В настоящее время в ООО «ИНК» и аффилированных с ним юридических лицах, кроме ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС», для согласования документов по строительно-монтажным работам (акты выполненных работ по форме КС-2, КС-3, Счет-фактура и сопроводительные документы) используются такие программные продукты, как «1С: Документооборот 8 КОРП», «1С: Личный кабинет клиента».
В организации ООО «ИНК-СЕРВИС» согласование документов по строительно-монтажным работам (далее — СМР) производится через электронную почту.
В организации ООО «ИНК-ТКРС» первичные документы (Наряд на выполнение работы и Отчет о расходовании давальческих материалов) по СМР согласовываются в системе «OIS:Ремонты»; Акт выполненных работ КС-2 согласовывается в системе «1С:Управление производственным предприятием», учет в которой ведут только организации ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС» (далее — «1С:Управление производственным предприятием СЕРВИС/ТКРС»).
Для электронного подписания исходящей документации, приемки и обработки входящей документации, кроме по СМР, используются программные решения: «1С: Документооборот 8 КОРП» и модуль Диадок, интегрированный в систему «1С: Управление производственным предприятием».
Подписание закрывающих документов по СМР для всех организаций осуществляется на бумаге.
В связи с большим объемом бумажного документооборота по СМР в 2023 году была поставлена задача по автоматизации процессов согласования, подписания, приемки и обработки пакетов первичных документов по СМР.
В период с июля 2023 г. по декабрь 2024 г. специалисты АО «Корпоративные ИТ-Проекты»:
- Произвели автоматизацию процесса согласования документов по СМР для организаций ООО «ИНК-ТКРС» и ООО «ИНК-СЕРВИС»;
- «ИНК» и аффилированных с ним юридических лиц осуществили внедрение ЭДО в части подписания и отправки исходящей документации и приемки и обработки входящих пакетов первичных документов по СМР через модуль Диадок, интегрированный в систему «1С: Управление производственным предприятием».
АО «Корпоративные ИТ-Проекты» в качестве партнера по внедрению были выбраны в связи с многолетним сотрудничеством с ООО «ИНК» и её дочерними предприятиями. В ходе выполнения работ их специалисты проявили высокий профессионализм, компетентность в знании программного продукта, а также умение быстро и качественно решать задачи в сжатые сроки. Показали себя опытными, ответственными и надежными партнерами.
В рамках проекта перед АО «Корпоративные ИТ-Проекты» были поставлены задачи:
- Автоматизировать процесс согласования пакета документов по СМР для организаций ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС»;
- Обеспечить функциональную возможность подписывать исходящие пакеты документов по СМР в модуле Диадок, интегрированном в систему «1С: Управление производственным предприятием»;
- Автоматизировать процесс проверки пакета входящих документов по СМР на его полноту и неизменность согласованных значений.
В рамках автоматизации АО «Корпоративные ИТ-Проекты», официальным партнером «ИнфоСофт», были проделаны следующие работы:
- Для организаций ООО «ИНК-СтройНефтеГаз», ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС»:
- проведены интервью с ключевыми пользователями по каждому из автоматизируемых процессов с целью сбора и анализа требований Заказчика;
- проведен анализ бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
- разработаны целевые схемы автоматизируемых процессов;
- запланированы этапы работ, составлен календарный план работ.
- Спроектированы технические задания на автоматизацию процессов работы с документами СМР, включая отправку, подписание, приёмку и согласование для ООО «ИНК-СтройНефтеГаз», ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС»;
- В рамках автоматизации процесса отправки и приемки пакета документов по СМР для ООО «ИНК-СтройНефтеГаз»:
- автоматизирован процесс согласования и подписания документов СМР за счет переработки типовых комплексных процессов в «1С: Документооборот 8 КОРП»;
- «1С: Бухгалтерия предприятия» реализовано автоматическое формирование и прикрепление к пакету документов Счета-фактуры на одном из этапов комплексного процесса;
- Адаптирован модуль Диадок в «1С: Управление производственным предприятием» для подписания и отправки исходящих документов по требованиям ООО «ИНК-СтройНефтеГаз».
