Брок-Инвест-Сервис – сервисно-производственная компания, один из лидеров российского рынка черного металлопроката. Компания работает на рынке металлотрейдинга с 1991 года и входит в десятку крупнейших металлотрейдеров России. Годовой объем продаж более 815 тыс. тонн металла. Брок-Инвест-Сервис предлагает своим клиентам комплексное решение в поставке всего ассортимента черного металлопроката, предоставляет полный спектр услуг, востребованных клиентами (обработка металла, финансовые услуги, доставка металла, упаковка металла и др.). Мы ориентируемся в своей работе на европейские стандарты работы и предоставляем своим клиентам высококачественное обслуживание на всех этапах взаимодействия с компанией.
Одним из перспективных и быстрорастущих направлений является комплекс металлообрабатывающих услуг. Более 30 единиц стационарного оборудования позволяют выполнять полный комплекс металлообрабатывающих операций – от простых до высокотехнологичных.
Компания имеет стабильные партнерские отношения практически со всеми крупными производителями металлопроката России и стран СНГ, что позволяет поддерживать высокий уровень материальных запасов и обладать достаточным ресурсным потенциалом. Нам доверяют более 8 000 клиентов в год.
1. Общая информация о проекте
Характеристики проекта:
|
Заказчик
|
Закрытое акционерное общество «Торгово-Финансовый Дом «Брок-Инвест-Сервис и К» (ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К»), далее «БРОК»
|
|
Отрасль
|
Поставка черного металлопроката, металлообработка
|
|
Деятельность
|
Поставка крупнейшего ассортимента черного металлопроката, полный комплекс металлообрабатывающих услуг, финансовые услуги, доставка металла, упаковка металла
|
|
Характер производства
|
Высокотехнологичное
|
|
Исторические информационные системы
|
На момент начала проекта использовались:
1С: ERP Управление предприятием 2;
1С: Зарплата и управление персоналом;
1С: Бухгалтерия предприятия 3.0;
1С: Документооборот;
Автоматизированная система управления Брок-Инвест-Сервис (далее – АСУ БИС);
1С: Управление производственным предприятием.
|
|
Количество сотрудников в организации
|
900
|
|
Внедренное типовое решение
|
«1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1
(далее – «1С: Документооборот»).
|
|
Версия «1С:Предприятия»
|
8.3
|
|
Вариант работы
|
Клиент-серверный (сервер баз данных: MS SQL).
|
|
Автоматизированных рабочих мест (количество пользователей)
|
440
|
|
Количество одновременно работающих клиентов
|
Свыше 400.
|
Краткое описание проекта
В компании ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К», внедрена бесшовная интеграция систем «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1 взамен самописной управленческой системы «АСУ БИС» ранее используемой в компании более 20 лет, функциональное развитие которой прекращено.
Приоритеты проекта
|
Приоритет
|
Реализация
|
|
Запуск новой информационной системы в промышленную эксплуатацию с ноября 2024.
|
В условиях ограниченных сроков реализации проекта, для запуска новой информационной системы в промышленную эксплуатацию с ноября 2024 года (12 месяцев с даты начала проекта), Заказчиком и Исполнителем совместно были приняты решения:
Отказаться от полномасштабного предпроектного обследования с глубокой детализацией существующих бизнес-процессов.
Отказаться от написания Частных технических заданий.
Минимизировать доработки внедряемого программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1, оставив его конфигурацию максимально приближенной к типовой.
Требования, собранные специалистами Исполнителя в ходе моделирования, должны быть ранжированы по степени критичности. В разработку будут приняты требования с высшим уровнем критичности.
|
|
Обеспечить ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе 1С: ERP Управление предприятием 2 через бесшовную интеграцию с «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1;
|
Реализовано с доработкой типового функционала «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1
|
Автоматизировать процесс согласования всех видов Договоров
|
Реализовано с доработкой типового функционала «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1
|
|
Обеспечить ведение учета доверенностей и права подписи в системе «1С: ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию с «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1
|
Реализовано с доработкой типового функционала «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1
|
|
Подготовить пользователей к работе с новой информационной системой.
|
Для успешной подготовки пользователей, Заказчиком и Исполнителем совместно были приняты решения:
Вовлечь пользователей в процесс внедрения и как можно раньше познакомить с информационной системой.
