Как сократить время на расчет зарплаты МОП с 4-х дней до 4-х часов

В настоящее время многие компании переходят на рекомендуемую экспертами систему мотивации менеджеров, включающую не только оклад и процент с продажи, но и KPI или более сложную систему процентов. Данные схемы позволяют эффективнее мотивировать сотрудников и строятся от стратегических целей предприятии. Однако зачастую отсутствие автоматизации подобного расчета приводит к тому, что руководитель тратит очень много времени на расчёт ЗП (от 1 до 4 дней), а менеджер о сумме ЗП узнаёт только в день получения.

Отсутствие прозрачности для менеджера в начислении заработной платы, что часто бывает при сложных и ручных расчетах, может приводить к демотивации, постоянным вопросам, снижению уровня доверия.

Решать подобные проблемы следует на базе систем, в которых есть все данные для расчета. В подавляющем большинстве случаев, это CRM системы.

На примере данного кейса мы рассмотрим решение проблемы ежемесячной потери ценного времени руководителя отдела продаж при расчёте ЗП сотрудников в сложной системе премирования по сделкам.

Вводная по ситуации

Клиент занимается производством ферментов и наборов для молекулярных исследований, генетической инженерии и биохимии. В такой технически сложной отрасли менеджеры по продажам выполняют не только роль продавца, но и роль консультанта по техническим аспектам, а также часто работают в тандеме. Система мотивации устроена таким образом, что сделки с клиентами классифицируются по новизне, виду клиента, сумме в сделке. От этих критериев в дальнейшем зависит вознаграждение менеджеров.

Сложная система формирования заработной платы менеджера требовала детальной проработки каждой сделки для определения ее вида и вознаграждения за нее. Ежемесячно руководителю отдела продаж необходимо было проверить в среднем 120 сделок, вручную вычисляя проценты вознаграждения и выполнения плана продаж менеджеров, учитывая распределение сумм на менеджеров, работающих в тандеме.

Мы помогли клиенту на основании следующих вводных:

• Клиент в качестве CRM системы использует Битрикс24, где настроены воронки продаж, подключена интеграция с телефонией и почтой.

• Заработная плата менеджеров состоит из оклада, показателей kpi (звонки, встречи, сложные КП), а также процента с продаж.

• Процент с продаж не фиксированный, а зависит от вида сделки, который определяется новизной, видом юрлица и объемом сделки.

• Некоторые сделки менеджеры ведут парами, условно назовем их Основной менеджер и Помощник менеджера.

• Когда менеджеры работают в паре процент делится между ними согласно договоренности. На заработную плату влияет выполнение плана, а именно на размер выплачиваемых процентов с продаж.

В конце месяца при расчете заработной платы руководителю отдела продаж необходимо вычислить сумму сделок, которая пойдет в план продаж с учетом всех сделок менеджеров, в том числе тех, где менеджеры работают в паре, определить соответствие суммы плановому показателю и определить процент по всем сделкам.

В конце месяца при подведении итогов РОПу необходимо видеть выполнен ли план сотрудником, а также сумму процентов, выплачиваемых, если план выполнен.

Сложность оценки выполнения плана по продажам в следующем:

• Разный процент вознаграждения, зависящий от нескольких условий сделки.

• Необходимо учитывать вид сделки для определения, в какую часть ЗП пойдет оплата (премия или часть оклада). За некоторые виды сделок премия не выплачивается, что нужно учитывать при расчёте.

• Некоторые сделки не учитываются в плане, а оплачиваются отдельно фиксированной премией.

Менеджеры в моменте хотят видеть сумму всех своих сделок, где они являются основными менеджерами, а где помощниками, а также проценты или премию со сделки.

Стандартные отчеты и приложения Битрикс24 не смогли дать полностью настроенный сводный отчет, так как менеджер может выполнять в сделке несколько ролей, поэтому было настроено определение вида сделок и вычисление вознаграждений.

Что сделали:

- Автоматизировали определение вида сделки: в зависимости от значений ряда полей в сделке система автоматически проставляет вид.

- Добавили автоматически рассчитываемые аналитики, в которых отображается:

• сумма сделки для ОМ и для ПМ,

• учет суммы в план или вне плана,

• процент вознаграждения.

- Настроили 2 отчета в конструкторе CRM по закрытым сделкам.

Отчет для менеджеров по сделкам, в котором они могут посмотреть свои сделки, где они являются либо основным менеджером, либо помощником. Здесь отображаются суммы, входящие в план продаж, и вознаграждение каждого сотрудника по конкретной сделке (входящее в оклад или премию).

Отчет для руководителя: вывели сумму по сделкам в разрезе организаций, а добавленные фильтры позволяют увеличить варианты отбора.

-  Также настроили сводный отчет, который на основе выгруженного из Битрикс24 в формате xls отчета, вычисляет общее значение заработной платы сотрудников.

Что получил клиент?

В отчетах отображаются все поля, что делает процесс начисления ЗП прозрачным для менеджера, а для РОПа облегчает процесс закрытия месяца, начисления ЗП МОП. Теперь не нужно вручную просчитывать все значения, нужно лишь проверить правильно указанный вид сделки. Сейчас руководитель вместо 32 часов тратит 2-4 часа на закрытие месяца и расчет ЗП менеджерам.

Обращайтесь, и мы поможем не только с внедрением и автоматизацией расчета ЗП, но и с созданием мотивационных схем для сотрудников отдела продаж.