В настоящее время в ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» и аффилированных с ним юридических лицах используются такие продукты, как 1С:Документооборот 8 КОРП, 1С: ERP Управление предприятием 2, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, Автоматизированная система управления Брок-Инвест-Сервис (далее – АСУ БИС), 1С: Управление производственным предприятием. Системой, в которой централизованно ведется согласование некоторых документов, является «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
В связи с большим объемом бумажного документооборота, к началу 2023 г. перед компанией была поставлена задача организации процесса согласования основных видов документов в электронном виде в учетных системах «1С: Документооборот 8 КОРП» и 1С: ERP Управление предприятием 2 через бесшовную интеграцию между ними.
В период с ноября 2023 по октябрь 2024 года был осуществлен проект по автоматизации документооборота на базе программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1
Ранее на предприятии специалисты юридического отдела, отдела продаж, финансового отдела, бухгалтерии и секретариата для оформления, регистрации, согласования и ведения договорной работы использовали бумажный документооборот и систему «АСУ БИС».
После принятия решения о начале проекта по автоматизации документооборота на базе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1» было принято решение об автоматизации процессов договорной работы.
Руководством ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» были определены следующие цели:
- 1. Обеспечить ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе «1С: Документооборот 8 КОРП» через бесшовную интеграцию с «1С: ERP Управление предприятием 2»;
- Автоматизировать процесс согласования всех видов Договоров, в т.ч.:
- Договор купли-продажи с клиентом;
- Кредитный договор купли-продажи с клиентом;
- Договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС;
- Обеспечить ведение учета доверенностей и права подписи в системе ««1С: Документооборот 8 КОРП»» через бесшовную интеграцию с «1С: ERP Управление предприятием 2»
- Обеспечить сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.
В рамках проекта перед АО «Корпоративные ИТ-проекты» были поставлены следующие задачи:
- Функционал «АСУ БИС» в части договорной перенести в «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1;
- Обеспечить функциональную возможность пользователям вести документооборот в «1С: Документооборот 8 КОРП» через бесшовную интеграцию с «1С: ERP Управление предприятием 2»;
- Осуществить адаптацию «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей;
- Сократить трудоемкость процесса согласования договоров;
- Ускорить процесс согласования договоров;
- Улучшить качество данных в договорах, снизить риск ошибок, связанных с ручным вводом данных;
- Сократить срок получения информации о статусе согласования договора;
- Обеспечить контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы.
На этапе подготовки к проекту Заказчиком совместно с АО «Корпоративные ИТ-проекты» был проведен аудит бизнес-процессов и используемых систем, в результате которого был актуализирован и описан перечень бизнес-процессов, подлежащих автоматизации.
Специалистами компании АО «Корпоративные ИТ-проекты» были выполнены следующие работы:
- Формирование рабочей группы проекта и согласование подхода к реализации проекта по внедрению информационной системы. Создание и согласование проектной документации, стратегии запуска информационной системы, план-графика работ и бюджета проекта.
- Проведение анализа бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
- Проведение интервью с ключевыми пользователями, по каждому из автоматизируемых процессов, с целью сбора и анализа требований Заказчика к информационной системе;
- Анализ документов по каждому из автоматизируемых бизнес-процессов.
- Моделирование бизнес-процессов Заказчика в типовой версии программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
- Создание контрольных примеров, с учетом специфики предприятия на условно-реальных данных Заказчика.
- Демонстрация смоделированных бизнес-процессов (контрольных примеров) в информационной системе рабочей группе Заказчика.
- Фиксация отклонений функциональных возможностей типового программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 от бизнес-процессов Заказчика;
- Доработка типового функционала системы с целью адаптации ПП «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 к бизнес-процессам Заказчика;
- Доработка типового функционала системы с целью адаптации ПП ««1С: Документооборот 8 КОРП» к бизнес-процессам Заказчика;
- Настройка и тестирование обмена данными между программными продуктами «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и «1С: ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию;
- Выполнение настроек систем «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и «1С: ERP Управление предприятием 2»;
- Разработка пользовательских инструкций по каждому автоматизируемому бизнес-процессу.
- Инструктирование (обучение) пользователей системы по каждому автоматизируемому бизнес-процессу;
- Оперативная поддержка пользователей Заказчика в ходе опытной эксплуатации по каждому автоматизируемому бизнес-процессу.
Система была одновременно запущена в следующих подразделениях компании:
- Секретариат
- Юридический отдел
- Отделы продаж всех регионов и филиалов
- Клиентский отдел
- Бухгалтерия
- Финансовая служба
- Отдел по работе с дебиторской задолженностью
- Отдел экономической безопасности
В результате выполненных работ, внедрена бесшовная интеграция систем «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1 были достигнуты следующие результаты:
- Обеспечено ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе «1С: Документооборот 8 КОРП» через бесшовную интеграцию с «1С: ERP Управление предприятием 2».
- Автоматизирован процесс согласования всех видов договоров, в т.ч.:
- Договор купли-продажи с клиентом;
- Кредитный договор купли-продажи с клиентом;
- Договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС;
- Обеспечено ведение учета доверенностей и права подписи в системе «1С: Документооборот 8 КОРП» через бесшовную интеграцию с «1С: ERP Управление предприятием 2»;
- Функционал «АСУ БИС» в части договорной перенесен в «1С: Документооборот 8 КОРП»;
- Обеспечена функциональная возможность пользователям вести документооборот в «1С: Документооборот 8 КОРП» через бесшовную интеграцию с «1С: ERP Управление предприятием 2»;
- Проведена адаптация программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП» с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей;
- Сокращена трудоемкость процесса согласования договоров;
- Ускорен процесс согласования договоров;
- Повышено качество данных в договорах, снижен риск ошибок, связанных с ручным вводом данных;
- Сокращен срок получения информации о статусе согласования договора;
- Обеспечен контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы;
- Обеспечено сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.
Количественные результаты:
- Проанализировано и смоделировано 18 бизнес-процессов;
- Автоматизировано 6 укрупненных бизнес-процессов, объемом от 18 этапов согласования;
- Выполнено более 140 задач на доработку и настройку типового функционала;
- Разработано 14 АРМ;
- Разработано 4 пользовательских инструкций;
- Выполнены работы по модификации и адаптация информационной системы под требования Заказчика: около 5100 человеко-часов.
Эффективность от внедрения системы будет оценена по истечении года от даты начала промышленной эксплуатации информационной системы.
В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию. Всего в рамках проекта было автоматизировано 440 рабочих мест.
Специалисты АО «Корпоративные ИТ-проекты» показали высокую квалификацию в области организации консалтинговых и IT-проектов, профессионализм и конструктивный подход в решении поставленных задач. Компания ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» готова рекомендовать АО «Корпоративные ИТ-проекты» в качестве надёжного партнера, и в дальнейшем намерена укреплять взаимоотношения, решая задачи автоматизации в тесном сотрудничестве.
В частности, в данный момент, совместно с АО «Корпоративные ИТ-проекты» осуществляется развитие системы «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 во взаимосвязи с развитием «1С: ERP Управление предприятием 2» и бесшовной интеграции между ними, а также планируется реализация последующих IT-проектов по автоматизации деятельности предприятия.
