Распознавание документов в 1С:Бухгалтерия

Вопрос клиента: Можно ли в конфигурацию 1С:Бухгалтерия загрузить документ(ты) полученный от поставщика по почте или фотографии?

Ответ: В конфигурации 1С:Бухгалтерия с релиза 3.0.106.60 появилась возможность создавать документы (Счета, Акты, Накладные, УПД и Счета-фактуры) по их скану или фотографии. Для этого используется сервис «1С:Распознавание первичных документов».

Пример: От поставщика по почте в формате PDF получена Накладная ТОРГ-12 и Счет-фактура на поставку материалов.

Для работы с сервисом «1С:Распознавание первичных документов» нужно выполнить соответствующую настройку, для этого открыть раздел Администрирование - Настройки распознавания документов - установить флажок Использовать распознавание документов:

В разделах «Продажи» или «Покупки» появится пункт «Загрузить документы из сканов (фото)»:

Открыть форму «Распознавание документов» и подключить сервис можно по ссылке «Подключить сервис» с использованием аккаунта 1С:ИТС:

После подключения сервиса в форме «Распознавание документов» нажать на кнопку «Добавить файлы»:

В открывшемся окне по кнопке «Добавить» (1) или путем перетаскивания файла (2) нужно добавить файл с изображением документа (скан или фото) (3):

На закладке «Справка» можно посмотреть информацию по загрузке файлов: какие файлы можно загружать; как загрузить многостраничный документ и др.:

Для распознавания загруженного документа нужно нажать на кнопку «Распознать»:

Происходит отправка данных в сервис распознавания документов и займет некоторое время: 

После отправки данных в сервис в таблице появляется строка, представляющая загруженный файл:

Пока файл распознается на сервере, он находится в состоянии «В обработке», что показывает пиктограмма, находящаяся слева от загруженного файла, также количество файлов в обработке можно увидеть по кнопке «В обработке».

После обработки успешно извлеченный из файла документ:

- отражается в статусе «Распознанные» (1);

- распознанный документ в таблице отображается пиктограммой (2);

- изображение распознано как входящий документ – пиктограмма (3);

- представлен отдельной строкой (4);

- присвоен номер распознанного документа (5);

Документ, извлеченный из файла, не является документом 1С, а прототипом этого документа, который можно отредактировать и даже изменить его тип.

В таблице двойным щелчком мыши открывается распознанный документ. Рассмотрим структуру распознанного документа на примере накладной ТОРГ-12:

- 1 – в правой верхней части формы находится изображение документа;

- 2 - в левой верхней части формы представлены основные свойства документа (распознанные значения из шапки документа);

- 3 - в нижней части формы представлены распознанные значения из табличной части документа.

Если щелкнуть мышью по реквизиту из шапки или таблицы документа, то можно увидеть красную рамку, выделяющую соответствующую область изображения:

Перед созданием документа в 1С нужно исправить ошибки, которые подсвечиваются красным цветом. О количестве ошибок можно увидеть сверху формы:

Создание контрагента:

Если контрагента нет в базе 1С, тогда в шапке документа строка «Контрагент» будет подсвечена красным цветом.

Нового контрагента можно создать прямо из этой формы, для этого нужно щелкнуть по строке «Контрагент» и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «Создать»:

При подключенном сервисе «1С-Контрагент» откроется окно для создания контрагента при помощи данного сервиса. В открывшемся окне нужно нажать на кнопку «Создать»:

Контрагент будет создан в программе и подставлен в форму документа:

Для нового контрагента нужно создать договор.

Так как в накладной ТОРГ-12 у поставщика вид договора «С покупателем», то при нажатии на строку «Договор» программа выводит основание из печатной формы документа:

В открывшемся окне создания нового договора нужно указать вид договора «С поставщиком», исправить наименование, указать номер и дату договора и нажать на кнопку «Создать»:

Далее в шапке с реквизитами нужно указать на какой склад поступает номенклатура:

Работа с табличной частью:

1) Нераспознанные колонки с количеством, ценой или суммой помечаются красным цветом. Необходимо в изображении документа посмотреть данные значения (или уточнить значения иным способом) и в табличную часть внести исправления вручную:

Для исправления неверного значения нужно дважды щелкнуть мышью по колонке и ввести правильное значение, красный фон строки уйдет и количество ошибок (сверху формы) тоже уменьшится.

2) Если в таблицу попала лишняя строка с пустым значением:

Удалить ее можно кнопкой Delete или выбрать пункт «Удалить» в контекстном меню:

3) Для добавления новой строки или изменения строк местами, можно воспользоваться соответствующими кнопками:

4) Создание номенклатуры:

Не сопоставленная номенклатура из загружаемого документа с данными программы выделяется красным цветом.

Есть два варианта создания номенклатуры:

a) Создание одной позиции

b) Групповое создание номенклатуры

Для создания новой номенклатуры нужно щелкнуть по строке с нераспознанным наименованием номенклатуры и нажать на кнопку «Создать»:

В открывшемся окне нужно указать вид номенклатуры, проверить и при необходимости заполнить значения реквизитов, которые собраны из разных частей формы документа (наименование, ед. измерения, артикул и т.д.) и нажать на кнопку «Создать»:

Если в документе много новых позиций номенклатуры, удобно создавать их все сразу.

Для этого в табличной части нужно перейти на вкладку «Групповое создание нераспознанной номенклатуры»:

Каждая строка в таблице – это новая номенклатурная позиция. Для номенклатурной позиции значения можно заполнять отдельно для каждой строки, но можно установить одинаковое значение реквизита сразу для нескольких строк.

Для этого:

1. Выделяем строки, для которых устанавливаются одинаковые значения:

2. На панели справа устанавливаем флажок на тех реквизитах, которые нужно заполнить и заполняем данные реквизиты. В нашем примере устанавливаем флажок в строках «Вид номенклатуры» и «Единица» и заполняем соответствующие значения:

3. Нажимаем на кнопку «Установить значения»:

У номенклатурных позиций установились нужные значения:

4. Нажимаем на кнопку «Создать выделенные позиции»:

Созданные позиции появились в табличной части документа:

И «ушли» из табличной части вкладки «Групповое создание нераспознанной номенклатуры»:

Создание документа в программе:

Для создания документа в базе 1С нужно нажать на кнопку «Создать» и выбрать соответствующий вид операции:

Документ сформируется автоматически и появится в списке документов.

Только что созданный документ «уйдет» из списка в форме распознавания документов т.к. он сменит статус на «Обработанный»:

Если нажать на кнопку «Обработанные», то будут отображены все обработанные документы:

Открыв обработанный документ можно увидеть ссылку на созданный в программе документ:

В форме распознавания документов можно вывести миниатюры файлов. Для этого нужно щелкнуть на соответствующую пиктограмму:

Нажав на пиктограмму можно вывести документы, созданные из распознанных:

Прикрепленные файлы можно посмотреть из формы документа:

Щелкнув на пиктограмму открывается окно с изображением документа:

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.