Организовать оперативный канал связи между специалистами Исполнителя и ключевыми пользователями для возможности получения консультаций.
Разработать пользовательские инструкции по всем учетным блокам.
Разработать подробные пользовательские инструкции.
|
|
Оптимизация бюджета проекта.
|
Бюджет проекта был существенно оптимизирован, за счет:
Отказа от полномасштабного предпроектного обследования с глубокой детализацией существующих бизнес-процессов.
Отказа от написания Частных технических заданий.
Минимизации доработок внедряемого программного продукта, за счет стремления к использованию типового функционала «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1
Снижения объема проектной документации и ее упрощения.
|
2. Предпосылки к автоматизации
Основной предпосылкой к внедрению новой информационной системы стало значительное увеличение объема документооборота с одновременным усложнением процесса согласования договоров.
Дальнейшая эксплуатация «АСУ БИС» требовала разработки нового функционала, либо увеличения трудоемкости документооборота.
Также, значимой причиной перехода на систему «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1 стала стратегия ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» перехода на отечественное ПО на базе программных продуктов 1С: Предприятие 8.
Ввиду указанных причин, Заказчик заблаговременно принял решение о прекращении функционального развития «АСУ БИС» и внедрении новой информационной системы на базе программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1.
Выбор программного продукта и целевая архитектура информационной системы
В качестве программного продукта для автоматизации предприятия, Заказчик выбрал «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1, по следующим причинам:
- Высокая степень унификации с используемыми программными продуктами: «1С: Зарплата и управление персоналом», «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0», «1С: Управление производственным предприятием», «1С: ERP Управление предприятием 2». Использование платформы «1С: Предприятие 8» позволяет существенно упростить перенос данных между программными продуктами, сократить затраты на администрирование и обслуживание.
-
Низкая стоимость приобретения, внедрения и сопровождения, по сравнению аналогами.
-
Наличие большого количества специалистов, обладающих компетенциями в области сопровождения, обслуживания, ведению учета, по сравнению с аналогами.
-
Преемственность, схожесть интерфейсов и методологии ведения учета в программных продуктах «1С: Предприятие 8» позволяет снизить затраты на обучение пользователей, сократить время адаптации к новой информационной системе.
-
Широкий функционал в части электронного документооборота.
Цели проекта
Внедрение новой информационной системы преследовало следующие цели:
- 1. Обеспечить ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе «1С: ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию с «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1;
- 2. Автоматизировать процесс согласования всех видов Договоров, в т.ч.:
- Договор купли-продажи с клиентом;
- Кредитный договор купли-продажи с клиентом;
- Договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС;
- Обеспечить ведение учета доверенностей и права подписи в системе «1С: ERP Управление предприятием 2» через обмен с системой «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1
- Обеспечить сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки
Задачи проекта
В рамках проекта были сформулированы задачи:
- Функционал «АСУ БИС» в части договорной перенести в «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1;
- Обеспечить функциональную возможность пользователям вести документооборот в «1С: ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию с «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1
- Осуществить адаптацию «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей;
- Сократить трудоемкость процесса согласования договоров;
- Ускорить процесс согласования договоров;
- Улучшить качество данных в договорах, снизить риск ошибок, связанных с ручным вводом данных;
- Сократить срок получения информации о статусе согласования договора;
- Обеспечить контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы.
Архитектура
Для ведения оперативного, регламентированного и управленческого учета Заказчиком используется система «1С: ERP Управление предприятием 2». В рамках проекта по автоматизации процессов договорной работы, внедрена бесшовная интеграция с системой «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
Между «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 настроен обмен данными.
Архитектура обмена подразумевает:
Особенности и уникальность проекта
Основными особенностями проекта по внедрению новой информационной системы на базе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 в компании ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» являлись:
- Разработка автоматизированных рабочих мест в системе «1С: ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию с «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с целью сокращения нагрузки на пользователей и исключения использования двух систем.