- В рамках автоматизации процесса приемки входящих документов по СМР, поступающих от подрядных организаций, кроме ООО «ИНК-СтройНефтеГаз», ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС»:
- Реализован комплексный механизм автоматической проверки входящих документов СМР в продуктах 1С, включающий контроль целостности (через хеш-суммы), полноты пакета и соответствия согласованным требованиям с отображением результатов в системе.
- Реализована автоматическая группировка входящих документов по КС-3 и их отправка на согласование в «1С: Управление производственным предприятием» (Диадок) для увеличения скорости обработки пакета документов в модуле Диадок;
- В «1С: Управление производственным предприятием» реализовано автоматическое создание и заполнение документа «Поступление товаров и услуг» при согласовании пакета документов с автоматической привязкой к входящим документам в Диадок. Установка связи упрощает пользователю навигацию между документами, а по прошествии времени позволит безошибочно определить отношения между документами;
- В системе «1С: Документооборот 8 КОРП» для списка задач реализована отдельная группировка, чтобы различать задачи по пакету первичных документов по СМР и задачи по пакетам остальных входящих документов;
- В системе «1С: Документооборот 8 КОРП» разработан отчет для ведения статистики по подписанным первичным документам СМР.
- Автоматизированы процессы согласования, подписания и отправки пакетов документов по СМР для организаций ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС»:
- Реализованы новые виды документов в «1С: Управление производственным предприятием СЕРВИС/ТКРС» для корректировочных или исправительных пакетов документов с учетом особенностей бизнес-процессов организации.
- Реализована бесшовная интеграция между системами «1С: Управление производственным предприятием» с «1С: Документооборот 8 КОРП». В интеграцию включены 4 документа.
- Доработана функциональность отправки пакета документов по маршруту согласования/подписания под особенности ООО «ИНК-ТКРС».
- Реализована групповая отправка пакета документов по маршруту согласования/подписания в системе «1С: Управление производственным предприятием СЕРВИС/ТКРС».
- Доработана функциональность параллельного согласования в «1С: Документооборот 8 КОРП» для организации ООО «ИНК-СЕРВИС» с учетом особенностей бизнес-процесса и удобства пользователей.
- Реализован механизм контроля редактирования реквизитного состава документов, находящихся в процессе согласования.
- В «1С: Бухгалтерия предприятия» автоматизировано формирование и прикрепление:
- Счетов-фактур на этапах согласования/подписания;
- Отчета о расходе давальческих материалов и дизельного топлива. Номер Отчета о расходовании давальческих материалов автоматически указывается в Акте выполненных работ КС-2.
- Доработана функциональность подписания и отправки исходящих документов в модуле Диадок в системе «1С: Управление производственным предприятием» для отправки пакета исходящих документов контрагенту.
- Разработаны отчеты в «1С: Документооборот 8 КОРП» для мониторинга хода согласования/подписания по пакету исходящих и входящих документов для каждой организации.
- По каждому автоматизированному процессу:
- Реализована отправка уведомлений о поступлении пакета первичных документов по СМР в модуль Диадок для информирования ответственных пользователей;
- Настроен обмен данными между «1С: Управление производственным предприятием СЕРВИС/ТКРС» и «1С: Документооборот 8 КОРП» через бесшовную интеграцию;
- Произведена функциональная настройка доработанных программных продуктов;
- Подготовлены инструкции для пользователей и администраторов;
- Проведена опытно-промышленная эксплуатация внедренной функциональности, в рамках которой осуществлялось оперативное консультирование пользователей и реализация дополнительных требований.
В результате:
- Автоматизирован процесс согласования документов по СМР для организаций ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС»;
- Автоматизирован процесс проверки пакета входящих документов по СМР на его полноту и неизменность согласованных значений;
- Сокращено количество бумажного документооборота;
- Реализована функциональная возможность подписывать и отправлять исходящие пакеты документов по СМР в модуле Диадок, интегрированном в систему «1С: Управление производственным предприятием».
Результаты выполненных работ переданы в эксплуатацию, на данный момент специалистами АО «Корпоративные ИТ-Проекты» осуществляется консультирование по методическим и техническим вопросам работы с доработанной функциональностью программных продуктов.
Компания ООО «ИНК» готова рекомендовать АО «Корпоративные ИТ-Проекты», официального партнера «ИнфоСофт», в качестве надёжного партнера и в дальнейшем намерена укреплять взаимоотношения с ним, продолжая сотрудничество.
