск:

Рисунок 1 – Полнотекстовый поиск

• 1С:Архив хранит всю информацию о реквизитах, связях, визах, резолюциях. Кроме того, в 1С:Архив можно загружать копии бумажных документов;

• Можно настроить уничтожение дел автоматически по заранее заданным параметрам или вручную. Для безопасности дела уничтожаются через 2 недели после пометки на удаление.

1С:Архив подходит для компаний любых масштабов и отраслей, которые переходят на электронное хранение документов. 1С: Архив полезен для компаний, которые планируют хранить в электронном виде документы с усиленной ЭП.

Для государственных организаций разработана государственная информационная система для хранения электронных документов «ЦХЭД».

Срок действия сертификата ЭП - один год. По истечении этого времени подпись формата CAdES-BES, используемую платформой 1С:Предприятие, проверить невозможно. Для решения этой проблемы 1С:Архив использует подписи усовершенствованных форматов. Для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3, который позволяет продлевать «проверяемость» подписи на неограниченное время. При приемке документов, если формат подписи отличается от CAdES-A v3, автоматически выполняется усовершенствование до этого формата. Новая подпись помещается в контейнер вместо старой с тем же именем.

Рисунок 2 – Сравнение форматов ЭП

В данный момент 1С:Архив поддерживает интеграцию с 1С:Документооборот версии 3.0 и с 1С:Документооборот версии 2.1, так как эти программные продукты, как правило, являются центром документооборота компании.

Разработчики планируют значительно расширить перечень продуктов, с которыми возможна интеграция 1С:Архив. В планах выпуск «Библиотеки интеграции с 1С:Архив» и внедрение её в основные конфигурации: 1С:ЗУП, 1С:ЗКГУ, 1С:БП, 1С:БГУ, 1С:ЕRP Управление предприятием, 1С:УХ.

В ближайшее время ожидается совершенствование алгоритмов ведения электронного архива и новые возможности, упрощающие работу с хранением документации. Также планируется расширение возможностей архивного фонда:

• Гибкая настройка прав доступа;

• Обработка запросов на предоставление архивных копий, справок, выписок;

• Читальный зал;

• Определение форматов и требований по передаче в госархив;

• Расширенные задачи для архивиста;

• Доработка под новые пользовательские сценарии.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть, что в условиях современного мира, когда объем перерабатываемой информации и документации растет день за днем, использование электронного архива является логичным решением. Это позволяет не переживать за безопасность важных документов, экономить на содержании архива и находить нужную информацию в считанные минуты.