- Доработка типовой бесшовной интеграции «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1
- Ограниченные сроки реализации: 12 месяцев от начала проектных работ до ввода информационной системы в промышленную эксплуатацию.
- Широкий спектр бизнес-процессов, характерных для предприятий такого масштаба.
- Многоэтапный процесс согласования договоров, связанный с особенности бизнес-процессов и масштабами деятельности компании.
- Проект был выполнен по технологии, предусматривающей анализ бизнес-процессов предприятия как в ходе экспресс-обследования, так и в ходе моделирования по каждому из контуров учёта, что позволило сократить затраты на проведение полного предпроектного обследования.
- В процессе реализации проекта, не смотря на сжатые сроки, были выполнены работы по разработке Прототипов автоматизированных бизнес-процессов с доработкой типового функционала для уточнения требований.
- Большое количество нестандартных архитектурных и функциональных решений автоматизации бизнес-процессов предприятия с максимальным сохранением типового функционала системы.
- Использование гибких методов разработки с целью легкой адаптации разработанного функционала к возможным новым требованиям без необходимости полной переработки.
- Вовлеченность руководства предприятия в процесс управления проектом, готовность к коммуникации и принятию ответственности.
3. Автоматизированы функции
Согласование договора с контрагентом
- В системе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 для вида внутреннего документа «Договор с контрагентом» были разработаны специальные настройки, условия формирования шаблонов файлов, нумераторы для видов договоров. Также были настроены все необходимые права доступа к документу и настройки доступности по состоянию.
- В системе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 была настроена и доработана универсальная схема «Согласование договора с контрагентом».
- Доработан функционал создания и настройки задач в шаблоне процесса:
- Реализована возможность автоматического формирования файлов при создании новой задачи;
- Разработан функционал ввода дополнительных значений при выполнении задачи пользователем;
- Реализована возможность для задачи согласования вводить комментарии специальной таблицей, скрыть видимость кнопок согласования, а также задать произвольное имя для кнопок;
- Разработан функционал автоматической записи комментариев в файл при выполнении задачи пользователем.
- Добавлены функциональные роли исполнителей в систему «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 для маршрутизации;
- Доработана форма договора с контрагентом в системе «1С: ERP Управление предприятием 2», а именно:
- Разработаны новые реквизиты для автоматической маршрутизации процесса согласования договора с контрагентом;
- Доработано автоматическое формирование наименования для печати;
- В шапке документа разработана возможность отправить договор на согласование по специальной кнопке, а также реализовано отображение «Состояния ДО» в настоящем времени;
- Реализовано предопределенное заполнение большей части реквизитов при создании нового договора с контрагентом;
-
Реализована проверка заполненности необходимых реквизитов для запуска процесса согласования;
-
Разработаны и выведены на форму договора функциональные кнопки: «Изменить № договора от клиента», «Установить действующим», «Перезаполнить файл договора».
- Реализован функционал возможности запуска процесса согласования договора с контрагентом из системы «1С: ERP Управление предприятием 2» в зависимости от настроенных условий.
- Разработан функционал прерывания и аннулирования процесса согласования договора с контрагентом из системы «1С: ERP Управление предприятием 2».
- Разработаны роли в системе «1С: ERP Управление предприятием 2», которые регулируют прерывание/аннулирование процесса согласования договора с контрагентом, возможность редактирования реквизитов формы договора, а также принудительную установку статуса договора с контрагентом.
- Был доработан и отлажен процесс обмена систем «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и «1С: ERP Управление предприятием 2» в рамках передачи реквизитов документа «Договор с контрагентом».
- Была доработана и отлажена бесшовная интеграция систем «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и «1С: ERP Управление предприятием 2» в рамках интеграции документа «Договор с контрагентом».
Согласование кредитного договора с контрагентом
К основному доработанному функционалу согласования договора с контрагентом для возможности согласования кредитного договора были разработаны и автоматизированы функции:
- В системы «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 был добавлен специальный флаг «Кредитный договор», нажатие на который определяет, что создается кредитный договор.
