Выписка путевых листов в 1С:Управление Автотранспортом

В этой статье разберем технологический процесс выписки путевых листов в решениях серии 1С: Управление Автотранспортом.

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём фиксируется маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие важные при эксплуатации транспортных средств моменты. Более того, путевые листы нужны, чтобы подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств, такие как:

• сдельную зарплату водителя;

• надбавки водителям за разъездной характер работы;

• затраты на ГСМ;

• затраты на запасные части;

• затраты на парковку;

• затраты на проезд по платным дорогам;

• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспортные средства в своей основной деятельности или для обеспечения собственных потребностей.

Согласно Приказу Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368, путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Другими словами, на каждый выезд принадлежащего организации транспортного средства необходимо оформить путевой лист.

Программа 1С:Управление автотранспортом: Стандарт, ПРОФ и КОРП

Все эти программы 1С предназначены для учета и управления автопарком организации (в том числе привлеченным извне), и в них имеется целая подсистема планирования эксплуатации транспортных средств. Выглядит она следующим образом:

Как видим, из отраженной в программе схемы есть как минимум 3 (на самом деле 5, но об этом ниже) способа сформировать путевой лист в системе:

1. Создать на основании документа «Заказ на ТС» документ «Путевой лист» через ввод на основании.

2. Вариант предыдущего, но с промежуточным созданием маршрутного листа. В этом случае можно, например, поместить несколько заказов в один маршрутный лист и выписать к нему один общий путевой лист, в случае, если эти несколько заказов будут выполняться одним транспортным средством.

3. С помощью «АРМ диспетчера» создать маршрутные листы ТС, распределив заказы на транспортные средства, а затем с помощью обработки «Пакетная выписка ПЛ» создать и распечатать путевые листы к выбранным заказам.

4. Заполнить документ «Разнарядка», в котором указывается характер работы транспортных средств на день. После чего с помощью обработки «Пакетная выписка ПЛ» создать и распечатать путевые листы на указанные в разнарядке работы.

5. С помощью обработки «Пакетная выписка ПЛ» можно создать и распечатать путевые листы к выбранным заказам, не используя АРМ диспетчера и не создавая маршрутные листы и разнарядки. В этом случае автомобили надо будет подбирать в форме списка данной обработки.

Как видим – возможности данной программы по созданию путевых листов довольно разнообразны. Рассмотрим каждую из них более детально.

Создание путевого листа через ввод на основании документа «Заказ на ТС»

Итак, есть документ «Заказ на ТС»:

В нем указано, откуда, куда и что нужно перевезти. Для работ транспортных средств, не связанных с транспортировкой грузов, табличная часть «Товары» не заполняется, пункты прибытия и убытия могут совпадать. Также можно указать маршрут следования, состоящий из точек или отрезков пути. При перевозке груза можно и желательно указывать их вес и приведенный объем, что облегчит подбор транспортного средства для исполнения заказа. В первом варианте на основании этого документа создаем документ «Путевой лист»:

И получаем следующий документ:

Как видим, в нем уже заполнена табличная часть «Задание», но пока не указано транспортное средство, которое будет выполнять заказ. При такой схеме работы ТС надо будет выбрать вручную:

После выбора будут заполнены автоматически параметры, которые зависят от выбранного ТС, а также прицепы и оборудование, если они по данным системы используются в составе с этим ТС:

Теперь путевой лист можно распечатать (он при этом сохранится в базу данных как проведенный):

После чего выдать его водителю и отправить в рейс. После рейса документ надо будет дозаполнить, но этот процесс рассмотрим после всех остальных способов выписки путевых листов.

Создание путевого листа вручную, используя маршрутный лист

Маршрутный лист – это необязательный по закону, но в некоторых случаях полезный документ, который позволяет при необходимости детализировать перевозки грузов, пассажиров, а также передвижение спецтехники или просто сотрудника на выезде вплоть до координат точек погрузки/выгрузки/посещения и времени посещения этих точек. Его полезность заключается, например, в таких ситуациях, когда автомобиль должен побывать в большем количестве точек посещения, чем предусмотрено путевым листом нужного вида (например, путевой лист 4П подразумевает поездку максимум к двум заказчикам, а в реальности заказчик может быть один но с 24 точками выгрузки) , или , при необходимости, указания каких-нибудь дополнительных сведений для водителя, вроде схемы проезда. Этот документ реализован в решениях 1С:УАТ, и его можно использовать вместе с путевым листом.

Рассмотрим, как это происходит: создаем новый документ «Маршрутный лист» (можно и на основании «Заказа на ТС»), указываем в нем Транспортное средство, которое будет его исполнять:

После чего переходим на закладку «Маршрут» и с помощью кнопки «Подбор» набираем в маршрутный лист заказы на тс, которые в рамках него будут исполняться:

После чего получаем заполненный маршрутный лист:

Который печатаем (он при этом сохраняется в базу).

После этого на основании маршрутного листа можно создать документ «Путевой лист» через ввод на основании по аналогии с пунктом 2.1, однако ТС и водитель (водители) в нем будут уже заполнены, так как уже указаны в маршрутном листе. Маршрутный лист в его печатном виде также передается водителю и помогает ему соблюдать график перевозки.

