Ввод и расчет остатков основного отпуска в конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1

Вы увольняете сотрудника и рассчитываете компенсацию за неотгуленные дни основного ежегодного отпуска в программе 1С:ЗУП и видите, что остаток отпуска не совпадает с тем, что вы посчитали вручную. А может, вы только начали вести учет в 1С:ЗУП, внесли остатки и столкнулись с тем, что через месяц они не пересчитались автоматически. Прочитав статью, вы сможете сами разобраться в причинах и правильно внести остатки на любую дату — или понять, почему именно так программа рассчитала количество дней.

Для начала вспомним формулу для расчета остатков основного ежегодного отпуска:

Для всех примеров ниже будем брать продолжительность ежегодного отпуска 28 дней, и считать остатки на 1 января 2023 года. Но зная алгоритм, вы сможете проверить расчет 1С на любую дату.

Для того, чтобы правильно внести остаток дней отпуска в программе 1С:ЗУП, нужно правильно определить даты, в которые сотрудник получает право на очередные положенные дни отпуска.

Методика расчета будет зависеть от того, отработана ли половина первого календарного месяца рабочего года сотрудника.

Определяется по табличке на рисунке выше. Например, если рабочий год сотрудника начинается в январе до 16 числа включительно или в феврале до 14 (до 15 в високосный год) или в марте до 16 числа и т.д., то считается, что половина первого месяца отработана, иначе не отработана.

Разберём оба случая.

Если половина первого месяца рабочего года сотрудника отработана

Пример 1: рабочий год сотрудника с 13.03.2022 по 12.03.2023.

Для определения даты, с которой у сотрудника появляется право на очередные дни отпуска, прибавляем к началу каждого рабочего месяца количество дней из таблицы выше (половину месяца). В марте прибавляем 16 дней – получаем 28 число, в апреле прибавляем 15 дней – получаем 27 число и т.д.

По рисунку видно, что на 1 января сотрудник отработал 10 полных месяцев и имеет право на 23.33 дня отпуска. Если сотрудник в отпуск не ходил, то это число и вносим в качестве остатка в 1С:ЗУП.

Если половина первого месяца рабочего года сотрудника не отработана

Пример 2: рабочий год сотрудника с 23.03.2022 по 22.03.2023.

В таком случае действует правило 15 дней. Реализовано оно следующим образом.

• Определяем количество дней, которые осталось отработать в первом месяце рабочего года до 15 дней. В нашем примере с 23 марта по 31 марта отработано 9 дней, до 15 дней не хватает 6 дней.

• В каждом следующем месяце рабочего года отсчитываем количество недостающих дней – в примере 6 дней – и получаем дату, с которой появляется право на очередные дни отпуска: 06.04, 06.05 и т.д.

Итого: на 1 января сотрудник отработал 9 полных месяцев и его остаток составляет 21 день.

Пример 3: рабочий год сотрудника с 17.03.2022 по 16.03.2023.

Если у сотрудника рабочий год начинается с 17 числа и в этом месяце 31 день, тогда вместо 15 дней берется 16.

В нашем примере на 1 января сотрудник отработал 10 месяцев и имеет право на 23.33 дня отпуска.

Если на момент ввода остатков или при увольнении сотрудник отработал 11 месяцев рабочего года

Пример 4: рабочий год сотрудника с 29.01.2022 по 28.01.2023.

Если сотрудник отработал 11 полных месяцев, то он сразу получает право на все дни отпуска. В нашем примере 11 месяцев сотрудник отработал 28 декабря и на 1 января нужно вводить остаток за полный рабочий год - 28 дней.

Здесь чаще всего допускают ошибку и вводят остаток за 11 месяцев, так как считают, что право на очередные дни отпуска сотрудник получит только 12 января и если сотрудник уволится в конце января, то программа рассчитает компенсацию исходя из остатка в 25.67 дней, а не 28.

Если на момент ввода остатков отпусков сотрудник находится в ежегодном отпуске

Количество использованных дней отпуска фиксируется на момент ухода сотрудника в отпуск. Например, для первого примера, если сотрудник ушел в отпуск с 20 декабря на 28 дней, то из 23.33 на 1 января нужно вычесть все 28 дней и ввести отрицательный остаток -4.67 дня.

Продление рабочего года сотрудника

В большинстве случаев рабочий год сотрудника начинается с даты его приёма в организацию и составляет 12 календарных месяцев. Каждый следующий год начинается по истечении предыдущего.

Но если у сотрудника были дни, которые исключаются из стажа, то рабочий год продлевается на эти дни. Это:

• дни отсутствий по неуважительной причине;

• дни отпуска без сохранения заработной платы, начиная с 15-го дня;

• дни нахождения в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет.

Пример 5: рабочий год сотрудника с 13.03.2022 по 12.03.2023, и с 10.04 по 29.04 сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы.

10 апреля сотруднику продлевается рабочий год на 6 дней. Первый месяц рабочего года у сотрудника был с 13.03 по 12.04, а станет с 13.03 по 18.04, соответственно следующий месяц начнётся 19.04, и дата, когда появится право на очередные дни отпуска, будет 03.05 (по правилу 15 дней).

На 1 января нужно внести остаток отпуска уже не 23.33, как было в первом примере, а 21 день и рабочий год с 13.03.2022 по 18.03.2023.

Куда вносить остатки отпуска в 1С:ЗУП

Для ввода остатков отпусков используется документ «Кадры» - «Остатки отпусков». Чтобы этот вид документов был доступен, нужно включить его видимость в настройках.

В разделе «Кадры» нажимаем на шестерёнку в углу справа, выбираем настройку навигации и далее, как на картинке, ищем в окошке слева «Остатки отпусков» и добавляем в окошко справа. После чего нажимаем «Ок». Теперь документы остатков отпусков появились в списке документов на рабочем столе.

В документе указываем дату, на которую вводим остатки отпусков, и сами остатки в разрезе рабочих годов. При этом последний рабочий год должен захватывать дату остатков, т.е. последний рабочий год в нашем примере должен включать в себя дату 1 января 2023 года.

Далее программа сама будет автоматически рассчитывать остатки отпусков с учетом введённых. Посмотреть остаток отпуска на любую дату можно в отчете «Кадры» — «Кадровые отчеты» — «Остатки отпусков».