- В системе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 был модифицирован универсальный процесс согласования договора с учетом возможности согласования кредитного договора, а именно:
- На схему добавлены условия, которые маршрутизируют задачи на пользователей, участвующих в согласовании кредитного договора;
- Реализован отдельный подпроцесс проверки контрагента и утверждения условий договора на АРМ Сотрудника ОДЗ. Данный подпроцесс идет параллельно с основным бизнес-процессом согласования договора и, если подпроцесс проверки контрагента и утверждения условий договора завершается с отрицательным результатом, то система автоматически завершит все задачи в рамках данного договора у других пользователей и создаст уведомление на АРМ Менеджера продаж об отрицательном решении;
- При выполнении задачи проверки контрагента и утверждения условий договора, реализована возможность указать номер задачи Project (Redmine), которая отображается для всех пользователей на форме договора в формате гиперссылки.
- В систему «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 был добавлен шаблон кредитного договора. Для шаблона кредитного договора было настроено автозаполнение.
- На форму договора был добавлен реквизит «Дней отсрочки». При изменении данного реквизита, в процессе согласования договора с контрагентом, информация о днях отсрочки обновится в файле кредитного договора.
Согласование договора в рамках государственного оборонного заказа/государственного контракта
К основному доработанному функционалу согласования договора с контрагентом для возможности согласования договора в рамках ГОЗ/ГОС были разработаны и автоматизированы функции:
- В системе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 был создан и настроен новый вид исходящего документа «Преддоговорная работа»;
- В системе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 была настроена схема согласования «Процесс преддоговорной работы».
- В системе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 был модифицирован универсальный процесс согласования договора с учетом возможности согласования договора в рамках ГОЗ/ГОС.
- В системе «1С: ERP Управление предприятием 2» разработан новый документ «Преддоговорная работа»;
- Документу «Преддоговорная работа» был добавлен разработанный функционал согласования документов.
- Разработана возможность создать договор с контрагентом на основании согласованной преддоговорной работы с предзаполненным реквизитным составом.
- Реализованы проверки создания и отправки на согласования договора в рамках ГОЗ/ГОС.
Доверенности
- В рамках автоматизации передачи доверенностей из системы «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 в систему «1С: ERP Управление предприятием 2» для вида внутренних документов «Доверенность» были созданы дополнительные реквизиты и проверки на их заполнение.
- Созданы условия регистрации к обмену доверенностей.
- Создана роль, обуславливающая право пользователя отправлять доверенность в «1С: ERP Управление предприятием 2».
- Настроены правила обмена из системы «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 в систему «1С: ERP Управление предприятием 2» для вида внутреннего документа «Доверенность» и условия создания элементов в справочнике «Ответственные лица организаций».
4. Выполненные работы
В рамках проекта по внедрению бесшовной интеграции систем «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1 специалистами Исполнителя были выполнены следующие работы:
- Формирование рабочей группы проекта и согласование подхода к реализации проекта по внедрению информационной системы. Создание и согласование проектной документации, стратегии запуска информационной системы, план-графика работ и бюджета проекта.
- Проведение анализа бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
- Проведение интервью с ключевыми пользователями, по каждому из автоматизируемых процессов, с целью сбора и анализа требований Заказчика к информационной системе;
- Анализ документов по каждому из автоматизируемых бизнес-процессов.
- Моделирование бизнес-процессов Заказчика в типовой версии программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
- Создание контрольных примеров, с учетом специфики предприятия на условно-реальных данных Заказчика.
- Демонстрация смоделированных бизнес-процессов (контрольных примеров) в информационной системе рабочей группе Заказчика.
- Фиксация отклонений функциональных возможностей типового программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 от бизнес-процессов Заказчика;
- Доработка типового функционала системы с целью адаптации ПП «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 к бизнес-процессам Заказчика;
- Доработка типового функционала системы с целью адаптации ПП «1С: ERP Управление предприятием 2» к бизнес-процессам Заказчика;
- Настройка и тестирование обмена данными между программными продуктами «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и «1С: ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию;
- Выполнение настроек систем «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и «1С: ERP Управление предприятием 2»;
- Разработка пользовательских инструкций по каждому автоматизируемому бизнес-процессу.
