Современные решения для архивного хранения в 1С:Архив: что изменилось?

В современном мире цифровизации, когда большинство документов создаются и хранятся в электронном виде, обеспечение их долговременной сохранности становится крайне важной. 1С:Архив предлагает современные решения для этой задачи, обеспечивая не только хранение, но и поддержание юридической значимости документов.

Что нового появилось в последних релизах 1С:Архив?

1. Объединенные фонды, описи и акты:

• Иерархическая структура фондов, позволяющая объединять их в группы и указывать статус «объединенный». Фонды могут быть объединены в группы, а для каждого фонда можно указать статус «объединенный». Объединенный фонд может включать в себя подчиненные фонды нижнего уровня;

• Возможность прикрепления файлов к карточкам фондов, таких как печатные формы архивных документов, листы фондов и локальные нормативные акты;

• Объединение сдаточных описей и актов в сводные документы.

Система архива позволяет хранить документы нескольких организаций в едином пространстве. В отличие от предыдущих версий, где использовался линейный справочник фондов, теперь реализована иерархическая структура.

Такая организация существенно повышает гибкость системы и соответствует современным требованиям к архивному хранению.

В карточках фондов теперь реализована функция прикрепления файлов через гиперссылку. Это позволяет:

1. Добавлять сопутствующие материалы к фонду, такие как:

• Печатные формы архивных документов;

• Листы фондов;

• Локальные нормативные акты по хранению документов.

2. Обеспечивать удобный доступ для ответственных сотрудников:

• Быстрое обращение к прикрепленным документам;

• Возможность оперативно уточнить необходимые детали;

• Централизованное хранение всей связанной документации.

Данная функциональность значительно упростила работу с архивными фондами и обеспечивает целостность связанной документации.

В одной из ранее выпущенных версий появились объединённые описи и акты.

Ранее для каждой сдаточной описи и акта на уничтожение создавалась отдельная карточка. В новой версии системы реализована возможность объединения этих документов. В справочнике выделяются нужные позиции и через командное меню выбирается функция «Объединить в новом документе», далее формируется сводный документ. Объединяемые документы должны относиться: к одной форме хранения и одной организации. После объединения исходные документы переходят в режим «только для чтения».

2. Грифы доступа в делах:

Добавлено поле «Гриф доступа» в соответствии с требованиями Приказа Росархива №77 от 31.07.2023 года. Поле добавлено в разделы справочника номенклатуры дел и карточки дел. При создании нового электронного дела гриф автоматически переносится из номенклатуры в карточку дела.

• Фильтрация по грифам доступа в различных разделах, что позволяет быстро искать, отбирать документы по уровню доступа и формировать отчетные документации с учетом грифов.

3. Групповое закрытие дел, переходящие дела:

• Возможность закрытия нескольких дел одной командой – «Закрыть дела». После этого сразу передать группу дел в архив. Это значительно ускоряет работу и упрощает обработку большого количества документов.

• Визуализация истории переходящих дел, отображение года создания и периодов актуальности.

В системе реализована возможность ведения переходящих дел, которые остаются актуальными по окончании отчетного периода (года) и не подлежат закрытию.

Визуализация истории переходящих дел: в карточке дела отображается год его первоначального создания, указаны все периоды, к которым относится дело и доступна гиперссылка с полной историей привязки к номенклатурам разных лет.

4. Работа с задачами в 1С:Архиве:

• Добавлена функциональность для работы с задачами, включая настройку и получение уведомлений о новых и просроченных задачах.

• Автоматическое создание задач для ответственных сотрудников при поступлении новых документов. Когда поступает новая сдаточная опись или пакет документов, система автоматически создает задачу для ответственного сотрудника — принять эти документы или отклонить их в один из архивов.

5. Запросы информации:

• Реализована автоматизация обработки запросов информации, включая формирование архивных справок и выписок.

• Создание электронных карточек для каждого запроса с указанием организации, источника запроса, реквизитов и содержания.

После регистрации запроса система позволяет сформировать ответ в виде архивной справки или выписки.

На вкладке ответ подбираются документы, на основании которых формируется архивная справка или выписка. Вводится текст ответа, а система автоматически добавляет архивные шифры использованных документов. К запросу можно прикрепить файлы: исходный запрос, готовую справку/выписку или другие сопутствующие документы.

6. Выдача документов и дел во временное пользование:

• Возможность оформления выдачи всего дела одним действием.

• Формирование карточки выдачи документов и дел с указанием вида операции, формы документов, организации, получателя, срока возврата и цели выдачи.

Карточка фиксирует операцию с документами (выдача оригинала, копии или изъятие), указывая форму документов, организацию, получателя (сотрудник или контрагент), ответственного, срок возврата (по умолчанию 6 месяцев для контрагентов и 1 месяц для сотрудников), а также основание и цель выдачи. Срок возврата можно изменить вручную при необходимости.

7. Штрихкодирование и потоковое сканирование:

• Штрихкодирование документов для оперативного поиска;

• Возможность ручного добавления и печати штрихкодов;

• Потоковое сканирование с автоматической привязкой отсканированных файлов к карточкам документов.

Система электронного документооборота поддерживает штрихкодирование документов, автоматически перенося штрихкод из внешних систем (например, 1С:Документооборот).

Доступны функции:

• Ручное добавление штрихкодов (ввод внешних штрихкодов, настройка отображения, сохранение в PNG).

• Печать штрихкодов (на наклейки или обычные листы).

Если объем документов, которые необходимо вручную загрузить в 1С:Архив с локального диска или сетевой папки, велик, то удобно воспользоваться новой функцией потокового сканирования.

С помощью этой функции программа автоматически привязывает отсканированные файлы к карточкам документов в системе благодаря автоматическому распознаванию штрих-кодов. Доступна загрузка как со сканера, так и из каталога с файлами документов.

Система 1С:Архив активно развивается, предлагая современные решения для хранения электронных документов. Важно начинать планировать архивные стратегии заранее, сочетая технические решения 1С:Архива с продуманной методологией работы с документами.