Про автоматизацию

Когда предприниматель открывает любой бизнес, он, как правило, не думает о том, какое программное обеспечение будет использовать. К учету подходят так: поживем-увидим, можно все посчитать в тетрадке или в экселе, это в лучшем случае!

Бухгалтеры уже понимают, что без программы им не обойтись, сразу беспокоятся о себе и просят предпринимателя купить или взять в аренду программу для формирования и сдачи отчетности.

Если предприниматель открывает магазин, то уже никто не представляет торговли без сканера штрихкодов, кассы и других полезных инструментов, помогающих избежать многих человеческих ошибок. Появление онлайн-касс и маркировки помогло с решением проблемы зависимости от человеческого фактора и повышения грамотности предпринимателей.

Это только вершина айсберга, что можно автоматизировать. Зачем нужна автоматизация? В целом можно выделить следующие блоки:

• Ускорения процессов ввода или обработки информации;

• Устранения ошибок, допущенных человеком;

• Увеличения уровня сервиса для клиентов;

• Для повышения прозрачности работы сотрудников;

• Для принятия более качественных управленческих решений;

• Для подсчета финансового результата наконец.

Вы скажите, да мы знаем, но это же ужасно дорого. Не всегда и не все.

Очень много умеют типовые конфигурации. Но не всегда пользователь представляет и понимает весь функционал программы. По нашей статистике, среднее предприятие обычно использует 30% функционала. Остальное или не знают, или не понимают, как применить.

Когда нужна автоматизация? Я всегда отвечаю, если вы можете приблизительно рассчитать трудозатраты на ручной сбор информации или ввод, то можно посчитать вложенные деньги в автоматизацию на то, что вы получите взамен.

Например, у вас нет учетной системы: ни 1С, ни «Моего склада» - ничего. Отдельный человек – оператор у вас сидит на приемке товара. Его задача - встретить поставщика, проверить то, что пришло, и расписаться в документах. Потом все отдать кладовщику, он положит куда надо. Приходные документы оператор отдает в бухгалтерию, те ставят в программе на учет. Вроде бы ничего особенного, но посмотрим на процесс.

Приход товара будет осуществлен в разрывом во времени, и если потребует срочная отгрузка того, что пришло, то мы можем потерять выручку. Еще хуже, когда отгрузку делают без оприходования где-либо, тогда возникает риск продать дешевле, чем мы хотели. Далее затраты на фонд оплаты труда. Оператор занимается только этим, его заработная плата без налогов в районе 30 000 рублей, в год 360 000 рублей. Если у вас поток таких приходов, то вроде да, логично. А если один заказ в день?

Кладовщик. Его задача - принять товар и положить на склад, подписать в карточке товара движение. Ошибку в карточке допустить на раз, что повлечет за собой перессорт на складе или долгую отгрузку. Это повлияет на сервис отгрузки. Как можно оптимизировать затраты и процесс?

ЭДО позволяет вообще ничего не набивать вручную. Автоматически принимать документы от поставщика сразу в учетную систему либо в 1С:Бухгалтерия, либо в 1С:Управление торговлей и другие. Вам остается только проверить наличие и качество товара от поставщика. Получается, оператор не нужен. Минус 360 000 рублей в год на его заработную плату. Если сразу загружать документ от поставщика в 1С:Управление торговлей, тогда кладовщику не надо писать вручную в карточку товара информацию о приходе и расходе. Эта информация будет в программе, и можно легко отследить, что было с товаром. Единственное, что надо сделать по процессу - это оформление документооборота, приход товара и расход товара. Только по Расходной накладной со склада может быть отгружен товар, никак иначе. Раз в месяц необходимо делать инвентаризацию на складе. Тогда будет порядок.

Итого, потратив деньги на типовую конфигурацию 1С:Управление торговлей, сэкономили 360 000 рублей и отладили процесс приемки и отгрузки товара, убрали бардак на складе и исключили возможность человеческих ошибок. Добавим сканер штрихкодов - победим проблему пересорта. Затраты на программу составили около 34 000 рублей* и пока никаких доработок не требуется.

Разберем еще один пример про сервис. Ваши менеджеры сидят в офисе и регулярно принимают входящие звонки. Звонки могут быть как от новых клиентов, так и от ваших постоянных. Разберем ситуацию, когда нет автоматизации. Когда звонит клиент, разрываются телефоны сразу на всех столах менеджеров. Кто первый возьмет телефон, тот и будет «звать» к трубке менеджера, чей клиент звонит. Что получается: мы занимаем время менеджера, который мог бы его потратить на своего клиента. В этом случае при заработной плате в 50 000 рублей минута менеджера стоит 6 рублей. 20 минут разговора менеджера обходится вам в 120 рублей. Кажется, что не так много, но, учитывая средний чек, можно получить очень интересную цифру потерь выручки. Допустим, средний чек - 20 000 рублей. Одну сделку в день менеджер закрывает. Получается, если у вас нет умного перевода звонков, вы каждый день можете терять минимум по 20000 рублей выручки на одного менеджера. Чем поможет автоматизация в данном случае:

• Автоматический перевод звонка на закрепленного за клиентов менеджера – отсутствие потерь в выручке;

• Повышение сервиса для клиента – он звонит и сразу попадает на своего менеджера;

• Увеличение эффективного времени на работу с клиентами каждого менеджера.

В этом случае автоматизация будет стоить дороже, все зависит от количества рабочих мест. Это составит не менее 100 000 рублей, но, посчитав потерю выручки на менеджера, вы получите 400 000 рублей потери, а значит, автоматизация стоит своих денег.

На примере видно, что автоматизация не такая затратная, как кажется. Да, вы можете не понимать, как настроить все процессы. Но для этого есть мы. Зная функционал программы и ваши бизнес процессы, подскажем, как настроить их через программу, чтобы вы получили наилучший результат.

* - Итоговую стоимость можно уточнить у менеджеров.