Учет проектов в 1С:Документооборот 2.1

В этой статье мы разберем, как можно вести учет проектов в 1С:Документооборот 2.1.

В 1С:Документооборт есть возможность создавать и контролировать проекты.

Отслеживать весь жизненный цикл проекта:

• Инициация проекта;

• Планирование проекта;

• Утверждение плана проекта;

• Старт проектных работ;

• Выполнение проекта;

• Завершение проекта.

1С:Документооборот позволяет:

• Вести учет всех данных в разрезе проектов (документов, процессов, задачи и пр.);

• Планировать и исполнять проекты;

• Учитывать трудозатраты в разрезе по проектам;

• Формировать отчетность по проектам.

Проект позволяет направлять процессы и задачи пользователям, вести учет документов, трудозатрат, файлов и мероприятий в карточке проекта. Проекты хранятся в системе папок, доступ к которым настраивается для каждого пользователя, что позволяет разграничивать проекты по их участникам:

В проекте заполняются реквизиты: указывается заказчик этого проекта, если проводятся внутренние работы можно указать в качестве заказчика свою компанию. Доступ к проекту ограничивается по уровню доступа. Изначально проект получает состояние «Инициирован» далее при старте проекта происходит автоматический переход в состояние «Исполняется». Далее указывается вид проекта, а также организация и подразделение, которое выполняет проект.

Другие реквизиты отвечают за наименование проекта, описание, указывается предположительная дата начала и окончание проекта, также руководитель проекта и предполагаемые трудозатраты на проект.

Необходимо указать проектную команду, которая будет непосредственно принимать участие в проекте. Также можно указать рабочую группу проекта, которая отвечает за возможность просмотра данного проекта.

В настройках проекта указывается график работы над проектом, способ планирования проектной деятельности, папка где хранится проект, а также можно выбрать более удобные единицы трудозатрат, которые будут использоваться в проекте. Имеется возможность планирование проекта в Microsoft Project с последующей загрузкой проекта в 1С:Документооборот.

Для перехода в режим планирования проекта необходимо нажать на кнопку ПЛАН.

В режиме планирования задач проекта указываются задачи и подзадачи, которые будут выполнятся пользователями из проектной команды в ходе проекта. Задачи можно переводить в различные режимы просмотра:

В режиме просмотра «Диаграмма Ганта» можно редактировать время выполнения задач, и проект автоматически изменит дату выполнения последующих проектных работ подстраиваясь под изменения, которые внесет пользователь:

Проектные задачи можно отсортировать по типам задачам, а также по исполнителям:

В создаваемых проектных задачах можно добавлять подзадачи, которые позволяют нам декомпозировать большие или сложные задачи на простые подзадачи для выполнения пользователем.

Рассмотрим, как можно настроить проектные задачи. В реквизитах необходимо указать название задачи, если данная проектная задача будет находится в другой задаче, то необходимо указать в какой, а также можно указать «предмет», с которым будут работать исполнители, указанные в данной проектной задаче:

Также указывается планируемая дата начала и окончания данной проектной задачи:

Предметом может быть один из уж существующих в 1С:Документообороте объектов. Например, уже готовый внутренний документ.

Предшественники указываются в соответствующей вкладке. Во вкладке предшественники можно указать предшествующие задачи, чтобы программа автоматически подсчитала трудозатраты и дату исполнения для этой задачи.

Для исполнителя можно указать планируемые трудозатраты, которые будут заложены в эту конкретную проектную задачу, а также будут видны фактические трудозатраты, которые автоматически заполнятся, когда пользователь укажет время выполнения в задаче (см. ниже):

Отслеживать прогресс выполнение проектной задачи можно во вкладке «Процессы и задачи»:

Вы можете в ручном режим отправить на исполнение проектную задачу и выбрать процесс, который стартует при отправке:

У пользователя, который был указан как исполнитель в проектной задаче, отобразиться новая задача на его рабочем столе в 1С:Документооборот:

Перейдя в задачи пользователя, можно увидеть все его текущее задачи:

Исполнитель по завершению всех необходимых работ может указать потраченной время на эту задачу, это и будут трудозатраты на проектную задачу:

По проекту существует несколько уже готовых отчетов в типовой конфигурации 1С:Документооборот:

1С:Документооборот имеет широкий функционал для проектного учета. Проекты в ДО позволяют вести учет процессов, файлов, документов, мероприятий, трудозатрат, которые используются в проекте, а также грамотно распределить задачи для пользователей, которые в нем участвуют. Исходя из выше сказанного следует, что ДО является отличным решением, если вы планируете использовать проектный учет в вашей деятельности.

После прочтения статьи рекомендуем ознакомиться с вебинаром на тему «1С:Документооборот: как поддержать управление проектами и задачами».