Далее на основании этого маршрутного листа можем ввести путевой лист на эти перевозки:

В результате чего получаем заполненный документ «Путевой лист» с заданиями по всем заказам, отраженным в маршрутном листе:

Который так же нужно распечатать и выдать водителю.

Использование АРМ Диспетчера

Два предыдущих способа выписки путевых листов могут использоваться при медленной работе выпускающего машины диспетчера, когда один диспетчер обрабатывает небольшое количество машин в день, и их выпуск осуществляется не одновременно. Однако в реальной жизни бывают и совершенно другие ситуации – утренний выпуск десятков машин, работа транспортной компании или любые другие ситуации, когда от скорости выписки путевого листа (и в принципе – скорости выпуска машины в рейс) зависит очень многое. Для таких случаев в решениях 1С:УАТ используются различные инструменты автоматизации, одним из которых является АРМ Диспетчера:

Этот инструмент позволяет наглядно видеть, какие заказы нужно выполнить в определенную дату (верхняя таблица), и какие транспортные средства доступны для совершения перевозок (левая-нижняя таблица). Назначить заказ на машину можно либо по кнопке «назначить» - при этом откроется форма отбора ТС по характеристикам текущего заказа:

Выбор в которой добавит новый маршрутный лист с выбранным заказом в нем, либо просто перетянуть мышкой заказ на выбранную машину (с тем же результатом).

Также по кнопке «карта» можно визуально увидеть предполагаемые маршруты перевозки на карте:

А по кнопке «Планировщик» увидеть загрузку ТС по времени:

Итак, мы создали маршрутные листы. А нужно создать и выписать путевые листы. Здесь есть два подхода:

1. Можно в настройках АРМ диспетчера включить автоматическое создание путевых листов вместе с маршрутными:

В этом случае система автоматически создаст путевой лист к маршрутному, и распечатает его.

2. Однако путевые листы можно сделать и позднее с помощью другой важной обработки - «Пакетная выписка ПЛ». Вот она:

Так как нужно создать и распечатать путевые листы на основании маршрутных, то указываем это на закладке «Настройки» обработки:

Там же можно заполнить общие для путевых листов реквизиты, вроде температуры при выезде и ответственных лиц, а также наложить отборы по организации, подразделению, гаражу и модели ТС.

После нажатия на кнопку «заполнить» на основной закладке обработки отразятся маршрутные листы, к которым можем автоматически выписать и распечатать путевые:

По кнопке «записать» к отмеченным строкам будут созданы путевые листы, которые можно будет распечатать по кнопке «печать».

Использование документа «Разнарядка на выпуск ТС»

Документ «Разнарядка на выпуск ТС» обычно используется организациями, в которых выпуск ТС на проведение работ осуществляется регулярно и массово (например, утром каждый день), т.е. экипажам машин выдаются задания, и они их выполняют, а документ позволяет зафиксировать и утвердить такой «дневной» план на всю организацию или какую-то ее часть (Гараж/колонну/подразделение).

В разнарядке указываются транспортные средства, на которые назначаются работы, их экипаж, режим работы, дата/время выезда и возвращения в гараж, а также некоторые особенности работ, вроде веса и объема грузов, контрагентов, которым нужно оказать услуги перевозки, маршрутов и т.д. Ее можно распечатать и утвердить, например, у начальника транспортной службы, а также использовать для контроля выпуска ТС из гаража.

На основании разнарядки можно автоматически выписать путевые листы с помощью обработки «Пакетная выписка ПЛ». Для этого в ней надо выбрать «Использовать данные документов – разнарядка». Тогда при нажатии кнопки «Заполнить» на основной закладке будут данные из разнарядки, и к ним тоже можно выписать и распечатать путевые листы:

Использование пакетной выписки путевых листов на основании заказов на ТС

Бывают случаи, когда маршрутные листы не нужны (например, когда заказы на ТС имеют очень простую структуру, но их много и они не объединяются в общие рейсы). В этом случае можно осуществлять групповую выписку путевых листов непосредственно к заказам на ТС. Чтобы осуществить такую выписку, нужно в обработке пакетной выписки выбрать:

И на основной закладке отметить те заказы, к которым нужно будет осуществить выписку, но в этом случае придется вручную указать, какие транспортные средства будут исполнять заказы:

Действия после возврата ТС с заполненным путевым листом после выполнения работ

После того как водитель вернулся с выполнения работ, документ «Путевой лист» необходимо дозаполнить и рассчитать. Рассмотрим подробнее: Нужно заполнить параметры ТС при возвращении и условия работы:

На закладке «Задание» пометить выполненные задания, откорректировать их параметры до реальных:

Заполнить простои, если они были:

После этого занести заправки (если были) и нажать кнопку «расчет итогов», при необходимости можно скорректировать факт:

И после этого провести документ. При этом будут рассчитаны параметры выработки ТС и водителей, в том числе и зарплата, если она зависит от параметров выработки.

Мы рассмотрели, что такое путевой лист в 1С:Управлении автотранспортом, и как его можно использовать. В реальной эксплуатации могут быть и другие методики использования описанных выше документов, например, что-то из них может автоматически создаваться на основе данных в других информационных системах, вроде систем сбора заказов, данные о пробеге могут автоматически получаться из систем спутникового мониторинга, данные о заправках могут получаться из данных, полученных от операторов заправок и могут быть другие полезные в работе улучшения.