- Инструктирование (обучение) пользователей системы по каждому автоматизируемому бизнес-процессу;
- Оперативная поддержка пользователей Заказчика в ходе опытной эксплуатации по каждому автоматизируемому бизнес-процессу.
5. Работы по адаптации типового решения
Одним из приоритетов проекта являлась минимизация доработки типового программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 при потребности организации работы пользователей в системе «1С: ERP Управление предприятием 2» без входа в систему «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
По этой причине к доработке принимались наиболее критичные требования к модификации типового функционала, позволяющие при этом организовать работу пользователей в системе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 через автоматизированные рабочие места, разработанные в «1С: ERP Управление предприятием 2», в которой организован оперативный, регламентированный и управленческий учет Заказчика.
Решение о доработке были приняты в отношении:
- Бесшовной интеграции систем «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и «1С: ERP Управление предприятием 2».
- Обмена систем «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и «1С: ERP Управление предприятием 2».
- Функционала создания и настройки задач бизнес-процессов.
- Функционала запуска и выполнения бесшовного согласования документов.
- Функционала маршрутизации задач бизнес-процессов.
- Функционала автоматического формирования и заполнения шаблонов файлов.
- Интерфейса и функциональности рабочего места выполнения задач в системе «1С: ERP Управление предприятием 2».
- Интерфейса и функциональности формы договора с контрагентом.
- Автоматизации процесса преддоговорной работы с контрагентом.
6. Результаты проекта и планы развития информационной системы
«01» ноября 2024 года Заказчиком и Исполнителем подписан Протокол о завершении опытной эксплуатации автоматизированной системы на базе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 и ее переводе в промышленную эксплуатацию в части процессов согласования договоров.
В результате внедрения бесшовной интеграции систем «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1 в части процесса согласования договоров были достигнуты следующие результаты:
- 1. Обеспечено ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе «1С: ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию с «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1;
- Автоматизирован процесс согласования всех видов клиентских договоров, в т.ч.:
-
Договор купли-продажи с клиентом;
-
Кредитный договор купли-продажи с клиентом;
-
Договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС;
- Обеспечено ведение учета доверенностей и права подписи в системе 1С: ERP Управление предприятием 2» через обмен с системой «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1;
- Функционал «АСУ БИС» в части договорной работы перенесен в «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1;
- Обеспечена функциональная возможность пользователям вести документооборот в «1С: ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию с «1С: Документооборот 8 КОРП»
- Проведена адаптация программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей;
- Сокращена трудоемкость процесса согласования договоров;
- Ускорен процесс согласования договоров;
- Повышено качество данных в договорах, снижен риск ошибок, связанных с ручным вводом данных;
- Сокращен срок получения информации о статусе согласования договора;
- Обеспечен контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы;
- Обеспечено сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.
Количественные результаты:
- Проанализировано и смоделировано 18 бизнес-процессов;
-
Автоматизировано 6 укрупненных бизнес-процессов, объемом от 18 этапов согласования;
-
Выполнено более 140 задач на доработку и настройку типового функционала;
-
Разработано 14 АРМ;
-
Разработано 4 пользовательских инструкций;
-
Проведено обучение более чем 100 сотрудников Заказчика;
-
Выполнены работы по модификации и адаптация информационной системы под требования Заказчика: около 5100 человеко-часов.
Эффективность от внедрения системы будет оценена по истечении года от даты начала промышленной эксплуатации информационной системы.
В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию. Всего в рамках проекта было автоматизировано 440 рабочих мест.
Планы развития информационной системы предприятия:
- Развитие функционала системы «1С: ERP Управление предприятием 2» в соответствии с особенностями бизнес-процессов компании.
-
Развитие функционала системы «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 в соответствии с особенностями бизнес-процессов компании.
-
Автоматизация остальных предприятий группы компаний и консолидация данных во внедренной системе «1С: Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
